come organizzare un workshop

Come organizzare un Workshop

Ti ricordi quella volta che il tuo datore di lavoro ti chiese di organizzare un workshop e, oltre a non sapere di che cosa parlasse, non avevi la più pallida idea di dove mettere mani? Bene, immagino che i risultati non siano stati dei migliori. A proposito, che obiettivi dovevi raggiungere? Formazione dei dipendenti? O si trattava piuttosto di un workshop sulle novità della digitalizzazione dell’azienda? Spero tu abbia avuto in mente l’obiettivo da raggiungere durante tutto il processo di progettazione e realizzazione dell’evento. Se non è stato un gran successo, allora una guida più dettagliata e qualche accortezza in più potranno aiutarti per la prossima volta! Il workshop può essere pensato come un laboratorio in cui esperti di settore hanno la possibilità di trasmettere il proprio sapere, insegnare tecniche alternative e diffondere metodi innovativi, insomma: una nuova frontiera del fare. Ma non solo. Il workshop può essere indirizzato sia all’esterno dell’azienda per allargare la propria cerchia di contatti, sia all’interno. Se viene effettuato ai dipendenti di un’azienda, rappresenta anche un’occasione di crescita per quest’ultima, consentendo di arricchire la cultura di impresa e di ampliare gli orizzonti dei dipendenti.

Che cos’è un workshop?

Hai mai sentito parlare di workshop? Se la risposta è no, allora sei nel posto giusto! Ti ricordi le vecchie aule di scuola in cui si tenevano i laboratori delle materie didattiche più creative? Ecco, un workshop è come un laboratorio scolastico, ma un po’ più innovativo. Infatti esso prevede la presenza di un esperto (che potrebbe ricordarti il tuo vecchio professore), con un numero limitato di partecipanti (i tuoi compagni di scuola, appunto). Scommetto che adesso ti ho ricordato quelle lezioni non particolarmente attive, nelle quali il tempo sembrava non scorrere mai. Tutta colpa di quel professore scocciante e quella materia noiosa. Essere coinvolti nelle lezioni era impossibile! Invece, all’interno del workshop, il coinvolgimento attivo dei partecipanti, insieme all’instaurazione di un rapporto bidirezionale e all’aspetto creativo, sono le peculiarità di questo tipo di evento. Inoltre offre anche la possibilità di aggiornarsi sulle ultime novità di settore. Ah… e la merenda è inclusa! Cos’è un workshop? Partiamo dal principio! A differenza del passato, oggi il workshop abbraccia diversi settori e tematiche. Solitamente questo evento è indirizzato a chi ha voglia di approfondire le proprie conoscenze e mettersi in gioco. D’accordo, ma come si organizza un workshop?

Porta la tua mission, la tua vision e i tuoi valori all’interno del workshop

Se stai organizzando un workshop per la tua azienda non dimenticarti di rispettare i tuoi valori aziendali. Ogni evento di questo tipo rappresenta un momento di comunicazione molto efficace, un’occasione in cui è possibile trasmettere i propri valori e far capire agli altri chi sei. Un workshop non deve essere solo l’espressione di un’idea creativa, ma deve essere anche lo specchio delle proprie vision e mission. Con mission si intende la ragione di esistere dell’azienda, facendo riferimento a ciò che l’azienda è adesso e ai valori che la contraddistinguono dai competitor. La vision rappresenta ciò che l’azienda vuole diventare in futuro, quindi si tratta di un progetto a lungo termine. I valori, infine, sono gli elementi fondamentali della personalità aziendale. Come vuoi essere? Cosa è importante per te? Ad esempio, potresti essere particolarmente interessato al rispetto dell’ambiente, allo spirito di gruppo, all’innovazione, ai temi di utilità sociale. Insomma, qualunque sia la tua idea di workshop, questa deve essere coerente con l’identità aziendale, al fine di risultare credibile e convincente.

Definisci i tuoi obiettivi

Prima di cominciare con la progettazione dell’evento, siediti e focalizza bene gli obiettivi che vuoi raggiungere. In base a questi definisci il tema dell’evento, il target da raggiungere, i contenuti da trattare. Tieni bene a mente chi sei e cosa vuoi ottenere da questo evento.

