Saper come organizzare una assemblea è fondamentale dato che questa è uno degli strumenti di governo più importanti nel mondo del lavoro.
Nelle società per azioni e di capitali rappresenta l’organo che decide gli obiettivi aziendali, nomina gli amministratori e prende in generale le decisioni di indirizzo dell’impresa.
A livello sindacale è invece un importante veicolo per la salvaguardia dei diritti dei lavoratori.
Nel proseguo dell’articolo prenderemo come esempio principale quello della convocazione di una assemblea dei soci.
La convocazione
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La prima cosa da fare se devi organizzare una assemblea è assicurarti che chi dovrà parteciparvi sia opportunamente informato della sua esistenza.
Le modalità di convocazione devono essere esplicitamente fissate nello statuto aziendale. Come vedremo, sarebbe buona norma stabilire a livello di statuto tutte le fasi necessarie al fine di organizzare una assemblea, dalla convocazione, alla scelta del luogo, passando per i criteri necessari per stabilire la validità delle decisioni prese.
Chi convoca
L’assemblea dei soci è comunemente convocata dagli amministratori della società o dal consiglio di amministrazione.
Disposizioni diverse e più puntuali in merito possono essere previste dall’atto di costituzione della società.
Se non previsto diversamente dallo Statuto, la convocazione può anche essere fatta da un gruppo di soci tale da rappresentare almeno un terzo della quota di capitale.
Chi deve essere convocato
Occorre convocare ogni socio iscritto al registro delle imprese, oltre che tutta una serie di altre figure tra le quali:
- Il sindaco unico;
- Nel caso in cui i soci fossero società, enti, organizzazioni o minori di età, i rappresentanti legali dei soci;
- Il curatore fallimentare di eventuali soci falliti.
In caso di mancata convocazione di uno o più soci o di altri soggetti legittimati, le delibere dell’assemblea possono essere impugnate.
Come inviare la convocazione
Nell’organizzare una assemblea è buona norma predisporre due modalità di convocazione:
- Una modalità attiva, ad esempio tramite raccomandata a/r, ma al giorno d’oggi sempre più tipicamente tramite mail;
- Una modalità passiva, comunemente attraverso un messaggio affisso nella bacheca aziendale, ma oggi più opportunamente con un messaggio sulla home page del sito web.
La convocazione deve riportare alcune informazioni essenziali:
- Chi convoca l’assemblea;
- A chi è rivolta;
- Luogo, data e ora della riunione;
- Ordine del giorno.
Per quanto riguarda le tempistiche di convocazione, che sarebbe bene fossero fissate nello Statuto, si consiglia di inviare la comunicazione almeno 8 giorni prima di una assemblea ordinaria e 15 giorni prima di una straordinaria.
Validità della deliberazione
Perché le delibere della assemblea abbiano validità, occorre che la maggior parte degli aventi diritto sia rappresentata.
Come più volte puntualizzato anche nelle fasi precedenti, sarebbe opportuno indicare nello Statuto aziendale i criteri per stabilire la validità delle decisioni prese in sede di assemblea.
In mancanza di indicazioni esplicite fa riferimento quanto indicato nell’articolo 21 del Codice Civile:
Le deliberazioni dell’assemblea sono prese a maggioranza di voti e con la presenza di almeno la metà degli associati. In seconda convocazione la deliberazione è valida qualunque sia il numero degli intervenuti. Nelle deliberazioni di approvazione del bilancio e in quelle che riguardano la loro responsabilità [18, 22] gli amministratori non hanno voto.
Per modificare l’atto costitutivo e lo statuto, se in essi non è altrimenti disposto, occorrono la presenza di almeno tre quarti degli associati e il voto favorevole della maggioranza dei presenti [16].
Per deliberare lo scioglimento dell’associazione e la devoluzione del patrimonio [31 ss.] occorre il voto favorevole di almeno tre quarti degli associati [disp. att. 11].
Le decisioni prese possono essere impugnate anche nel caso in cui il luogo individuato per l’assemblea non corrispondesse a quanto previsto dalla giurisprudenza e dallo statuto aziendale.
Come decidere il luogo
Il luogo dove organizzare una assemblea non coincide necessariamente con quello della sede principale dell’azienda.
La nuova norma in merito, risalente al 2013, introduce una distinzione tra le società a responsabilità limitata (S.r.l.) e le società per azioni (S.p.A.):
- Le S.r.l. sono ancora tenute, salvo diverse disposizioni dello statuto aziendale, a convocare l’assemblea presso la propria sede sociale;
- Per le S.p.A. invece, la nuova disposizione si riferisce genericamente al comune dove ha sede la società.
Esiste una abbondante giurisprudenza legata alle modalità di individuazione di una sede alternativa a quella sociale per le assemblee.
L’opinione più condivisa è quella che prevede che la eventuale sede alternativa debba essere esplicitamente fissata a livello di statuto.
In questo modo si vuole evitare di concentrare un eccesso di potere nelle mani dell’organo amministrativo, che potrebbe cambiare di volta in volta la sede preposta per rendere più o meno facile una ampia partecipazione dei soci di minoranza.
Altri tipi di assemblea
Finora ci siamo concentrati su una tipologia specifica di assemblea, quella dei soci, ma ne esistono chiaramente di molti altri tipi, sia nel mondo lavorativo che non.
Che sia una assemblea sindacale, una assemblea di condominio o altro, molti dei processi che abbiamo osservato rimangono validi (chiaramente adattati alle diverse esigenze per le quali la riunione è stata organizzata).
Assicurati quindi che gli aventi diritto siano opportunamente informati dell’evento e accertati che questo abbia luogo in un posto consono (facilmente raggiungibile da tutti e rispettoso delle eventuali disposizioni di legge previste).
Stabilisci ex ante i criteri per stabilire la validità delle decisioni prese o informati di quali essi siano se già esistenti.
Assicurati che le diverse esigenze e i vari punti di vista siano adeguatamente rappresentati.
Per terminare, fai molta attenzione a non dimenticare l’ultima, fondamentale azione per organizzare una assemblea degna di questo nome: condividi questo articolo!
Puoi non farlo solo se previsto dal tuo statuto!
