Sono sicura, anzi sicurissima, che quando avete ricevuto l’incarico di organizzare un meeting e avete realizzato di dover fronteggiare la questione “budget di spesa” avete tutti storto il muso.
Il budget: che orribile mostro! Vengono i brividi solo a pensarci! Ma, come le favole ci insegnano, le paure vanno affrontate e le creature malvagie esorcizzate con coraggio.
Per cui indossate le vostre armature, impugnate le scintillanti spade e montate i vostri valorosi destrieri: abbiamo un nemico da abbattere!
Infondo, ci tenete che il vostro meeting non sia un totale fallimento, dico bene?
Budget di spesa: da dove cominciare?
Ecco cosa dovete fare. Bevete un buon caffè, accendete il vostro PC, aprite un programma di fogli di calcolo e cominciate a buttare giù tutto quello che vi passa per la testa. Ma no, non come fanno gli scrittori o i cantautori! O meglio potreste fare questo, ma non adesso… Non cercate di sgattaiolare via alla prima distrazione!
Scrivete tutto (TUTTO!) quello che può sembrarvi necessario per mettere in piedi il vostro evento. È proprio questa l’arma vincente per sconfiggere il mostro budget. Come? Ve lo spiego subito! Con la pianificazione del budget di spesa, in maniera automatica e senza quasi rendervene conto, state creando al contempo un documento di check list.
In questo modo avrete nelle vostre mani uno strumento di grande valore. Vi consentirà di avere una visione generale sulle varie fasi del meeting e soprattutto di prevedere tutte le spese. Ma attenzione, ricordate sempre di lasciarvi un margine di errore per due motivi: i prezzi sono soggetti a variazioni e quasi sempre ci si ritrova a dover gestire pagamenti improvvisi. Avere tutto sotto controllo non è forse la strategia migliore per organizzare eventi di successo?
Budget di spesa: come si procede
Il passo successivo consiste nel fare una cernita dei servizi che avete considerato pocanzi. Scappa sempre qualcosa di superfluo che può essere eliminato. Si tratta di un’azione con un duplice scopo. In primis vi consentirà di risparmiare importanti risorse che potrete impiegare in altri progetti. In secondo luogo vi permetterà di dare vita ad un evento adeguatamente ponderato. A Napoli vi direbbero “‘o supierchio rompe ‘o cupierchio” (il superfluo rompe il coperchio).
A questo punto, se avete ben chiari dettagli come il numero di partecipanti al meeting potrete proseguire con la richiesta di preventivi.
Solo alla fine di tutto ciò potrete fare una stima dei costi totali e verificare che rientriate nel vostro fondo cassa disponibile. Se così non fosse, state tranquilli che il vostro non è affatto lavoro sprecato! Il check tool serve proprio a questo, vi aiuterà pian piano a definire quelli che sono gli obiettivi cardine del vostro meeting.
Infine, l’ultimo suggerimento che posso darvi è quello di considerare, oltre alle spese di uscita, anche le spese di entrata. Se ad esempio sono previsti il costo di un biglietto per la partecipazione all’evento o la vendita di prodotti e servizi . Il ricavato andrà a bilanciare gli importi da pagare. In questo modo potrete permettervi quel catering che vi piaceva tanto e che avevate dovuto scartare perché troppo costoso!
Palesemente, pianificare il budget di spesa, non solo per un meeting, richiede grande concentrazione e una visione molto ampia per non tralasciare nessun aspetto. Quando si tratta di metterci la propria faccia, sarebbe meglio non rischiare rivolgendosi ad esperti organizzatori di eventi. Ricordate che c’è la vostra immagine in ballo!
Non mi resta che augurarvi buon lavoro. E naturalmente condividete l’articolo, sempre se vi va!
A presto!