Definisci il budget: quanto costa raggiungere i tuoi obiettivi

Dopo aver definito gli obiettivi stabilisci un budget massimo da allocare per il tuo evento. Se hai già organizzato un evento simile negli anni precedenti, nessuno meglio di te può fare previsioni azzeccate. Voltati per guardare i risultati degli eventi passati e domandati se davvero hai raggiunto gli obiettivi che ti eri posto. Se non è andata proprio come ti aspettavi forse quest’anno è il caso di affidarsi ad un esperto, per non ripetere gli stessi errori. Se invece è la prima volta ti trovi ad avere a che fare con un workshop, non dimenticarti di valutare anche i possibili rischi. A proposito, i rischi! Tasto dolente in ogni tipo di evento. Quando decidi di organizzare un workshop da solo potresti correre il rischio di fare affidamento su fornitori poco professionali. Questo comporterebbe una grande perdita di tempo e denaro. Per questo motivo, non dimenticare di includere anche un fondo imprevisti nel tuo budget. Se in passato hai già organizzato un buon workshop, niente impedisce che tu possa ancora migliorare. Queste informazioni, infatti, ti serviranno a realizzare il prossimo evento in maniera ancora più efficace. Ad esempio: saper gestire meglio il proprio budget permette di includere un maggior numero di attività all’interno dell’evento.

Concept: come ti immagini il tuo workshop

Il concept è una sintesi di elementi comunicativi fondamentali. Pensa alla tua identità aziendale, alla tua mission e vision, ai tuoi valori, alla tua idea di evento e a tutto ciò che vuoi che ci sia il giorno del tuo workshop. Stabilisci la data dell’evento, la sua durata, le attività da svolgere. Attenzione alla scelta della location adatta per accogliere il tuo workshop! La location è fondamentale perché, oltre ad essere coerente con la tua immagine aziendale, deve anche essere in linea con il progetto del tuo evento. Una buona dose di creatività è quella che ci vuole per la scelta del titolo. Questo deve incuriosire i partecipanti, quindi essere originale e indicativo dell’evento! Sarai tu stesso il relatore del workshop? O ci saranno relatori esterni da contattare? In quest’ultimo caso, abbi molta cura nella selezione dei relatori. Questi devono essere professionali, ma allo stesso tempo riuscire a coinvolgere i partecipanti e a mantenere alta l’attenzione. I personaggi noiosi non hanno mai riscosso un gran successo!

Fai un’analisi dei costi

Avendo immaginato il tuo evento, considera i costi come l’affitto della location, lo staff, l’allestimento, la pubblicità, etc. Attenzione a non dimenticare i costi interni. Infatti l’organizzazione di un evento implica una spesa in termini di personale, sottovalutata da molti. Se coinvolgi i tuoi dipendenti nella realizzazione dell’evento, il tempo che loro dedicheranno alla progettazione del workshop, sarà tolto dal loro orario lavorativo in cui avrebbero sicuramente portato avanti attività dell’azienda. Quindi valuta bene a chi affidare il compito dell’organizzazione! Se decidi di portare avanti la tua idea da solo con l’intento di risparmiare, considera anche la possibilità di poter incontrare fornitori inaffidabili che ti faranno spendere più del previsto. Sei sicuro di voler correre questo rischio?

Valuta i rischi: da solo o con un esperto?

A questo punto puoi scegliere se contare solo sulle tue forze, oppure farti supportare da un esperto del settore. Pensa bene a tutti i rischi a cui puoi andare incontro (rischi operativi, rischi esterni e rischi professionali) e i relativi costi che implicano. Per decidere se farlo da solo o affidarti ad altri, potrebbe esserti utile fare una tabella che contenga i vantaggi e gli svantaggi sia di una scelta, che dell’altra. Ricorda sempre di non affidarti esclusivamente alla percezione di risparmio dei costi se decidi di lavorare in maniera indipendente. Se invece ti affiderai a degli organizzatori di eventi, oltre a ridurre i rischi, saranno loro a valorizzare il tuo progetto, proponendoti varie opzioni in base alle tue aspettative ed esigenze.

Stendi un progetto preliminare

Se decidi di portare avanti il tuo progetto in piena autonomia allora dovrai fare un elenco accurato di tutto ciò che ti servirà il giorno del tuo evento. Individua nel dettaglio tutte le attività da svolgere, gli obiettivi, valutane i rischi e, se puoi, cerca di eliminarli. Se non puoi, cerca di attenuarli cautelandoti. Quindi, ricordati di stipulare assicurazioni per tutte le attività che implicano un rischio che non puoi eliminare. Verifica le scadenze per pratiche e altre operazioni vincolanti considerando che ci sono delle pratiche senza le quali non puoi andare avanti nella progettazione del tuo evento. Valuta gli imprevisti e preparati delle alternative. Ti faccio un esempio: se stai organizzando un evento all’aperto, non trascurare il fatto che le condizioni climatiche potrebbero cambiare improvvisamente. Per questo dovrai avere un’alternativa che includa una location coperta in caso di mal tempo. Durante la fase di progettazione ricordati di curare le attività di branding. Anche in questo caso è fondamentale che la comunicazione visiva non sia in contrasto con la brand identity e con l’idea di workshop. Ma anzi, deve essere chiara, intuibile e creativa.

