Come organizzare una cena aziendale

Se stai leggendo questo articolo sicuramente, in un modo o nell’altro, che tu sia capo o dipendente, starai affrontando l’arduo compito di dover organizzare una cena aziendale. Sì, lo so, faresti di tutto pur di non passare un minuto in più del tuo tempo nell’ambiente di lavoro.
Forse nella tua mente passano scene di fantozziana memoria (mi riferisco alla cena a casa della Contessa Serbelloni Mazzanti Vien dal Mare), ma sappi che una cena tra dirigenti e dipendenti non deve per forza essere tragica. Al contrario! Organizzare una cena aziendale ti permetterà di rafforzare lo spirito di squadra, migliorare i rapporti tra colleghi e, con un po’ di fortuna, rendere, da quel giorno in poi, le ore di lavoro meno cupe.

Cos’è una cena aziendale?

La cena aziendale è una cena a tutti gli effetti: cibo, bevande e qualche attività di intrattenimento. Questo per raggiungere ciò a cui le cene davvero tendono: la convivialità.
Ancora non sei convinto? Prova a concentrarti e immagina la tua cena. Non intendo solo la location, gli addobbi e il cibo (che come ti spiegherò non sono assolutamente da sottovalutare). Prova ad immaginare le persone che vedi tutti i giorni, con cui magari parli poco (e male), finalmente rilassate. Ma soprattutto immagina come sarà lavorare con loro una volta che avrete finalmente rotto il ghiaccio. Non dovrai più passare il tuo orario di lavoro in un ambiente freddo e teso, ma non solo: vedrai anche enormi miglioramenti per quanto riguarda la produttività! Se poi da questo punto di vista siete già avanti, sarà l’occasione per invitare potenziali clienti e mostrare loro come si vive da voi l’ambiente di lavoro!

Obiettivo specifico dell’evento

Quando si organizza un evento, bisogna sempre essere ben focalizzati sul proprio obiettivo. In questo caso il fine ultimo potrebbe essere migliorare i rapporti tra colleghi. Considerando questo, è meglio evitare un evento troppo formale. Butta via giacca e cravatta, anche se si tratta di una cena aziendale ci si deve dimenticare di stare tra colleghi e iniziare a sentirsi amici. Non è cosa da poco, perché organizzare una cena aziendale è l’occasione perfetta per fare team building, cioè svolgere delle attività per rendere il tuo gruppo di lavoro davvero coeso!

Definisci il budget

Prima che tu vada troppo avanti con la fantasia però, ti devo fermare e riportare alla realtà. C’è un piccolo, imprescindibile dettaglio con cui fare i conti quando si deve organizzare una cena aziendale (e qualsiasi altro tipo di evento): il budget!
Quanto sei disposto a spendere (o a far spendere al tuo capo) per questa cena? Hai già organizzato un evento simile? Se sì, è andato bene? Se stai leggendo questo articolo, significa che c’è sicuramente qualcosa da migliorare, per rende la tua prossima cena di gala, la migliore in assoluto.

Eventi e Fiere è qui per darti tutto il supporto morale e pratico di cui hai bisogno e aiutarti ad imparare dai tuoi errori!

Se poi è la primissima volta che organizzi qualcosa, hai bisogno di imparare e di una grande mano da parte di esperti nel settore. Chiedi pure un preventivo ad Eventi e Fiere!
In ogni caso, indipendentemente dalle tue esperienze precedenti, tieni sempre ben presente il tuo obiettivo e ricorda che nessuno sarà felice di rinunciare al proprio tempo libero per stare in una stanza spoglia, senza musica o intrattenimento e per combattere con gli altri per quattro stuzzichini messi in croce. Ho reso l’idea? Bene, quindi dovrai suddividere il budget tra le diverse cose di cui avrai bisogno: affitto di una sala, catering, intrattenimento, dj set e altro.

Magari sei un dipendente, sei stanco di stare in mezzo a persone che, anziché parlare davvero, si scambiano grugniti perché troppo stressati, vuoi ribaltare la situazione e hai deciso di assumerti l’onere di organizzare una cena aziendale. Però hai paura di incontrare le resistenze del capo e per questo non sai se proporre la tua iniziativa. Ti suggerisco di farti furbo e presentarti da lui non solo con le idee chiare, ma anche ricordandogli che la cena aziendale è una spesa deducibile dalle tasse!

