Benvenuto! Stai organizzando un dibattito ed hai bisogno di qualche consiglio? Sicuramente l’elemento di cui ti dovresti maggiormente occupare è la location. Concentrarsi sulla location è un ottimo modo per risaltare al meglio questa esperienza e renderla indimenticabile. Ed è per questo che in questo articolo ti spiegheremo come poter allestire la location per un dibattito.
Ricorda che la location deve sempre rispettare la view del dibattito, cioè l’immagine e lo scopo per cui è stato organizzato e il messaggio da veicolare al pubblico. Inoltre rappresenta il biglietto da visita sul primo impatto che avranno i partecipanti al dibattito.
Dopo aver spedito gli inviti per prendervi parte e aver trovato la location giusta iniziamo con l’allestimento.
Da dove iniziare…
Inizia dalle piccole cose. Serviti di un elenco in modo da non tralasciare nulla e di una piantina della location per ottimizzare al meglio lo spazio. Importante: attenzione al budget! Ogni cosa deve rientrare nel budget da te preposto e considera sempre un margine di rischio, quindi lascia qualcosa da parte in caso di emergenza.
Quando immagini un dibattito cosa non può assolutamente mancare? I microfoni naturalmente. Se inizi a concentrarti su tutti gli accessori indispensabili vedrai che la tua lista si riempirà subito.
Tratta bene gli ospiti: contatta più fornitori e ordina le sedie giuste in modo che gli invitati stiano comodi. Disponi in giro delle bottigliette d’acqua, è un gesto molto apprezzato!
Il fulcro del dibattito: il palco. Nella zona dedicata agli ospiti d’onore e che condurranno il dibattito devi considerare la presenza di almeno due leggii (con targhetta ben in vista del cognome dei relatori), le luci giuste, prese per i computer, gli impianti per i microfoni e le casse audio e magari uno schermo in modo che siano proiettate le immagini in diretta per permettere anche alle persone più in fondo di vederci bene.
Se hai abbastanza budget a disposizione e la stagione è calda potresti considerare anche gli impianti per l’aria condizionata.
Personalizza il dibattito
Ricorda di brandizzare gli accessori, è sempre un ottimo modo per farsi pubblicità. Perché? Perché il brand aiuta a imprimere nella memoria degli invitati la tua azienda e le sensazioni legate al dibattito.
Potresti regalare dei gadget agli ospiti con il brand della tua azienda. Appendere cartelloni o foto significative di alcuni eventi o successi relativi al vostro lavoro.
Lascia delle brochure su dei tavolini così tutti potranno prendersene una e seguire il dibattito facendosi un’idea delle diverse fazioni.
Ti consiglio anche di lasciare block notes e penne così che tutti possano prendere appunti.
Se la location disporrà di più stanze prepara dei pannelli indicatori per aiutare gli ospiti a non perdersi o sbagliare sala. A questo proposito cerca di allestire in modo diverso le varie stanze senza che questa risulti una scelta azzardata o che non rispecchi il concept.
Consulta sempre la piantina della location che avevi preparato in precedenza così se ci sono spazi vuoti potrai utilizzarli per le decorazioni. Le decorazioni devono essere sobrie e delicate per rendere l’atmosfera accogliente, ma seria.
Infine allestisci un catering per i momenti di relax.
Bene, sei arrivato al termine dell’articolo. Speriamo di esserti stati d’aiuto, ma per maggiori informazioni ti invitiamo a consultare i servizi di Eventi e Fiere e di richiedere un preventivo.
Buon lavoro!
