Quanta paura ti fanno le parole “budget” e “costi imprevisti”? Se stai organizzando un evento fai bene a non sottovalutare questi aspetti. Qualche buon consiglio può tornarti utile per avere le giuste accortezze.
Fondo imprevisti e budget
La definizione del budget è fondamentale al fine di fare previsioni sulle spese future da effettuare. Verificare la disponibilità economica aiuta ad individuare le spese necessarie da sostenere e quelle invece meno importanti, da ridimensionare o addirittura evitare.
Un budget, però, non deve essere concepito solo come una risorsa economica che permette di sostenere tutti i costi previsti per l’organizzazione e la gestione dell’evento che vuoi organizzare (come i costi relativi all’affitto della location, alle assicurazioni, al catering, al noleggio di allestimenti, alle risorse umane interne all’azienda ecc.). Deve essere pensato anche tenendo in considerazione la possibilità che vi siano costi imprevisti da dover affrontare (un esempio: pensa alle assicurazioni che devi pagare, onde evitare di incorrere in spese eccessive nel caso di danni durante l’evento).
Essendo “imprevisti”, appunto, non è possibile prevedere di che natura siano queste spese inattese, per questo l’unica soluzione in grado di fronteggiare l’imprevedibile è quella di includere nel budget complessivo un fondo per gli imprevisti. Sostanzialmente si tratta di tenersi abbastanza larghi con la definizione del budget e di lasciare un gruzzoletto disponibile ad essere destinato ai costi imprevisti.
Nella definizione del budget è necessario considerare la situazione finanziaria dell’azienda e gli obiettivi che si vogliono raggiungere mediante la realizzazione dell’evento. Se già in passato hai organizzato un evento saprai bene che gli imprevisti sono dietro l’angolo, pronti a comparire quando sembra che tutto stia andando per il meglio. Per questo, è fondamentale non farsi cogliere impreparati, ma affrontare la difficoltà in maniera intelligente.
Il fondo per i costi imprevisti, quindi, non è un optional, qualcosa di cui si può fare a meno, ma deve essere incluso nella definizione del budget da allocare per l’organizzazione del tuo evento.
Imprevisti e costi imprevisti: non li vedi ma ci sono
I costi imprevisti potrebbero essere di varia natura, soprattutto quando sono coinvolti molteplici soggetti o ci sono molte attività da realizzare, ecco alcuni esempi per darti un’idea:
- La progettazione di alcune attività potrebbe richiedere più tempo del previsto e quindi potresti avere bisogno di una risorsa umana in più: predisponi una parte del budget per coprire queste eventuali spese aggiuntive per le ore in più che il tuo personale deve fare.
- Potrebbero verificarsi degli errori nella stampa del materiale pubblicitario e il responsabile del danno potresti essere tu. Non credo tu voglia frugarti in tasca per ripagare il danno. E’ anche per questo che ti serve un fondo imprevisti!
- L’evento potrebbe essere disturbato da un brutto temporale e potresti essere costretto a spostare quello che era un meraviglioso evento all’aperto, all’interno di una location chiusa. Questo potrebbe comportare delle spese aggiuntive, soprattutto nel caso di danneggiamenti agli allestimenti, magari presi a noleggio. Pensa a mettere da parte qualcosina per ripagare i fornitori!
Queste sono solo delle azzardate ipotesi di imprevisti, ma come già detto, è impossibile immaginare la loro natura e dimensione. Essere consapevoli della loro probabilità di verificarsi è già un grande passo. Per questo motivo, nella definizione del budget ricorda sempre di includere un fondo per i costi imprevisti, solitamente è circa il 10% del budget complessivo. Perché sai… “non si sa mai”.
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