O forse non è questo il tuo caso. Forse il capo sei proprio tu e ti stai preoccupando di migliorare le prestazioni lavorative dei tuoi dipendenti. In questo caso lascia che ti dia un consiglio: non delegare l’organizzazione ai tuoi dipendenti, piuttosto rivolgiti ad un esperto.

Perché affidarsi ad un organizzatore di eventi?

Chiaramente l’organizzazione e la pianificazione della cena aziendale non si svolgerebbero nel tempo libero, ma coinvolgerebbero parte dell’orario d’ufficio, il che significa sospendere le attività lavorative (magari stressando ancora di più i tuoi collaboratori).
Inoltre, un organizzatore di eventi sa come muoversi e quali sono le spese necessarie (così come quelle evitabili) per organizzare una cena aziendale.
Evita che Fabio, capo del reparto vendite, ti faccia trovare alla cena una poco necessaria, ma costosissima fontana di cioccolato. Se ti sembra qualcosa di improbabile, ti assicuro che ho assistito ad una scena simile in prima persona.

Dai retta a me, chiedi a noi di Eventi e Fiere di metterti in contatto con degli organizzatori validi, risparmierai tempo, denaro e forse anche un attacco cardiaco.

Ma attenzione! Ricorda che in ogni caso, qualunque sia la tua scelta dovrai avere un fondo per eventuali imprevisti ed emergenze. Soprattutto se sceglierai di fare tutto da solo o con l’aiuto dei tuoi colleghi e dipendenti, visto che potresti dover fronteggiare un caso di intossicazione alimentare generale!

Concept: immagina il tuo evento

Scusami, era una battuta! Non volevo farti entrare nel panico. Per farmi perdonare, ti faccio passare alla parte divertente e rilassante (anche perché dopo verrà il lavoro davvero duro, quindi meglio non stressarti troppo sin da subito o finirai per rinunciare ad organizzare una cena aziendale).

Questo è il momento di sognare ad occhi aperti. Hai alcune idee su come vuoi che sia la tua cena aziendale? Hai fissato un budget e in base a quello devi definire come sarà il tuo evento.

Sì, organizzi questa serata perché tutti si possano rilassare e divertire, ma si tratta comunque di una cena aziendale e l’azienda dovrà essere presente. Questo sarà un momento perfetto per ribadire e comunicare quali sono la tua mission, la vision e i valori dell’azienda. Se sarai bravo, questi elementi fondanti saranno maggiormente condivisi dopo la cena aziendale, se i tuoi colleghi e dipendenti riusciranno a sentirsi coinvolti e parte di un progetto comune.

Quindi, capisci bene quanto sia importante anche questa fase immaginativa. Come dovrebbe essere la cena affinché finalmente tutti si sciolgano un po’? Puoi fare quello che vuoi, il tuo evento può prendere mille forme diverse in base al carattere della tua azienda. Sta a te scegliere la tipologia di cena aziendale più adatta alle tue esigenze!

Cosa ne pensi di una serata a tema?

Scegli una location stravagante e proponi ai tuoi invitati un dress code in linea con il tema della serata. Probabilmente in un primo momento si mostreranno un po’ diffidenti, ma sono sicura che una volta arrivati lì (e dopo qualche bicchiere di vino) non potranno che ringraziarti.
Vuoi qualcosa che sia più alla moda? Ora come ora niente fa tendenza più del cibo, quindi potresti contattare uno chef professionista ed organizzare un cooking show.

Se il tuo obiettivo è fare team building, quindi rafforzare lo spirito di squadra, non puoi assolutamente perdere l’occasione di organizzare attività di gruppo come una cena con delitto o un quiz game e finalmente tra i tuoi colleghi vedrai cooperazione!

Ti stai divertendo ad immaginare tutto? È bella la serata che stai progettando, vero? Ecco allora lasciami fare la guastafeste ancora una volta e ricordarti che non ci sarà nessuna serata se non inizi a pensare anche a tutto il resto.

