come organizzare una convention

Come organizzare una convention

Come organizzare una Convention

Nel precedente articolo abbiamo trattato del significato di convention e delle numerose tipologie di evento nell’ambito fieristico-aziendale. Ora che sai che cos’è, ti starai chiedendo come si organizza una Convention.

Un convegno (in inglese convention, in italiano detto anche seminario) è una riunione di persone per discutere di argomenti di comune interesse. (Wikipedia)

Ma organizzare un evento non è facile, di certo si devono tenere a mente alcune procedure fondamentali per organizzarlo nel migliore dei modi.

Ecco quindi i sette passaggi su come organizzare una convention aziendale di successo.

Definisci gli obiettivi dell’evento

Incomincia dai tuoi obiettivi. Perché stai pianificando una convention?

Gli obiettivi che si possono raggiungere sono molteplici, a seconda delle necessità. Ad esempio, se la convention che vuoi organizzare è di tipo aziendale l’obiettivo potrebbe essere quello di migliorare e motivare le proprie performance di vendita, oppure creare un’atmosfera favorevole per rendere più solida la relazione tra i clienti e l’azienda, o semplicemente tra i suoi dipendenti. O ancora, obiettivi e opportunità commerciali per la definizione dei target di vendita, per il lancio di nuovi prodotti o per campagne di marketing.

Stabilisci un budget

Il budget definisce le possibilità di spesa per il tuo evento, che cosa si può fare e che cosa no. Per evitare di spendere eccessivamente, definisci una somma e adattala agli aspetti che ritieni più importanti per poi arrivare a quelli meno importanti. Se l’evento non prevede finanziamenti o donazioni taglia le spese non necessarie, ma resta fedele ai tuoi obiettivi.

Organizza il tuo team

Avere personale che lavora con te nell’organizzazione dell’evento ti farà risparmiare tempo e fatica. Conferisci ad ogni membro della tua squadra un compito definito, preferibilmente in linea con le potenzialità soggettive di ognuno di loro.

Scegli la location

L’evento deve essere supportato da una location in tema con esso. Se la tua azienda non permette di ospitare un gran numero di persone puoi approfittare e scegliere tra aziende, edifici pubblici, università ed hotel con centri congressi o sale meeting per organizzare incontri per ogni tipo di necessità aziendale e richiedere il supporto di hostess e steward, del servizio catering e servizio di foto e video per il reportage dell’evento. Scegli una location facilmente raggiungibile, lontano dal traffico caotico e definisci le necessità riguardanti la location, il numero di partecipanti, la data e l’orario, la disposizione dei tavoli, sedie e delle attrezzature. Tieni in mente di risolvere eventuali problemi logistici accertandoti che gli spazi siano adeguati per muoversi agevolmente nello spazio.

Scegli il format adeguato per l’evento

Chiediti cosa gli invitati si aspettano dall’evento. Qual è l’aspetto generale che vuoi dare all’evento?

Qual è il tema principale, quali pensieri e idee vuoi condividere, quali attività vuoi proporre. Crea una breve lista su quando e come organizzare interventi, pause e servizio catering. Personalizza gli allestimenti scegliendo tra decorazioni, atmosfere e colori che ricordino quelli della tua azienda, preferisci colori neutri ed eleganti. Infine, crea uno storytelling che sappia affermare il valore della tua azienda o attività.

La comunicazione è il punto focale dell’evento. Senza saper comunicare nel modo giusto le proprie idee si rischia di annoiare o essere fraintesi. Un evento deve suscitare emozioni, per favorire il ricordo di esso. Far comprendere al pubblico è essenziale, per permettere che le idee circolino e vengano discusse apertamente. Condividi l’evento sui social media per aumentare visibilità e social engagement.

Crea e distribuisci gli inviti

Ricorda che più numerosi sono gli invitati, di più personale avrai bisogno. Se il numero di persone che parteciperà all’evento è ristretto puoi considerare gli inviti cartacei, come biglietti, volantini, ecc. Se invece hai deciso di invitare un gran numero di persone, puoi usare e-mail, newsletter, Facebook, Twitter e siti internet per mandare inviti, fissare un promemoria e sapere chi parteciperà.

Gestisci gli imprevisti

Tieni in conto che non tutto può andare secondo i piani. Alcuni errori sono possibili da evitare, altri è più difficile, come accade spesso per le tempistiche e le informazioni fornite durante l’evento. E’ fondamentale organizzare l’evento nei minimi dettagli e tenersi sempre un budget minimo per gli inconvenienti. Così come possono capitare imprevisti, è anche probabile che non si riesca ad accontentare tutti. Perciò è importante che ogni dettaglio non venga lasciato al caso, e se tutto avrà successo, a chi organizza l’evento verrà riconosciuto un grande ritorno in termini di soddisfazione.

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