Agenzia marketing gestione budget

Agenzia marketing: un aiuto per gestire il budget del tuo workshop

I motivi per voler organizzare un  workshop sono svariati: miglioramento dell’immagine dell’azienda, ampliamento della propria cerchia di contatti, formazione dei propri dipendenti, e chi più ne ha più ne metta! Ma passare da un’idea alla concretizzazione della stessa è quasi sempre più facile a dirsi che a farsi. Parlando concretamente, il primo demone da esorcizzare quando si organizza un evento è il budget. La soluzione? Una agenzia marketing, che sappia considerare tutti gli aspetti specifici del tuo workshop e sappia gestire al meglio le risorse a disposizione.

Agenzia marketing: pianificazione del budget

È risaputo che quando si parla di mettere in piedi un qualcosa bisogna partire dalle fondamenta. Nel caso di un qualsiasi evento, e quindi anche nel caso di un workshop, si parte dalla pianificazione del budget. Vanno previsti e studiati tutti gli aspetti organizzativi (ma proprio tutti) dell’evento, per poter stimare i costi di realizzazione, ma anche, e soprattutto, i costi imprevisti. Capite bene che si tratta di una mole di lavoro non indifferente.

Il risultato, alla fine, è che il budget diventa uno strumento di checkup, che consente di individuare i propri limiti nell’organizzazione di un workshop, dove per “limiti” non si intende per forza una concezione negativa. La loro individuazione porta infatti a riconoscere gli elementi focus dell’evento su cui vale veramente la pena concentrarsi.

Parlando in questi termini,si evidenzia come l’obiettivo di una pianificazione del budget stia nell’avere tutto sotto controllo. Ma c’è poco da fare ragazzi miei, questa situazione idilliaca è pressoché inverosimile. La vita stessa è imprevedibile, e sono perfettamente consapevole del fatto che non aspettavate certo me per scoprirlo! Ma bisogna tenere in considerazione che anche i costi molto spesso sono soggetti a variazioni, dunque prevederli con una certa precisione può risultare difficile.

Il problema di partenza si traduce dunque in un problema di minimizzazione degli errori di previsione dei costi. Vi sto spaventando? Niente paura, restate calmi! Le agenzie di marketing esistono apposta (per fortuna!). Oltre a curare tutti gli aspetti che influiscono sulla buona riuscita di un evento, un’agenzia marketing si occupa della gestione del budget, affinché le soluzioni individuate siano fatte su misura del cliente.

Come un’agenzia marketing costruisce il budget per un workshop

Il punto di partenza imprescindibile di un’agenzia marketing per la creazione del budget è l’esperienza con altri eventi. Come vi dicevo poco fa, gli aspetti da considerare al fine di non avere sorprese sono pressoché infiniti. Ecco perché quelli che sto per elencarvi sono solo alcuni tra quelli che vanno ad influire in maniera più o meno determinante sul budget finale.

In primis vanno stimati il numero di partecipanti e la durata del workshop. Dopodiché si passa ad effettuare richieste di preventivi presso potenziali fornitori. Ad esempio:

  • location
  • hostess
  • attrezzature
  • materiali promozionali
  • catering

Ovviamente, la variazione di anche uno solo di questi aspetti riscontra degli effetti sul budget finale.

In conclusione, siete proprio sicuri di riuscire a calcolare anche la spesa più insignificante ma indispensabile per organizzare il vostro workshop? Io non rischierei troppo quando si tratta della propria immagine… Ponderate bene e rivolgetevi ad organizzatori di eventi professionisti per non lasciare nulla al caso e godervi il vostro evento.

Intanto condividete questo articolo, è gratis e non andrà ad influire sul vostro budget finale! Parola mia!

A presto e buon lavoro!

Condividi questo articolo!