Sempre più spesso ci si ritrova ad avere bisogno di uno spazio per il coworking. Questo perché non sono molte le aziende che dispongono di sale predisposte per le riunioni aziendali. Il motivo è molto semplice: allestire un’area del genere da utilizzare esclusivamente in circostanze occasionali costituisce un’enorme dispendio di finanze ed energie. La soluzione per il tuo meeting? Affitto sala ovviamente!
Se non sei pratico dell’argomento, non occorre che tu vada nel panico. Anzi, puoi tirare un grosso sospiro di sollievo poiché sto per darti qualche suggerimento in merito. Non resta che sederti comodo per qualche minuto e continuare a leggere.
Affitto sala meeting: cosa occorre sapere
Al giorno d’oggi le strutture che offrono il servizio di affitto sala per meeting e congressi sono davvero tante. Si va dagli hotel ai centri congressi, dalle agenzie di comunicazione alle dimore storiche. Come puoi notare, la scelta può ricadere anche su location alquanto insolite. Dipende tutto dai programmi che hai in serbo per i tuoi collaboratori o i tuoi ospiti.
Per esempio, se ti dicessi che ho sentito parlare di affitto sala meeting in centri benessere o centri sportivi? Sembra strano lo so, anche io ho fatto fatica a crederci! Ma c’è anche chi dopo una giornata di lavoro desidera rilassarsi con qualche trattamento per il proprio corpo o con una partita a golf. Ora che lo sai, anche tu come me ci stai facendo un pensierino, vero? Per ora però rimaniamo umili. Ti spiego cosa fare in generale per richiedere un affitto sala meeting.
Prima ancora di passare alla fare di ricerca della sala, assicurati di aver definito a puntino i dettagli di base del tuo meeting: numero di partecipanti, data e orario, strumenti e attrezzature utili, eventuali optional richiedibili quali coffee break o catering per il pranzo. Soprattutto, non dimenticare di consultare la voce “budget”, non vorrai ritrovarti sul groppone una prenotazione di una location che alla fine si rivela troppo costosa!
Quando lo scenario generale è abbastanza chiaro, si può passare alla rassegna dei vari spazi in cui organizzare un meeting.
Ricerca affitto sala meeting: come si procede
Il primo passo da compiere naturalmente è la ricerca degli annunci delle strutture che offrono il servizio affitto sala. Sui vari siti ti verrà fornita una prima descrizione degli spazi disponibili con le rispettive caratteristiche ed eventualmente le attrezzature tecniche disponibili.
Fatta questa iniziale documentazione di base, il secondo passo consiste nel mettersi in contatto con i responsabili della struttura scelta attraverso i recapiti forniti. Non si tratta assolutamente di un’azione confermativa. Ti consentirà di sentire qualcuno direttamente coinvolto in questo campo che saprà fornirti qualche informazione in più in maniera specifica alle caratteristiche del tuo meeting.
Un esempio banale può essere informarsi sulla disponibilità di affitto sala per il giorno che hai concordato in azienda, tanto per intenderci. Oppure la richiesta di un preventivo.
Una volta che ti sei assicurato che la location che hai scelto comprenda tutto ciò che ti occorre, potrai passare al terzo ed ultimo passo. Non resterà che definire le modalità di pagamento, confermare il tutto e procedere con gli inviti per i tuoi collaboratori e colleghi. Ah certo, anche goderti il tuo meeting non è affatto una cattiva idea!
Come vedi le cose da fare per trovare il giusto affitto sala non sono moltissime e non sono neanche troppo complicate. Ma richiedono comunque un po’ di tempo per progettare tutto con cura e non ritrovarsi faccia a faccia con spiacevoli sorprese. Per cui ti lascio andare al tuo lavoro. Prima però, se ti fa piacere, condividi questo articolo!
A presto su Eventi e Fiere!
