Nell’organizzazione di meeting e congressi la scelta della location ricopre un ruolo fondamentale. Già Rossella ci aveva mostrato i passi fondamentali da fare per non sbagliare questo aspetto cruciale per la riuscita del vostri meeting e congressi.
Oggi qui su Eventi e Fiere ci concentreremo ancora sulla scelta della location, rapportandola però ai fattori partecipazione e obiettivo dell’evento. Spieghiamoci meglio, e andiamo con ordine.
COME SEMPRE, OBIETTIVO
Contenuti
L’auspicabile riuscita dei vostri meeting e congressi deve partire dalle fondamenta, dall’ideazione del progetto. Andando con metodo e coerenza, dovrete:
- Stabilire che tipo di evento stiate organizzando (per avere maggiore chiarezza sui tipi di eventi di cui tenere conto, butta un occhio qui!). Su COSA focalizzerete il meeting? QUALE sarà l’argomento chiave dell’evento? A CHI sarà rivolto?
- Definire una lista di argomenti da trattare, regolando la vostra comunicazione in base al pubblico che avrete davanti.
- Gestire la logistica con metodo ed elasticità.
MEETING E CONGRESSI: LA LOCATION E I PARTECIPANTI
Logistica, dicevamo. Poiché il termine logistica significa etimologicamente “arte del computare”, e dato che un computo è un conteggio, un calcolo condotto a fini pratici, allora la scelta logistica della location in cui farete prendere vita al vostro evento dovrà basarsi su una serie di caratteristiche imprescindibilmente pratiche.
Uno di questi fattori pratici che fanno la differenza è certamente quello dei partecipanti. Per invitare il vostro pubblico, scelto tanto in base al tipo di evento quanto in base al target a cui farete riferimento (due elementi in strettissima correlazione ovviamente), potrete seguire due itinerari paralleli.
Da notare è che questi percorsi non sono inavvicinabili: come sempre, a fronte di un’idea progettuale radicata, dovrete lavorare con elasticità per far fronte a eventuali imprevisti e improvvise necessità.
Ecco dunque gli itinerari:
Progetto, modello Top-Down
Potrete organizzare l’evento in base a un concept e scegliere dapprima la location, e successivamente invitare un pubblico definito in base al progetto.
Dunque in questo caso l’itinerario sarà: LOCATION -> PARTECIPANTI.
Progetto, modello Bottom-Up
Potrete organizzare l’evento riferendovi direttamente al target di riferimento e regolare la scelta della location in base al tipo di pubblico.
Dunque in questo caso l’itinerario sarà: PARTECIPANTI -> LOCATION.
In ogni caso, nei meeting e congressi dovrete considerare il target che prenderà parte al vostro evento tanto da un punto di vista qualitativo che quantitativo.
PARTECIPANTI E QUALITÀ
Il vostro evento avrà una natura progettuale, un obiettivo pratico: avviare una collaborazione, una partnership, contrattare un’offerta, illustrare la vostra filosofia e i risultati ottenuti.
Ecco, già in quest’ottica pratica vi rivolgerete al target di riferimento in base al settore professionale: se il vostro meeting si concentrerà su bilancio e investimenti, è probabile che farete riferimento a broker assicurativi e uomini di banca ad esempio. L’identificazione di un bacino di partecipanti più o meno omogeneo nell’appartenenza a determinati settori professionali (scelto in base alla natura dell’evento) garantirà, in base alla scelta della location, l’emersione di uno scenario in cui stili di vita diversi si aggregheranno nell’evento.
Ed è qui, in quest’amalgama di individui e professioni, contratti e power point, discussioni e pause caffè, che la location avrà una funzione cruciale. La location dovrà essere scelta per esaltare e garantire armonia al vostro meeting, stimolando le relazioni in un ambiente adatto. Non sarà solo un luogo d’incontro, bensì una cornice in cui dare vita al vostro meeting.
Che seguiate la strategia bottom-up o top-down sopra descritte non importa: il vostro obiettivo sarà “mettere in rima” i partecipanti e il contesto, per creare un tutto armonico e confortevole. Come avevo già avuto modo di spiegare, lo spazio parla, non è mai neutro.
Ecco perché la location di meeting e congressi dovrà essere scelta prestando attenzione alla qualità del target di riferimento: un incontro formale, come quello economico che abbiamo accennato prima, in cui uomini incravattati si siederanno attorno a un tavolo a discutere di bilanci e investimenti, dovrà tenersi in un contesto preferibilmente altrettanto formale, partendo da una base di armonia e equilibrio generale.
PARTECIPANTI E QUANTITÀ
Da un punto di vista più strettamente pratico, è necessario che scegliate la vostra location in base al numero di partecipanti che coinvolgerete. Ecco perché è importante lavorare con metodo: se la location possiede un numero di posti e uno spazio limitato, dovrete definire un numero massimo di partecipanti e inviare una newsletter presentando l’evento in maniera chiara, passando poi alla prenotazione sulla base delle richieste. E qui ci troviamo nella strategia top-down.
Ma come abbiamo visto in precedenza esiste anche una soluzione alternativa bottom-up (e dovrete sempre passare da una modalità all’altra per garantire la riuscita dell’evento: la parola chiave, ribadiamo, è elasticità!). Potrete cioè scegliere la location dopo aver individuato, all’interno del target definito in base al tipo di evento che state organizzando, il numero orientativo di partecipanti. In base alla qualità e alla quantità dei partecipanti sceglierete cioè una location che preservi la natura del progetto, creando quello spazio armonico e coesivo che abbiamo descritto sopra.
Insomma, una gestione adeguata della quantità farà la qualità!
Cinque punti per definire la location
All’interno di meeting e congressi la scelta della location dovrà basarsi su:
- Progetto: ciò che fonderà l’interno meeting o congresso. Deve sempre rimanere nella vostra mente.
- Logistica: ragionamento pratico. Lavorate per euristiche oltre che per norme: bisogna essere capaci di affrontare disguidi e adattarsi alle situazioni con prontezza.
- Quantità e qualità dei partecipanti.
- Scelta della location.
- Budget.
Un processo così sostanzioso non è facilmente gestibile in totale autonomia, in modalità do it yourself: ecco perché per organizzare al meglio i vostri eventi potete fare riferimento a quelli che in gergo tecnico si chiamano PCO: come già Eleonora ci ha raccontato, un Professional Congress Organizer alleggerirà il carico di lavoro e stress nei vostri meeting e congressi, contribuendo attivamente nell’ideazione, progettazione e e gestione burocratica.
Come sempre, spero che queste dritte ti saranno utili.
Prima che una flotta di broker assicurativi t’invada l’ufficio…condividi questo articolo!
Un saluto e buon lavoro!
