Organizzare congressi non è semplice e spesso ci si domanda se valga davvero la pena spendere tutte quelle risorse ed energie.
Con questo articolo noi di Eventi&Fiere vogliamo inaugurare un nuovo interessante argomento riguardante il mondo dei congressi.
Nel mondo dell’organizzazione di eventi in molti sono un po’ spaventati dalla sola idea di pianificare meeting di grosse dimensioni, ma noi siamo qui proprio per darvi una mano.
Questo tipo di evento è in assoluto tra i più delicati e, a spaventare chi è già restio a intraprendere questo complicato lavoro, è il proprio il target.
I congressi sono soliti rivolgersi a un target di alto spessore, medici, avvocati, imprenditori e questo intimorisce gli organizzatori. Sostanzialmente, hanno sempre paura di non essere e non dare abbastanza.
Organizzare congressi: partiamo dagli elementi pratici
Contenuti
Data l’ampiezza dell’argomento, non sarà questo il solo articolo che troverete sul blog. Oggi partiamo dagli elementi più pratici, materiali.
Questi non sono molti, ma sono fondamentali.
1) La data
La data in cui si terrà il vostro congresso è fondamentale. Oggi più che in passato, si è capito che la data giusta per organizzare un meeting di grossa portata non è casuale. Occorre infatti studiare gli altri eventi rivolti al vostro target di riferimento, scartare le date in cui questi si terranno e sceglierne una in cui sarete sicuri di non dover competere con altri eventi simili.
Più gli eventi sono simili al vostro, meglio è distanziare la data: altrimenti rischierete di vedere diminuire l’afflusso degli ospiti a cui sembrerebbe di prendere parte ad un replica, un doppione.
2) Il luogo
Il luogo del congresso, invece, deve essere in una città facilmente raggiungibile dai vostri invitati. Un punto strategico da poter raggiungere comodamente con i mezzi di trasporto. In generale, è importante considerare che il luogo più comodo non è quello più scontato. E’ quello più comodo in base al mezzo di trasporto con cui viaggiano i vostri ospiti.
3) La sala
Prima di proseguire nella scelta della sala dovrete avere un’idea precisa di quante persone saranno presenti al congresso. In base al numero di persone presenti, potrete scegliere la sala più adatta a voi.
Organizzare congressi significa organizzare eventi di alto profilo, quindi occorre trovare una location all’altezza. Per questo occorre non badare a spese ed evitare di organizzare un congresso in una location mediocre. Meglio spendere di più ma avere a disposizione la sala congressi di più alta qualità in base alle vostre esigenze.
4) Il comitato di accoglienza
Organizzare congressi significa anche predisporre un comitato di accoglienza che dia il benvenuto ai vostri ospiti e possa dare utili informazioni sul congresso in generale e sullo svolgimento delle attività.
Oggigiorno il contatto umano lascia il posto alla tecnologia, ma è consigliabile non cedere la funzione di accoglienza a qualcosa di inanimato.Come già ripetuto più volte, il vostro target desidera gli si riservi il miglior trattamento possibile. E questo non può certo farlo una freccia luminosa che indica dove andare per svolgere questa o quella attività.
Siamo arrivati alla conclusione di questo primo articolo su come organizzare congressi.
Stay tuned per il suo proseguimento e condividete numerosi!
A presto e buon lavoro.