Basta con le fantasie, è il momento di scendere più nel dettaglio. E i dettagli quando devi organizzare una cena aziendale non sono pochi, anzi. Sai già quanti sarete? Questa non è cosa da poco, perché in base al numero dei partecipanti dovrai scegliere la location. Il tema lo hai stabilito? Perché gli allestimenti non si scelgono da soli!
Ah, non dimentichiamo il cibo e le bevande. Vuoi lasciare tutti a digiuno? Penso sarebbe una festa in solitaria. E poi c’è da pensare all’intrattenimento, alla musica, agli inviti… Se chiudo gli occhi riesco a sentire anche da qui il rumore del tuo cervello che va in sovraccarico.

Fai un respiro profondo, e riprendi il controllo della situazione.
A tutto c’è una soluzione e noi di Eventi e Fiere siamo qui per mostrarti qual è!

Scrivi una lista di tutte le cose che ti servono e di cui ti dovrai occupare, assicurandoti di non tralasciare nulla. Per la tua salute mentale, lo ribadisco ancora una volta, fatti aiutare da un organizzatore esperto o rischi di arrivare al tuo evento sfinito ed essere l’unico che non se lo potrà godere al massimo.
Inoltre, ti ricordo che un professionista sarà in grado di fare un’analisi dei costi come si deve, facendo rientrare tutto quello che ti serve nel budget, senza inutili sprechi o rinunce!

Progetto preliminare

Bene. Adesso avrai sicuramente in mente una prima struttura del tuo evento, ora la devi sviluppare e arricchire la tua check list. Continuo a consigliarti di rivolgerti a degli esperti, almeno per quanto riguarda gli aspetti fondamentali della serata. Intendo il cibo, l’allestimento della sala, l’intrattenimento ed il servizio catering. Non lasciare queste cose al caso, perché è vero che vuoi che chi lavora con te parli di più, ma eviterei di diventare tu stesso l’oggetto di conversazione ed essere ricordato come “quello della cena aziendale da dimenticare”.

Preventivi

Comunque, da buon organizzatore, e con un budget da rispettare, non sceglierai i servizi e il materiale che ti serve a casaccio, ma passerai ogni cosa al setaccio, mettendola sulla bilancia del rapporto qualità\prezzo. Questo significa un’unica cosa: chiedere dei preventivi.
Ne hai mai chiesto uno? Allora saprai certamente che non puoi rivolgerti ad un solo fornitore, altrimenti che lo chiedi a fare? Per ogni servizio chiedi più preventivi e valuta quello per te più conveniente. Ti vedo ben intenzionato. Ma la strada per l’inferno è lastricata di buone intenzioni. Ed è questo che diventerà per te organizzare una cena aziendale se sceglierai i fornitori sbagliati. Magari sceglierai quello che ti sembra più conveniente per poi scoprire che le vivande che ti ha fornito sono al limite del commestibile. Sempre se non sceglierai quello più economico, ma disorganizzato che si dimenticherà proprio i tuoi ordini.

Scusa, un po’ di sano terrorismo psicologico per farti capire che non tutti i fornitori sono uguali, ci vuole tempo e lavoro per conoscerli e imparare a distinguere i più validi. Noi di Eventi e Fiere sappiamo quali sono e possiamo mettervi in contatto perché tu riesca nella tua impresa al meglio!

Modalità di partecipazione

Fin qui ci siamo? Perfetto! A questo punto si può passare alla fase operativa. Iniziamo con gli inviti. Sì, gli inviti, perché avrai dei colleghi o dei dipendenti: ricorda di invitarli, o ti ritroverai a mangiare dal rinfresco che avrai organizzato, davanti ad un muro allestito e una sala vuota.

Lo so, ho dipinto uno scenario apocalittico, ma, come avrai capito, mi piace esagerare per rendere l’idea.
Questo per dirti che è davvero importante che tu scelga delle modalità di invito efficaci, in modo che tutti, ma proprio tutti vengano informati della cena e non possano usare la classica scusa del “ma io non lo sapevo!”. Anche l’invito deve rispecchiare il filo conduttore che deciderai di dare alla serata. Puoi variare dalla mailing list all’invito cartaceo, formale o scherzoso scelto in base al tema della tua cena, l’importante è che non dimentichi nessuno dei presenti nella tua lista.