Richiedi, valuta, conferma i preventivi

Quando richiedi un preventivo comunica sempre il servizio o i servizi di cui necessiti e le date per cui ti interessano. Ricordati inoltre di concordare la data entro cui ricevere il preventivo. Se hai un’idea di quanto possa costare qualcosa, dai un budget un po’ inferiore a quello che sei disposto a spendere. Per assicurarti che i tuoi fornitori siano affidabili cerca recensioni o rivolgiti a un’agenzia come Eventi e Fiere che individui per te i fornitori certificati. Probabilmente avrai bisogno di servizi come: • allestimentiservizi audio e lucihostesscateringstampa materiale pubblicitariologistica Il mio consiglio è quello di richiedere preventivi a più fornitori. Richiedi al fornitore una breve presentazione della sua attività e realtà aziendale (struttura aziendale, collocazione geografica, tipologia di impianti e attrezzature utilizzate, ecc). Questo ti permetterà di farti una piccola valutazione iniziale prima di scegliere il migliore. Un buon fornitore è in grado anche di gestire i possibili imprevisti o le eventuali emergenze. Per questo motivo Eventi e Fiere ti potrà fornire i contatti di fornitori qualificati e professionali, facilitando la tua ricerca di consulenza! Come già detto, non dimenticarti di includere anche un fondo imprevisti nel tuo budget.

Sviluppa un Gantt di progetto

Arrivati a questo punto non dimenticarti di verificare se rientri nel budget che avevi stabilito. Di conseguenza verifica se il tuo progetto può essere approvato o ci sono alcune modifiche da fare. La fase di progettazione necessita di molta attenzione e di un controllo continuo. Se tutto fila liscio puoi procedere a sviluppare un Gantt di progetto, che ti sarà utile per monitorare l’andamento delle attività dell’evento, con i relativi ruoli e tempistiche. Ora che hai ben capito qual è la tua idea di workshop e che sai tutto ciò che occorre, è arrivato il momento di stendere un progetto dettagliato per chiarificare ciò che hai stabilito nella fase preliminare. In sostanza, il concept si trasforma in un progetto molto più concreto. Qui potrai stabilire la suddivisione delle giornate da dedicare al tuo workshop, una scaletta di interventi e presentazioni dei vari ospiti. Inoltre, valuta la possibilità di far svolgere ai partecipanti esercitazioni ed attività di gruppo. Anzi, l’interazione tra questi è necessaria al fine di mantenere attive le lezioni e stimolare l’interesse. Il Gantt di progetto è un supporto fondamentale per qualsiasi tipologia di evento: deve essere accurato, ma allo stesso tempo flessibile, in modo da poterlo modificare in caso di imprevisti. Durante la calendarizzazione delle attività, ricordati di includere eventuali pause e attività alternative per riempire gli spazi di tempo vuoti.

Comunica il tuo evento all’esterno

Arrivati a questo punto entriamo nella fase operativa e di realizzazione dell’evento. Dopo aver definito il tuo obiettivo e il tuo target ideale, e pianificato il progetto, il passaggio successivo è promuovere il tuo workshop ai potenziali partecipanti. Scegli il canale giusto per veicolare la tua comunicazione. In questo caso i Social Network sono utilissimi per pubblicizzare un workshop. Questi ti permettono di realizzare contenuti testuali, ma anche immagini e video per rafforzare la comunicazione, in modo da raggiungere più persone possibili con il proprio annuncio. La viralità e il passaparola che si creano sui social network consentono di raggiungere una vastità di pubblici in tempi record. Ad esempio: potresti creare la pagina del tuo evento e, oltre a monitorare gli iscritti, potresti puntare sul fatto che gli interessati invitino a loro volta altri utenti. A questo punto stabilisci anche le modalità di iscrizione per partecipare al workshop. Questo ti aiuterà a capire il numero esatto dei partecipanti. Considera che, solitamente, i workshop accolgono un numero ristretto di partecipanti, altri invece sono pensati per un gruppo numeroso di persone. Per questo è necessario stabilire il numero perfetto di partecipanti in base alla tipologia del workshop. Non è facile riuscire a motivare le persone a partecipare, per questo ti servirà una buona campagna di comunicazione capace di stimolare l’interesse del target di riferimento. Scegli i mezzi più efficaci per raggiungere il tuo target di riferimento e studia una comunicazione strategica ed integrata per promuovere il tuo evento. Ad esempio: mettiamo il caso che il tuo target ideale siano i giovani e che si scelga di ricorrere alla tecnica del volantinaggio come canale pubblicitario. Sarebbe controproducente distribuire i volantini durante le ore di scuola, ma sarebbe più sensato scegliere l’orario di apertura, quando gli studenti stanno entrando a scuola, ed individuare posti strategici in prossimità di scuole, biblioteche ed università. Anche in questo caso non è affatto un gioco da ragazzi. Per questo motivo puoi scegliere di affidarti solo al tuo intuito, o fare sogni tranquilli affidandoti all’esperienza dei professionisti di comunicazione, che sapranno come promuovere il tuo evento.

