Superata la fase di pianificazione e organizzazione del congresso, è giunto il grande giorno! Ma tieni ben presente che il lavoro non è affatto finito e le cose da fare e a cui pensare sono ancora tante. Se tra gli interrogativi c’è il cosa fare durante lo svolgimento di un congresso, sei nel posto giusto per trovare tutte le risposte del caso.
Non perdere questa occasione per fare una buona figura davanti ai tuoi invitati e per poterci riuscire al meglio ti consigliamo di lasciarti aiutare da noi di Eventi e Fiere, esperti del mestiere.
Durante lo svolgimento di un congresso: cosa fare
Contenuti
Si presuppone che, alle porte della giornata del congresso, tutto quello che c’era da fare da un punto di vista organizzativo, decisionale e logistico sia stato fatto. Ora però mancano le rifiniture e tutto ciò che riguarda l’esperienza dei tuoi ospiti. Continua perciò la lettura se vuoi scoprire cosa fare durante lo svolgimento di un congresso in quanto organizzatore.
1. Briefing con il personale
Una delle cose più importanti da fare durante lo svolgimento di un congresso è il briefing con il personale. E’ consigliabile sia prima dell’inizio che durante la serata, in modo da tenere monitorata la situazione. Devi tenere ben presente che avere uno staff preparato e allineato è molto importante in questi contesti, anche per gestire eventuali inconvenienti.
E’ necessario che il personale sia pronto e preparato riguardo al “settore” di occupazione e che abbia la capacità di parlare la lingua inglese, soprattutto nel caso si tratti di un congresso internazionale. E’ necessario inoltre che tra i vari gruppi dello staff ci sia una buona comunicazione in modo che si possano gestire autonomamente non perdendo di vista le figure di riferimento.
3. Accoglienza speaker e revisione del programma
Sicuramente saranno gli speaker ad arrivare in location prima degli ospiti. Ecco che sarà necessario accoglierli con un’attenzione di riguardo e accompagnarli alle loro sedute. Nel caso debbano parlare subito, è bene accompagnarli al tavolo dei relatori, altrimenti nelle prime file della platea. E’ consigliabile creare una situazione agevole e di confrot prima di tutto. Dopodichè si può passare a qualche dettaglio più tecnico riguardante il programma della serata e il discorso che devono fare. Saranno già a conoscenza di tutto, si tratta infatti di un’infarinatura degli ultimi dettagli o eventuali cambiamenti apportati.
2. Accoglienza degli invitati e distribuzione materiale
Ecco giunta l’ora di arrivo degli invitati! Lo staff sarà al suo posto e tu ti dovrai assicurare che tutto avvenga nel migliore dei modi: accoglienza cortese, eventuale distribuzione di materiale, servizio guardaroba funzionante, distribuzione dei posti a sedere, etc.
Tutto questo dovrebbe avvenire in modo del tutto scorrevole nel caso l’organizzazione sia stata impeccabile, ma si potrebbe comunque inceppare in qualche ostacolo.
4. Gestione di eventuali imprevisti
Ecco perchè è necessaria tenere alta la guardia e avere la prontezza di intervenire in casi ad esempio qualcuno abbia problemi con l’ingresso, con il trovare i posti etc.
Ogni settore dello staff deve essere preparato per la gestione degli imprevisti, ma noi, in quanto organizzatori dobbiamo tenere monitorato il tutto lostesso ed assicurarci che questi vengano risolti nel minor tempo possibile.
Gli imprevisti possono riguardare anche tutto l’ambito degli strumenti tecnologici: microfoni, maxi schermi, pc etc. Per risolvere questa tipologia di problemi consigliamo sempre di avere una sostituzione per ogni strumento , e per un ulteriore tranquillità, anche un tecnico addetto.
5. Monitoraggio della scaletta di attività
Tra le cose più importanti da fare durante lo svolgimento di un congresso c’è sicuramente il monitoraggio della scaletta di attività. Nonostante il programma sia già stato definito da tempo, devi accertarti che l’ordine delle cose sia rispettato e che ci sia consequenzialità e fluidità tra i vari momenti del congresso così come tra i discorsi dei diversi ospiti. Se così non fosse, devi essere attento da accorgertene ed intervenire istantaneamente. Ricorda sempre che quello che può sembrare un piccolo incidente di percorso, è amplificato in un contesto con tanti invitati e un alto livello di formalità.
6. Gestione degli addetti alla comunicazione
Al tuo evento saranno presenti anche gli addetti alla comunicazione. Chi sono? Giornalisti, reporter, blogger e interpreti. Variano in base alla tipologia di congresso ma per tutti vale il fatto di non poter essere mescolati al resto del pubblico. Riserva loro le prime file della platea in modo da consentirgli una maggiore attenzione verso i temi trattati durante il congresso e poterli conseguentemente riportare nel migliore dei modi.
7. Conclusioni e cadeaux di ringraziamento
Il tuo evento sta volgendo al termine ma le cose da fare durante lo svolgimento di un congresso non sono finite. I tuoi ospiti si stanno alzando dai loro posti, presto si saluteranno e si dirigeranno verso il guardaroba per recuperare i loro capi. Cerca di fare il modo che il congresso sia concluso in modo tale da lasciare loro una buona sensazione e magari qualche spunto di riflessione. Dopodichè, all’uscita, non mancare nel lasciare loro un piccolo cadeaux di ringraziamento per la partecipazione e ricordo dell’evento. Ancora meglio se l’oggetto gode delle qualità di utilità e originalità, risulterà ancora più apprezzato!
Altre informazioni
Come ti sarai reso conto leggendo l’articolo, nonostante fosse già tutto stabilito le cose da fare durante lo svolgimento di un congresso sono molte. Se hai organizzato il tutto e ti trovi sfinito e vuoi goderti l’evento, oppure hai paura di non riuscire a tenere tutto sotto controllo, non esitare nel farti aiutare da esperti. Noi di Eventi e Fiere siamo qui proprio per questo!
