Piccolo vademecum per non fare errori nella scelta della location più giusta per ospitare meeting e congressi.
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Fervono i preparative per i vostri prossimi meeting e congressi? Dove li farete? ops, domanda fuori luogo vi ho mandati nel panico? Non vi preoccupate, vi aiuto io!
Di alternative sul mercato ce ne sono tante, eppure le location non sono tutte uguali e la scelta che andrete a fare dovrà tenere conto di alcuni fattori indispensabili.
Volete sapere quali sono? Eccoli di seguito.
1. La Capienza
Prima cosa alla quale dovete pensare per scegliere la location adatta ai vostri meeting e congressi: quante persone sono previste all’evento? La location che sceglierete dovrà avere come requisito fondamentale la capienza adatta ad ospitare tutti i vostri partecipanti.
Fate quindi attenzione alle indicazioni che i responsabili delle strutture vi daranno sulla capienza delle location, date un occhio alle norme di sicurezza della location che vorreste scegliere e solo se tutte le condizioni vi soddisfano, potrete battezzarla vostra location per meeting e congressi.
2. La Posizione
Altro fattore discriminante per la scelta della location per meeting e congressi è la posizione, vale a dire, dove si trova? È in centro città, è vicino alla stazione o all’aeroporto? In base all’evento che state organizzando e alla provenienza dei partecipanti trovare una location con una posizione comoda per tutti è l’ideale per rendere ancora più perfetta l’organizzazione di meeting e congressi.
3. La Raggiungibilità
Strettamente legata al punto 2, La Posizione, la raggiungibilità risponde alla domanda: come ci arrivo? O meglio, come ci arrivano i miei ospiti? Di solito per questo punto ho la mia check list personale che vi condivido. Quello che mi chiedo sempre io è:
- C’è un parcheggio?
- Se sì, è a pagamento (potrebbe influire sul mio budget e quindi sulla mia decisione finale)
- Sempre se sì, è all’ interno della struttura?
- Invece, se non c’è parcheggio, la struttura mi può dare indicazione di parcheggi convenzionati o altre soluzioni per posteggiare l’auto?
- E’ raggiungibile con i mezzi pubblici?
- Se sì, quali metro o quali autobus passano nelle vicinanze?
- Qual è il numero dei taxi di quella città da poter contattare per prenotare le auto (soprattutto se la città non è la mia)?
- Esistono altre aziende di noleggio auto con conducente?
- Se al mio evento partecipano persone che arrivano in città con treni e aerei, quanto distano dalla struttura che vorrei selezionare?
4. La Tipologia
Qui voglio rispondere a due domande che mi faccio sempre quando devo scegliere una location per meeting e congressi: di che allestimento ho bisogno per i miei meeting e congressi e, che atmosfera voglio trasmettere con il mio evento? o, come direbbero i giovani stagisti che abbiamo in ufficio, qual è il mood dei miei meeting e congressi?
Rispondendo a queste domande posso automaticamente scartare le location che non mi possono garantire un allestimento particolare delle sale, altre location con sale che non sono modulabili, o troppo piccole, o location dove non mi è concesso grande spazio per le sale di lavoro del catering.
Inoltre, dovrò per forza scartare le location che non sono in linea con il tipo di evento; faccio un esempio pratico mi piacciono molto i piccoli congressi nelle sedi storiche fuori porta ma, per un congresso internazionale con 500 partecipanti meglio un super attrezzato centro congressi.
Io, che sono un po’ ossessiva e paranoica quando organizzo un evento, mi faccio mandare le foto delle location e delle sale. Di ogni singola sala. E non sbaglio mai la scelta (sì, sono anche modesta).
5. Budget
Lo metto per ultimo perché è una nota sempre dolente ma in realtà, è una delle prime cose che dobbiamo guardare. Facciamo bene i conti nel nostro portafoglio, o nel portafoglio dell’azienda o teniamo bene a mente il budget che il cliente ci ha dato. Proporre location da favola per meeting e congressi ed accorgersi poi di essere totalmente fuori budget ci fa perdere tempo, e anche un po’ la faccia quando proponiamo mete irraggiungibili al nostro capo o, ancora peggio, ai nostri clienti.
Detto questo vi lascio con il pensiero positivo che scegliere location per meeting e congressi è una delle cose per me più divertenti, dalla selezione iniziale delle location “su carta” ai sopralluoghi per capire le potenzialità di ognuna delle strutture in gara. Cosa importantissima da vedere durante il sopralluogo è dove posizionare le aree di lavoro del catering; se volete sapere di più di questo argomento Eleonora vi farà venire l’acquolina in bocca qui.
Belli i sopralluoghi nelle location. E poi, se sei simpatica, i responsabili delle strutture ti offrono sempre il caffè.
Condividete e alla prossima!