Comunicazione interna

Quando ti trovi ad organizzare un evento, oltre a curare la comunicazione esterna, non trascurare la comunicazione interna. Per una buona riuscita di un evento è necessario uno scambio continuo di informazioni con il tuo staff e i fornitori. Quest’attività permette di tenere tutti aggiornati sullo stato di avanzamento del progetto, informandoli su possibili cambiamenti, consentendo di monitorare l’andamento della progettazione. Prova a fare uso dell’email marketing, la newslettert ti permetterà di comunicare con il tuo staff in tempo reale!

Occupati della logistica

Nell’organizzazione di un workshop è fondamentale anche la predisposizione dei materiali necessari. Se il tuo evento ospiterà più relatori non dimenticarti di organizzare anche i trasferimenti e le accomodation. Ad esempio, un operatore logistico esterno potrebbe esserti molto utile. Nell’organizzazione di un workshop non c’è nulla di scontato e semplice, gli step da fare sono tanti, e farsi aiutare nell’organizzazione dei materiali da qualcuno che ha le competenze necessarie per farlo può portare solo benefici. L’outsourcing logistico permette ad un’azienda di affidare ad un operatore logistico esterno l’effettuazione di operazioni sulle merci di sua proprietà, anziché farle gestire dal proprio personale.

Allestisci la location: sii creativo!

Un ulteriore passo è allestire la location. Non sottovalutare questo aspetto perché anche il modo in cui si sistema la location è comunicazione. Se è vero che l’aspetto creativo è un tratto distintivo nella realizzazione dei workshop, non perdere l’occasione per aggiungere quel tocco di creatività anche nell’allestimento della sala. Sicuramente sarà un punto in più per lasciare il segno. Attenzione però a non strafare! Troppi addobbi potrebbero distrarre i partecipanti e abbassare il livello di attenzione. Ad esempio: evita di appendere alle pareti quadri, poster, illustrazioni troppo coinvolgenti. L’attenzione dei partecipanti potrebbe essere catturata più da ciò che gli sta intorno, che dalla discussione del tema trattato. Va bene la creatività ma nei limiti della sobrietà! Attenzione anche a come ti vesti se sarai tu il relatore: una camicia con troppe fantasie o troppo vistosa potrebbe essere una vera e propria distrazione per i partecipanti. Hai pensato anche ad immortalare i momenti più salienti del tuo evento? Sarebbe interessante realizzare foto e video che testimonino la riuscita dell’evento. Questo materiale potrebbe tornarti utile per pubblicizzare il tuo evento in futuro. E se viene un po’ di fame? Tra un’attività e l’altra inserisci anche un buffet o un coffee break per i tuoi partecipanti!

