Chi sono i PCO? Perché sono così importanti per l’organizzazione di congressi medici?
L’acronimo PCO sta per Professional Congress Organizer: vero e proprio professionista dell’organizzazione di eventi che, da dietro le quinte, sarà in grado di guidarvi dalla a alla z. Organizzare congressi medici non è affatto semplice, per questo i PCO sono preziosi quanto l’acqua nel deserto.
Nel mondo degli eventi l’esperienza è un fondamentale valore aggiunto e solo gli specialisti del settore possono averne abbastanza per mettere in piedi un congresso impeccabile.
Qual’è il ruolo dei PCO nell’organizzazione di congressi medici?
Se non è il vostro lavoro, organizzare un congresso non solo è difficile ma è anche dispendioso in termini di tempo. Occorre contattare decine e decine di persone, richiedere preventivi, trovare la location. Ma non finisce qui: bisogna pensare al piano di comunicazione, agli sponsor…
Senza l’operato di un PCO, è veramente difficile ottenere dei buoni risultati. Solo lui ha la capacità di soddisfare ogni tua richiesta e mantenere i rapporti con tutti i fornitori necessari. Tutto ciò rispettando un certo budget e supervisionando costantemente l’avanzamento dei lavori.
Per convincervi di quanto sia fondamentale questa figura, eccovi un esempio pratico.
Dopo una lunga riunione con i colleghi, si è identificato tutto ciò che (per ora) occorre per organizzare il vostro congresso medico. Tu, eletto per completare l’incarico, dai uno sguardo ai tuoi appunti e vorresti metterti a piangere. Sai già che passerai ore e giorni incollato al telefono o alle email per trovare tutto l’occorrente e valutare le proposte migliori. Ovviamente non sei esonerato dalle tue altre mansioni, quindi sai che davanti a te si stanno stagliando lunghi straordinari e notti insonni.
Lo sai, però, che affidandoti a un PCO dovrai comunicare solo con lui? Egli manterrà contatti e rapporti con tutti e sarà il tuo unico interlocutore.
Ora che ti ho convinto, procediamo!
In cosa è d’aiuto un PCO?
NB. L’ultima opinione sarà sempre la tua. Il PCO è d’aiuto per la sua attività di consulenza. Può inoltre gestire interamente un determinato aspetto dei vostri congressi medici che, ipotizziamo, non siete in grado di affrontare con le sole vostre risorse interne. Ultimo, ma non da meno, pianifica ogni aspetto del progetto e vi aiuterà a evitare spiacevoli e sconvenienti ritardi.
Insomma, i PCO fanno proprio di tutto.
I servizi offerti sono tantissimi e si adattano a ogni richiesta e a ogni momento di realizzazione di un evento.
Descritti fin qui i PCO hanno tutto l’aspetto dei super eroi e, per convincervi ulteriormente del fatto che lo sono davvero, eccovi un chiaro riassunto delle loro funzioni principali:
- compiono trattative per l’affitto della location perfetta per il vostro evento
- si occupano di coltivare solidi rapporti con i fornitori (che possono esservi utili anche in futuro)
- identificano il modo migliore per sponsorizzare l’evento e mantengono i contatti con l’agenzia di comunicazione che si occuperà di ciò
- gestiscono gli spostamenti e l’alloggiamento degli ospiti del congresso
- trovano il catering perfetto e l’allestimento della sala
- gestiscono, inoltre, i contatti con la stampa nel post-evento.
- Si occupano, infine, dell’accreditamento ECM: raccolgono i crediti dei partecipanti al congresso di aggiornamento e trasferiscono i dati al ministero. Cosa che un semplice organizzatore di eventi non può fare.
Con questi soli 7 punti è già lampante quanto siano delle figure extra terrestri, e pensate che vi ho elencato solo le funzioni primarie e più generali.
In realtà sono dotati di tanti altri poteri in grado di soddisfare anche le richieste più esigenti.
Vi ho convinti?
Se sì, condividete subito questo articolo!
A presto e buon lavoro.
