Hai idea di come definire il budget per un congresso? Che tu sia un organizzatore esperto o alle prime armi, sappiamo che il congresso è uno degli eventi più difficoltosi da organizzare. Proprio per questo motivo ci mettiamo a tua disposizione per offrirti qualche dritta su come definire il budget, nonchè punto di partenza per l’organizzazione.
Rimaniamo a tua disposizione in caso di bisogno, e ti ricordiamo che noi di Eventi e Fiere siamo esperti del settore, nel caso necessiti di un supporto!
Che cos’è il budget per un congresso?
Contenuti
Siamo tutti a conoscenza di cosa si intende con l’espressione budget?
E’ un bilancio preventivo, in particolare, la somma che si decide di spendere per una determinata occasione.
Il congresso, invece, è una riunione periodica di profili di rilievo: studiosi, artisti, professionisti, oppure rappresentanti di un partito, convenuti da varie parti per discutere di argomenti di carattere professionale su una determinata categoria. Può essere di natura nazionale o internazionale.
Risulta evidente quindi che il budget per un congresso sarà la definizione di una quota di denaro necessaria per la sua realizzazione. Capirne la definizione risulterà semplice, ma metterla in pratica risulta più complesso. Ricorda inoltre, che una buona definizione del budget ti consentirà una pianificazione dell’intero evento più solida e meno incerta, come capiterebbe nel caso in cui dovessi continuamente fare controlli sulle tue disponibilità.
Budget: definizione dei costi
Come nella maggior parte degli eventi anche per stabilire il budget di un congresso avremo delle entrate e delle uscite.
Le entrate sono garantite prevalentemente da: biglietti di ingresso nel caso l’evento sia a pagamento, eventuali sponsor o finanziatori e affitti di appositi spazi espositivi.
Le uscite sono molteplici e per questo è necessario stabilire un budget massimo, oltre il quale non spingersi. Inoltre, è sempre bene considerare una percentuale del budget per gli imprevisti. Trattandosi di un evento altamente formale non puoi permetterti che qualcosa vada per il verso sbagliato. Le analizzeremo successivamente in modo più approfondito ma la maggior parte dei costi è rappresentato da: i contenuti delle conferenze, la location e le sale meeting, l’accoglienza degli ospiti, la comunicazione e la pubblicizzazione, il catering e l’eventuale intrattenimento.
Per ciascuna delle categorie sopra citate sarebbe utile attribuire loro una percentuale di budget da conferirgli. Questo procedimento servirà non solo per avere una mappa complessiva sulla distribuzione del budget, ma agli antipodi, ci servirà per individuare gli elementi più importanti su cui investire maggiormente. Per aiutarti nella definizione del budget ti consigliamo di utilizzare come supporto il foglio di calcolo Excel.
Principali voci di spesa
Tra le principali voci di spesa che dovremo analizzare per sapere come definire il budget per un congresso avremo:
- Affitto della location: ovvero il costo del luogo nel quale avverrà il congresso. Da considerare un costo maggioritario nella maggior parte dei casi in cui si tratti di un congresso internazionale, e quindi di maggior portata.
- Servizi: riguardano i costi di allestimento della sala, regia, tecnologie, servizi audio e video etc. Particolarmente importanti in quanto spesso i relatori durante i congressi utilizzano le slide come supporto informatico.
- Catering e punti ristoro: costo per un coffe break, aperitivo o un eventuale pranzo-cena di gala al termine del congresso.
- Materiali e gadget per i partecipanti: si tratta di tutto ciò che riguarda la cancelleria come block notes, penne ed opuscoli con eventualmente la stampa personalizzata dell’edizione del congresso o dell’azienda che lo organizza.
- Comunicazione e promozione pubblicitaria: aspetto pubblicitario del congresso come locandine, campagne pubblicitarie online e offline, etc. Costi per comunicatori quali giornalisti o blogger etc.
- Staff: insieme del personale che collabora all’evento, hostess, steward, baristi, ingressisti, servizio guardaroba, tecnici audio e video etc.
Altre informazioni utili
Come avrai capito, definire il budget per un congresso è tutt’altro che immediato. Inoltre, i servizi ad esso annessi sono molteplici e richiedono di un’accurata valutazione di importanza rispetto al contesto.
Se stai organizzando un congresso e ti serve aiuto per trovare staff preparato, una sala congressi adeguata o chi si occupi della campagna pubblicitaria, non esitare a consultare il nostro sito di Eventi e Fiere.