Comunicazione interna

Se sei così temerario da aver deciso di organizzare una cena aziendale tutto da solo e reclutare i tuoi colleghi o dipendenti come aiutanti, allora non dimenticare di dare le giuste attenzioni all’aspetto della comunicazione interna. Questo significa che, per la preparazione della cena aziendale, dovrai definire in maniera chiara i compiti di ognuno, stabilendone anche gli orari e coordinare loro e fornitori. E tutto questo, soprattutto quando l’evento si avvicina, occuperà non solo le ore di lavoro, ma anche il tempo libero. Chissà quante maledizioni ti lanceranno. Sei ancora convinto di voler fare tutto da solo? Io te lo sconsiglio.

Logistica

Ancora qualche altro avvertimento. Potresti scegliere di far svolgere l’evento nella sede dell’azienda. Ma, se vuoi più spazio o il luogo di lavoro non è adatto al tipo di evento che hai scelto, potresti optare per l’affitto di una sala. In questo caso ti dovrai occupare della logistica e questo significa organizzare il trasposto del materiale di cui ti servirai, dello staff e delle consegne dei fornitori.

Allestimenti

A proposito, quando parlo di materiale di cui ti servirai per la tua cena aziendale, mi riferisco (principalmente) agli allestimenti. Non ti sei dimenticato di pensarci, vero? Potresti preparare una di quelle cornici per le foto di gruppo ad esempio, ma sicuramente avrai pensato a tutto: gli arredi per le pareti e i tavoli (rigorosamente a tema), le attrezzature audio e video per l’intrattenimento e certamente i gadget aziendali. Sì, i gadget proprio non possono mancare, qualcosa di simpatico che ricordi a tutti i dipendenti che l’azienda vuole loro così tanto bene da aver organizzato tutto questo solo per renderli felici!

Pre evento: Check up delle attività e valutazione possibili imprevisti

A questo punto l’evento è programmato e sai già quando e dove avrà luogo. Prendi nuovamente in mano la cara vecchia lista delle cose da fare e inizia a spuntare le cose fatte. Ti sei assicurato che tutto sia in regola? Per esempio, anche se devi organizzare una cena aziendale (e quindi un evento privato), ci sarà della musica e quindi dovrai pagare la tassa sul diritto d’autore (SIAE), quindi non sottovalutare l’aspetto dei permessi.
Ti sei assicurato che il catering abbia delle alternative per gli invitati con eventuali intolleranze alimentari?
Ti sei assicurato di avere tra i tuoi contatti dei fornitori di riserva da cui correre quando quelli che hai voluto scegliere da solo ti metteranno nei guai? Scommetto che stavi dimenticando questi piccoli particolari!

Durante l’evento: Briefing e monitoraggio

Bene, allora sei pronto per il fatidico giorno. Se hai deciso di prendere tu in mano l’organizzazione, mi dispiace dirtelo, ma nemmeno oggi ti potrai rilassare. La mattina organizza una breve riunione con tutto lo staff per il controllo dei compiti, degli orari e i dettagli finali. Durante la cena non adagiarti troppo, dovrai sempre tenere gli occhi aperti per assicurarti che la serata stia procedendo senza intoppi per tutti. Se invece sei stato ragionevole e hai seguito il mio consiglio di rivolgerti ad un organizzatore di eventi, allora l’unica cosa a cui ti dovrai preparare sarà presentarti al meglio e divertirti, perché ci saranno delle hostess pronte ad accogliervi e un catering che avrà pensato al resto.

Post evento

Allora, come è andata la serata? Tutti hanno mangiato e ballato, si sono divertiti? Fantastico!
La vera conferma che sia andata bene però l’avrai tra un po’ di tempo. Se entrando in ufficio ti accorgerai che i rapporti sono più distesi e i tuoi colleghi o dipendenti sono tra loro molto più affiatati di quanto non lo fossero prima della cena aziendale, allora saprai di aver fatto un ottimo lavoro, osservando un netto miglioramento.
In caso contrario ricordati di me e soprattutto del fatto che per tutto questo articolo ti ho sconsigliato di fare tutto da solo! Vuoi davvero correre questo rischio?

Se grazie a questo articolo hai capito che come organizzare una cena aziendale, condividilo con gli altri soci o con il tuo capo e organizzane subito una. Ovviamente, con il nostro aiuto!