Sei in una fase di pianificazione e vuoi sapere come stabilire il budget per un evento? Anche se si tratta di una fase poco creativa, rimane pur sempre uno dei punti focali su cui si basa una buona riuscita.
Continua la lettura se vuoi sapere come effettuare un calcolo del budget il più preciso possibile. Se ti rimane qualche dubbio invece, affidati ai consulenti di Eventi e Fiere!
Che cos’è il budget?
Contenuti
Il termine deriva dal francese bougette che sta a significare borsellino : la voce è ritornata in Francia con riferimento al bilancio preventivo dello stato. Nel gergo comune si utilizza il termine per indicare una somma di denaro stabilita a priori per un determinato fine.
Il budget stabilito per l’organizzazione di un evento può essere più o meno elevato in base all’importanza dell’evento. Ad ogni modo esso è composto dalla seguente tripartizione:
- Budget economico
- Budget finanziario
- Budget patrimoniale
Perchè calcolarlo?
Sin dall’inizio dell’organizzazione di un evento è bene avere un budget definito. Non serve sapere la cifra esatta a nostra disposizione, bensì una indicativa per poterci orientare nelle scelte successive.
Il calcolo del budget ci servirà quindi per sapere fino a che punto possiamo spingerci nella scelta degli elementi che costituiranno il nostro evento: catering, location, staff, allestimenti etc. E’ una sorta di campanello d’allarme per riportarci alla realtà durante il momento di personalizzazione.
Possono esserci due diversi approcci attraverso cui il nostro evento e il relativo budget entrano in relazione:
- Approccio top down: il progetto dell’evento deve rientrare nel budget stanziato
- Approccio bottom up: il budget si stabilisce strada facendo nelle varie fasi di progetto.
La tipologia di approccio utilizzata va di pari passo con l’obiettivo dell’evento. Solitamente quella bottom-up è più esclusiva, e viene utilizzata solo per eventi di grande portata.
PRIMA di iniziare il calcolo del budget
E’ importante stabilire la tipologia di evento che si dovrà effettuare e gli obiettivi annessi.
Gli eventi possono essere di diversa natura e, in base a quale essa sia, cambia la portata del budget destinata.
- Eventi orientati al profitto: i ricavi superano costi;
- Eventi break-even (pareggio) : i ricavi sono uguali ai costi;
- Eventi pagati : il cliente paga interamente i costi (es. matrimonio).
Il BUDGET PLAN
Per avere chiaro il quadro della situazione consigliamo di procedere nel seguente modo:
- Calcolo delle entrate e delle uscite: le entrate sono costituite da eventuali biglietti all’entrata, finanziatori e sponsor. Le uscite invece, sono rappresentate da tutti i servizi di cui necessitiamo per la riuscita dell’evento.
- Suddivisione in categorie: in questa fase è utile dividere i bisogni in categorie: ad es. cibo, intrattenimento, marketing, decorazioni, trasporti, location (…). Una volta che hai specificato tutte le aree di interesse dovresti assegnare una percentuale relativa alla quantità di denaro che vorresti spendere per ciascuna di esse. Ad esempio: Cibo (5% del budget); trasporti (15% del budget); location (20% del budget) e così via, fino ad arrivare al 100% del budget previsto per l’evento.
- Creazione di sottocategorie: questa sezione è utile per entrare più nel vivo delle singole spese. Suddividi perciò ogni singola macro categoria in micro categoria. Es. location (affitto sala, parcheggio, sicurezza etc), costumi e cosmesi (parrucchiere, truccatore), catering (cibo, bevande, camerieri, baristi), (…).
Per rendere tutto più chiaro anche allo sguardo consigliamo di effettuare questi passaggi in un diagramma a torta ed eventualmente facendosi aiutare dal foglio di calcolo Excel.
Assegnazione del budget
Dopo aver fatto un quadro completo di quelle che saranno le tue categorie e sottocategorie puoi procedere con l’assegnazione del budget. In questa fase devi perciò capire che importanza ha ogni singolo elemento sull’esito finale. Se decidi che la location deve completamente stupire i tuoi invitati, allora dovrai considerare una maggior quantità di budget per quest’ultima, e così via.
Solitamente viene aggiunta una riserva di gestione o riserva di contingency ai progetti e corrisponde di solito ad una percentuale del costo e del tempo totali del progetto. Questo fondo viene utilizzato quando si verificano eventi legati a dei costi imprevisti durante il progetto. Si dovrebbe regolare la riserva di gestione in base al livello di rischio identificato per il progetto.
Chiaramente, più rischioso è il progetto, maggiore dovrà essere la riserva di gestione, e viceversa.
Consigli per gestire al meglio il budget
Se vuoi fare in modo che il tuo budget frutti al meglio ti consigliamo sempre di:
- chiedere sempre un preventivo ai fornitori, e a più di un singolo fornitore;
- considerare sempre margine di spesa extra;
- considera sempre un piano B;
- prova di “contrattare” nel caso in cui tu abbia la percezione che un fornitore potrebbe venirti incontro;
- aggiorna sempre i tuoi file dove registri il budget.
Informazioni utili
Come ti sarà ormai chiaro quando stabilisci il budget per un evento le variabili da considerare sono molte.
Non evitare di distribuire la tua somma di denaro in modo disomogeneo o poco pensato. Se hai dei dubbi e vuoi un parere da un esperto, la nostra pagina web racchiude tutto quello di cui hai bisogno!
