Quando ci si accinge a organizzare un evento, qualunque esso sia, occorre farlo conoscere ai futuri ospiti tramite un invito. Questo può essere formale o informale, ma ciò non toglie che in entrambi i casi debba essere progettato a tavolino con il supporto di uno studio grafico.
Anche quando si tratta di viaggi incentive, argomento che abbiamo trattato già più volte, è indispensabile darne notizia a chi vorremmo vi partecipasse.
Gli inviti, per quanto possa sembrare tutt’altro che scontato, sono anch’essi un canale che veicola un messaggio. Di conseguenza, come qualsiasi altro strumento di comunicazione, devono essere studiati meticolosamente con l’aiuto di una buona agenzia di comunicazione che sappia aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi.
Riguardo questo tema, oggi vogliamo fare un po’ di chiarezza sulla differenza tra inviti ufficiali e inviti informali. In questo modo avrete le informazioni necessarie per capire quale sia la forma migliore da utilizzare.
Studio grafico: differenza tra inviti ufficiali e informali
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Anche e soprattutto da un punto di vista puramente grafico, queste due tipologie di inviti presentano differenza notevoli. Andiamo a scoprirle insieme.
Inviti ufficiali
Quali sono le informazioni che devono contenere gli inviti ufficiali (o formali che dir si voglia)?!
Il logo e il nome della vostra azienda devono, innanzitutto, essere ben visibili. Inoltre, trattandosi di viaggi incentive, è opportuno che lo studio grafico riesca a mettere in risalto il nome dell’organizzatore a cui fare riferimento per qualsiasi esigenza.
A queste informazioni devono necessariamente fare seguito tutte quelle sull’evento nello specifico. Di che cosa si tratta, il motivo per cui viene organizzato, l’indirizzo, il luogo e l’orario di partenza.
Sugli inviti ufficiali, inoltre, è necessario aggiungere altre informazioni dettagliate. Trattandosi di un viaggio, in questo caso, le informazioni dovranno riguardare le attività che verranno proposte. Eventuali dress code per pranzi e cene di rappresentanza. Ed in generale qualsiasi altra nozione che voi riteniate significativa.
Infine, è necessario che il vostro studio grafico vi inserisca la dicitura R.S.V.P. Abbreviazione tratta dal francese e che in italiano può essere facilmente tradotta come “gradita risposta”.
Questo è fondamentale ai fini dell’organizzazione. Sarà infatti indispensabile conoscere con precisione il numero delle persone che ne prenderanno parte prima di procedere con le altri fasi organizzative.
Inviti informali
Anche per quanto riguarda gli inviti informali è necessario che questi contengano tutte le informazioni descritte precedentemente. Certo è che a cambiare dovrà essere il tono. Potrete rivolgervi ai destinatari direttamente e dandogli del tu.
Altresì potrete chiedere di confermare la partecipazione tramite email o cliccando sul pulsante “parteciperò” di una pagina evento appositamente creata per l’evento e che registri in automatico le adesioni.
Quali sono quindi le differenze grafiche tra le due tipologie di evento?
L’invito formale presenta un disegno più classico, si serve di , fa uso di capolettere e si rivolge agli invitati dando loro del “lei” o del “voi”.
Inoltre, l’invito formale va spedito per posta e, a sua volta, anche la conferma viene comunicata per posta o per telefono. Mentre invece l’invito informale può venire inviato via e-mail o su internet.
Ecco a voi poche ma fondamentali informazioni per non commettere errori di stile che, ahimè, non sempre passano inosservati.
Condividete questo articolo e buon viaggio a tutti,
a presto e buon lavoro!
