Organizzare un congresso medico non è semplice.
Affidarsi ad un’agenzia congressi è quindi la soluzione che fa per te! Vediamo ora in cosa può esserti utile.
Il ruolo dei PCO
I PCO (Professional Congress Organizer) hanno un ruolo fondamentale nell’organizzazione dei congressi medici. Leggi questo articolo per saperne di più!
Agenzia congressi: ecco di cosa si occupa
Lasciamo un attimo da parte il ruolo dei PCO per analizzare dunque di cosa si occupa nello specifico un’agenzia congressi medici.
- SCELTA DELLA DATA E DELLA LOCATION: trovare una data che vada bene a tutti è sempre complicato, di qualsiasi evento si tratti. Le agenzie che organizzano congressi medici ti aiutano a scegliere la giusta data per per il tuo evento. Inoltre ti affiancano nella scelta della location.
Trovare il luogo per ospitare il congresso non è semplice: spesso vengono escluse soluzioni ‘esagerate’ quali dimore storiche o hotel a 5 stelle, preferendo edifici più ‘standard’ come palazzi fieristici. - DEFINIRE IL PROGRAMMA: avere una scaletta di come si svolgerà l’evento ne faciliterà l’organizzazione. Programmare le attività che si svolgeranno durante il congresso è un compito di cui si prenderà la responsabilità l’agenzia a cui ci si riferisce.
- ALLESTIMENTO: l’allestimento della sala comprende luci, sedie, proiettori, microfoni, casse e ogni elemento d’arredamento presente nella sala. L’agenzia congressi se ne occuperà totalmente, non male no?!
- SPONSOR: cercare sponsor che rispettino le regole ecm con cui stringere contratti per finanziare l’evento e renderlo più visibile. Accertarsi che la comunicazione dell’evento sia a norma, per esempio sponsor e nomi dei farmaci non possono comparire nel luogo dove avviene il congresso, ma solo nelle postazioni adibite a fini promozionali.
- SERVIZI E HOSTESS ECM: l’agenzia congressi si occupa di ingaggiare il personale per l’evento.
Avere un buon personale di riferimento per l’accoglienza e per aiutare i presenti in caso di necessità ti aiuterà a fare bella figura con l’evento che stai organizzando. Le Hostess ECM fanno parte del cosiddetto personale di riferimento, gestiscono l’accoglienza e gli ingressi con accrediti durante i congressi medici.
L’ articolo termina qui. Spero di averti chiarito d’importanza di affidarsi ad un’agenzia congressi medici!
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