Non è la prima volta che vi parliamo di PCO. E nemmeno la prima che trattiamo di meeting e congressi. In questa domenica vogliamo fare un bel calderone e collegare questi due argomenti. Di per sé intrinsecamente connessi.
Chi sono i PCO ve lo abbiamo già spiegato, oggi approfondiamo un po’ la questione. Ricordiamoci innanzitutto che i congressi, in particolar modo quelli medici, sono una tipologia di eventi complicata. E fin qui nulla di nuovo. Complicata e regolamentata da particolari normative. E’ proprio per questo che la figura dei PCO diviene indispensabile.
Giusto per fare un rapido ripasso: l’acronimo PCO sta per Professional Congress Organizer. Proprio per questo sono l’unica figura professionale qualificata per progettare non solo il congresso in sé, ma anche per gestire tutta la burocrazia che vi è dietro. I PCO, tuttavia, non sono preposti solamente all’organizzazione di congressi. Anche di meeting pubblici, conferenze, seminari e eventi di grossa portata in generale.
Ma parliamo ora di che cosa può occuparsi un PCO, fuori dalla sala congressi. Ovvero di quali altri fondamentali funzioni svolga per rendere tutto perfetto.
Meeting e congressi: il ruolo del PCO
Contenuti
1) Prendere i contatti con gli hotel
Come abbiamo già detto più volte, meeting e congressi sono una tipologia di eventi che si contraddistinguono per il prestigio e lo spessore delle personalità che vi prendono parte. Questi, di conseguenza, vanno trattati con una cura maggiore e ancora più attenta.
Per questo i PCO si occupano di prendere i contatti con gli hotel per programmare il soggiorno di tutti coloro che parteciperanno all’evento. Ed è chiaro che per farlo, dato l’elevato numero di persone, non è sufficiente saper utilizzare bene il computer o fare qualche telefonata. La trattazione è molto più complicata.
2) Trattano con fornitori e sponsor
Considerate che la trattazione con i fornitori può essere complessa anche per organizzare un piccolo evento privato. Sono tanti gli elementi che vanno presi in considerazione e spesso non è semplice far quadrare le proprie esigenze con la disponibilità dei fornitori. E, soprattutto, rimanendo entro certi limiti di budget.
Per queste ragioni quando si organizzano meeting e congressi è indispensabile poter fare riferimento a un’unica persona, il PCO, che sappia gestire la trattazione con tutti i possibili fornitori, valutarne i preventivi e scegliere chi è più indicato e chi no.
3) Scegliere gli sponsor
Anche a meeting e a congressi, dato l’ingente afflusso di persone (e di conseguenza delle spese) è fondamentale avere degli sponsor. Anche in questo caso, chi gestirà la scelta per conto dei committenti è il PCO. E’ sicuramente la figura più adeguata in quanto, essendo a capo dell’intera organizzazione, conosce perfettamente ogni minimo dettaglio per poter condurre questo tipo di trattativa e perseguire sempre il medesimo obiettivo.
4) Promuovere l’evento
Sono proprio dei tuttofare questi PCO eh?! Sembra una battuta ma in realtà è proprio così. Questi professionisti del settore sono qualificati non solo per organizzare, ma anche per promuovere un determinato evento. Sanno esattamente qual è l’obiettivo da perseguire e sono la figura professionale più adeguata per mantenere i rapporti con l’agenzia di comunicazione che si occuperà di far conoscere queste importanti occasioni ai potenziali interessati.
Già nel precedente articolo avevo osato definire questi professionisti come una specie di super-uomini/organizzatori. Più ne scrivo più mi rendo conto che qualche mese fa non avevo osato più di tanto sbilanciandomi in queste parole. Sono veramente fondamentali per la buona riuscita di meeting e congressi. Senza di loro, anche i più abili, incontreranno difficoltà ad affrontare questa complessa realtà.
Buona domenica cari lettori, prima di andare condividete questo articolo.
Buon pranzo e buon relax,
a presto!