Prima dell’evento: fai un check-up del da farsi

Come detto prima, ogni evento deve essere monitorato passo dopo passo. Considerando che i workshop sono delle lezioni tematiche concentrate in pochi giorni, è importante organizzare il programma nei dettagli e far rientrare tutte le attività nei tempi previsti. Nei giorni precedenti l’evento, quindi, è indispensabile fare un riepilogo delle attività e verificare che siano state fatte tutte le quelle necessarie per dare avvio all’evento. A proposito… • Hai pensato a stipulare un’assicurazione nel caso qualcuno si faccia male? • Le pratiche burocratiche sono state accettate? • Hai trovato un’alternativa nel caso in cui un relatore, all’ultimo minuto, non potrà più venire? • Stai monitorando l’affluenza degli iscritti? • Ti sei ricordato di preparare un attestato di partecipazione per gli iscritti al workshop? • Hai incluso delle alternative nel catering per eventuali soggetti con intolleranze alimentari? • Hai pensato a delle alternative nel caso i supporti tecnologici non dovessero funzionare? • Ti sei ricordato di tenerti fornitori di riserva? In questo caso sarebbe utile, appena prima che inizi l’evento, fare un piccolo briefing con il catering e con i tuoi collaboratori, al fine di assicurarti che ognuno di essi abbia ben inteso le mansioni da svolgere e siano preparati per eventuali imprevisti. Lo staff sarà il tuo braccio destro, per questo è importante che tutti siano coordinati al meglio per avere risultati efficaci.

Durante l’evento: lo svolgimento del workshop

Arrivati al giorno dell’evento puoi iniziare a fare un sospiro di sollievo… sì ma anche meno! Inutile dirti che devi arrivare in largo anticipo in sede dell’evento per allestire la sala e organizzare lo spazio. Prepara il materiale cartaceo da consegnare ai partecipanti, i supporti audiovisivi e tutte le attrezzature necessarie per la realizzazione del workshop. Il grosso del lavoro è stato fatto, ma ora più che mai bisogna stare con gli occhi aperti e andare dritti verso l’obiettivo. I risultati probabilmente non si vedranno subito, ma è importante monitorare il lavoro passo dopo passo. Se le lezioni del tuo workshop saranno tenute da relatori esterni allora sarebbe il caso di ricontrollare la scaletta delle attività da svolgere e verificare i tempi necessari per ciascuna attività. Durante lo svolgimento assicurati che tutto stia procedendo al meglio e che i partecipanti siano coinvolti appieno nell’evento. Se invece sarai tu stesso a tenere le lezioni avrai bisogno di qualche buon consiglio per mantenere viva l’attenzione dei partecipanti. Il primo ostacolo da superare è mettersi a proprio agio: è vero che i workshop sono eventi abbastanza informali, nel senso che non è presente quella divisione netta palco-platea, ma, nonostante ciò, la presenza del pubblico con il quale interagire potrebbe farti entrare in uno stato d’ansia. Qualche piccola accortezza ti aiuterà a migliorare le tue capacità oratorie, come ad esempio: osservare le reazioni dei partecipanti, raccontare esperienze passate, utilizzare supporti audiovisivi. Questo lavoro ti servirà anche a rompere il ghiaccio con i partecipanti e cercare di coinvolgerli il più possibile. Ricordati che è importante durante il workshop trasmettere responsabilità e professionalità, senza dimenticare di avere un atteggiamento disinvolto e aperto. Ricordandoti che non tutti i partecipanti hanno la stessa capacità di interazione, per questo sarà necessario andare loro incontro affinché tutti abbiano lo stesso livello di coinvolgimento. Riprendi fiato e concediti una pausa con un coffe break o con un ricco buffet per recuperare le forze.

Dopo l’evento: hai raggiunto i tuoi obiettivi?

A fine workshop è importante richiedere un feedback dei partecipanti. Per fare questo potresti fornire una scheda di valutazione per appuntarti le note negative e positive ed eventuali modifiche da apportare in futuro. Questa pratica può esserti utile sia per mantenere i rapporti con i partecipanti per un secondo workshop, sia per valutare i risultati raggiunti. Infatti, arrivati in questa ultima fase, è il momento di tirare le somme. Oltre a dare una ripulita alla sala (a proposito… hai pensato ad un’impresa di pulizie?) è necessario sedersi a tavolino e valutare tutti i dati raccolti. Hai raggiunto i tuoi obiettivi? Cosa è andato bene? Si poteva fare qualcosa di più? Si può migliorare? Se il tuo obiettivo era migliorare la tua immagina aziendale, sappi che i risultati non saranno visibili nel breve periodo, ma occorrerà del tempo per poter valutare i risultati raggiunti. Lascia che le persone metabolizzino l’evento, ne parlino con i loro amici e lascino dei commenti online. Hai già organizzato un workshop e vuoi migliorare? Eventi e Fiere ti aiuterà a fare quel passo in più. Se hai già organizzato un workshop ma ti è andato male, Eventi e Fiere ti darà una mano a non ripetere gli stessi errori la prossima volta. Invece, se non hai mai organizzato un workshop e non sai da dove partire, parti da Eventi e Fiere e richiedi un preventivo gratuito nel from a lato.
Condividi questo articolo!