Necessiti di consigli pronti all’uso per come invitare uno speaker ad un congresso? Ogni evento di questo tipo ha uno o più speaker che trattano dell’argomento in questione, ma come facciamo a contattarli e far si che vengano a parlare proprio al nostro congresso? Se non sai come rispondere a queste domande sei nel posto giusto. Continua la lettura e troverai tanti spunti e informazioni su quelle che sono le pratiche più adatte in questo caso.
Non sottovalutare l’importanza di questa/e persone di rilievo nel tuo evento. Nel caso tu abbia qualche dubbio, non esitare a farti suggerire da noi esperti del mestiere.
Chi è uno speaker ad un congresso?
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Prima di porci il problema di come invitare uno speaker ad un congresso dobbiamo chiederci a chi ci si riferisce con questa parola. Quando parliamo di speaker ci riferiamo ad un annunciatore, in particolare della radio e della televisione, voce fuori campo che commenta le immagini che scorrono sul teleschermo. Questa però è soltanto una definizione parziale di quel che è o fa lo speaker.
Nel contesto di un congresso possono essere invitati uno o più speakers ovvero persone di rilievo per le loro competenze o per la loro esperienza. Hanno il compito di coinvolgere gli invitati e di trasmettere loro nuove informazioni e input motivazionali per raggiungere gli obiettivi prefissati.
Nel caso si tratti di un congresso ad alta specificità tematica, saranno invitati esperti del mestiere. Nel caso invece il congresso abbia finalità di team building, di motivare i propri dipendenti o di aspirare ad una crescita si può anche invitare uno o più speaker volti a questo.
Cosa deve fare uno speaker?
Come abbiamo precedentemente anticipato, lo speaker avrà differenti obiettivi in base alla tipologia di congresso. Ci sono però alcune competenze che deve possedere a prescindere da tutto.
- Saper esporre in modo chiaro e coinvolgente l’argomento;
- intrattenere e mantenere alta l’attenzione dell’audience per tutta la durata dello speech;
- muoversi adeguatamente sul palco (non essere rigidi come un palo, ma neanche roteare ovunque come una trottola);
- saper parlare con il giusto tono di voce, sapendo quando fare pause, come ri-ottenere l’attenzione se viene persa e come svegliare l’audience se la vede un po’ assopita (può capitare nella fase post pranzo).
Diverse tipologie di speaker
Ti accorgerai che gli speaker sono divisi in categorie, non solo per la fascia di prezzo, ma soprattutto per gli argomenti e le tematiche di cui si fanno portavoce.
Se la tematica dell’evento è già ben definita, la scelta è semplice, bisogna indagare le persone di maggior rilievo in un determinato ambito.
Inoltre un bravo speaker può giocare diversi ruoli nel tuo evento: dovrà essere un moderatore? O un relatore che si faccia voce dei tuoi valori aziendali?
O ancora sarà necessario uno speaker motivazionale, che sia di ispirazione e fonte di riflessione per il suo pubblico?
Stabilisci bene quali sono gli obiettivi per cui stai invitando lo speaker prima di approcciarti a lui , per poter essere più chiaro e diretto e inoltre stabilisci un budget da dedicargli.
Come invitare un’ospite
Eccoci nel cuore del nostro argomento: come invitare uno speaker ad un congresso. Se si tratta della prima volta che si entra in contatto con l’ospite sicuramente l’atteggiamento più consigliato è di formalità.
Si potrebbe ad esempio mandare una mail formale in cui si spiega lo scopo del congresso e perchè sarebbe gradita la sua presenza. Consigliamo di chiedere un appuntamento telefonico per la definizione dei dettagli e di tutte le specifiche del caso. Come ad esempio dovrete verificare la disponibilità della data (se l’evento è già stato fissato) e i termini concreti dell’accordo, tra cui il rimborso spese dello speaker etc.
Non puoi aspettarti che la persona tirata in causa accetti all’istante, perché molti elementi sono da valutare ed eventualmente concordare insieme. Come ad esempio il discorso, dovrete trovare un punto di incontro tra quello che vorresti dicesse lo speaker e quello che vuole dire lui.
Altre informazioni utili
Come ben sappiamo, quel che meglio si ricorda di un evento, in questo caso specifico di un congresso sono sicuramente:
- Il cibo
- La location
- Il/gli speaker
Dopo aver individuato le modalità per come invitare uno speaker ad un congresso, cerca di di attribuirgli importanza durante tutta la durata dell’evento. A partire dalla fase di pubblicizzazione del congresso, sia durante con le accortezze del caso nella serata, che dopo con i dovuti ringraziamenti.
Se hai bisogno di aiuto per far si che il tuo congresso avvenga nel migliore dei modo non temporeggiare nell’usufruire dei servizi di Eventi e Fiere.
