Risposte rapide per prenotare un location eventi a colleghi ansiosi in trasferta fuori sede.
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“Ross, mercoledì vado a Perugia, mi serve una location eventi per il business lunch, fai tu?”
“E chi sono io, Babbo Natale?” (cit.).
Questa sarebbe stata la risposta che avrei voluto dare , ma siccome siamo adulti professionali mi sono limitata a dire “Certo! Con piacere!”.
Non è vero, ho mentito; ho guardato negli occhi il mio collega e l’ho fulminato con lo sguardo. Poi, mossa da compassione e da spirito da crocerossina sono andata nel suo ufficio e gli ho offerto il mio aiuto (in cambio di una settimana di caffè pagato. Dolcezze tra colleghi).
Il caffè è sacro, volete anche voi forniture di caffè gratis dai colleghi? Imparate a selezionare le location eventi su misura per le vostre necessità in una città fuori dalla vostra sede, vi aiuto io con la mia nuova rubrica!
Come selezionare location eventi in poco tempo e senza commettere errori.
Sedetevi alla vostra scrivania, prendete il vostro taccuino per gli appunti (io ce l’ho sempre con me in ufficio, come Hemingway) e fatevi le seguenti domande.
Domanda numero 1: Che evento è?
Scontata? Io non credo. Il meeting di lavoro è diverso dal congresso, dal pranzo aziendale e dal lancio di un nuovo prodotto. La location deve essere adatta al tipo di evento che vado ad organizzare, deve cioè essere “in linea” con:
- Il target di riferimento, chi partecipa al mio evento
- Gli obiettivi dell’evento, che cosa voglio ottenere dall’evento, perché lo sto organizzando
- Il tema dell’evento
- Il budget che ho a disposizione
Appena definito il tipo di evento posso già stilare una lista di possibili location che ritengo adatte e scartarne altre che non vanno bene per l’evento che sto per organizzare.
Domanda numero 2: chi partecipa?
Questo punto risponde a due domande: qual è il target e quante persone sono previste. La Capienza della location è molto importante e alla base per la scelta; norme per la sicurezza implicano un tetto massimo di persone che si può tenere in una location in base alla sua metratura e al numero di uscite di sicurezza. Non mandiamo all’aria un evento perché abbiamo calcolato male il numero dei partecipanti!
Per eventi dove è previsto un vasto afflusso di persone e dove vengono fatti degli allestimenti molto imponenti (es. organizzare un concerto in un palazzetto dello sport) è obbligatorio avere la certificazione da un responsabile della sicurezza e aver superato i controlli che i responsabili del Comune nel quale si tiene l’evento verranno a fare alla location prima dell’apertura al pubblico. Se ancora non vi è chiaro non superare i controlli sicurezza vuol dire mandare a monte l’evento e perdere un sacco di capitale investito.
Domanda numero 3: qual è il mio budget?
Non si fanno i conti senza l’oste ma si devono fare i conti in tasca propria. Ho un budget? Quale tetto massimo per la spesa della location eventi?
Quando facciamo la ricerca location poniamo tutte le domande alla persona che sta dal’altro capo del telefono e che sta cercando di affittarmi la struttura. Facciamoci mandare un preventivo con tutte le voci indicate e con i relativi prezzi. In questo modo non avremo brutte sorprese.
Domanda numero 4: dove si trova esattamente?
Non essendo la nostra città ci è dato non conoscere le vie e le zone. Per questo motivo dobbiamo capire esattamente dove si trova la location che stiamo selezionando (Google Maps Santo Subito) e chiedere :
- Come ci si arriva?
- Ci sono parcheggi? Sono a pagamento? Quanto costano?
- È vicina alle fermate di autobus/metro?
- Quanto dista dalla stazione o dall’aeroporto (dipende come ci spostiamo noi per arrivare in città)
- Ci si arriva a piedi?
Queste informazioni sono molto utili anche quando andiamo a fare sopralluoghi di location da destinare a sede di un nostro prossimo evento; la raggiungibilità è uno degli aspetti fondamentali per me per la scelta di una location. Più è facilmente raggiungibile più guadagna punti in classifica.
Domanda numero 5: mi fermo a dormire?
La location che stiamo selezionando non è nella nostra città per cui servirà un alloggio per la notte, o le notti, che si passeranno fuori casa. Quelle che normalmente si chiamano Trasferte.
A che cosa devo prestare attenzione:
- La location ha anche camere da letto?
- Che alberghi ci sono nei paraggi?
Forse è la stessa persona che contattate per chiedere informazioni sulla location che vi può dare alcune dritte su dove pernottare.
Domanda numero 6: se nella location devo mangiare?
E qui ritorniamo al mio collega in trasferta per un business lunch. Certo, le location non servono solo per fare grandi eventi, molto spesso andiamo in giro per l’Italia a fare dei lunghi pranzi di lavoro per definire progetti, per riunioni importanti con clienti o colleghi, per “parlare di affari” per dirla alla MadMan.
Se il mio evento è un semplice incontro di lavoro davanti ad una tavola imbandita devo controllare che:
- Il locale sia solito avere questo tipo di piccoli eventi; per intendersi l’osteria di nonna Rosa non è il locale più adatto
- I tavoli devono consentire un po’ di intimità tra i commensali per permettergli di chiacchierare di affari
- La proposta gastronomica deve soddisfare tutti i gusti, vegetariani, intolleranze, e quanto altro
- Il locale dovrebbe consentire una sosta al tavolo più lunga delle veloci pause pranzo. Dopo il pranzo si parla di affari per cui si passerà più tempo all’interno del locale.
Se invece gli invitati sono molti e la location scelta non è solita organizzare pasti, vi dovete affidare ad un catering, leggete qui.
Seguendo queste semplici regole ho prenotato la location per il business lunch al mio collega il quale è andato al suo appuntamento, ha fatto bella figura con il cliente che è rimasto soddisfatto sia della location che del cibo, mi ha mandato una foto di tutto ciò che hanno mangiato compreso il mio piatto preferito, la Carbonara. Mentre io mangiavo insalata perché era maggio e la prova costume era sempre più vicina.
Condividete gente se vie è piaciuto!
