come organizzare un congresso

Stai pensando a come organizzare un congresso ma non sai da dove iniziare? Hai un’idea più o meno vaga delle tappe da seguire, ma ti senti estremamente confuso? O ancora, hai assistito a qualche congresso e ti è apparsa un’impresa impossibile? Niente panico, se hai anche uno solo di questi dubbi sei finito nel posto giusto! Qui troverai i giusti consigli e suggerimenti per assicurarti di organizzare un evento di successo. Ma iniziamo a far chiarezza su che cosa sia effettivamente l’evento che ci interessa trattare.

Che cos’è un congresso

Prima di parlare di come organizzare questo evento è bene soffermarci sul che cos’è un congresso. E’ un evento organizzato per riunire usualmente persone d’alto profilo accomunate dagli stessi interessi professionali, o culturali, o politici che intendono accrescere la propria conoscenza o preparazione professionale attraverso un confronto, un dibattito o una qualsiasi forma di condivisione comunicativa.
Il potere comunicativo del congresso, risiede sia nel numero elevato di partecipanti che ne prendono parte, sia nella cadenza temporale che solitamente può avere periodicità annuale o pluriennale (ad esempio ogni cinque anni).
Ma entriamo maggiormente nel dettaglio.

Dal latino congressus -us si traduce con «incontro» e derivato da congrĕdi significa «camminare insieme, incontrarsi». Dunque, organizzare un congresso significa organizzare un evento attraverso cui si da la possibilità a più persone di relazionarsi e confrontarsi circa un tema specifico, una questione predeterminata, che sarà, come vedremo in seguito, il taglio specifico che si deciderà di dare al congresso da organizzare.

Per aiutarci a comprendere ancora meglio ci sembra necessario operare una breve distinzione tra il congresso, il convegno e la conferenza, eventi che vengono spesso e facilmente confusi.

Il convegno

E’ un evento unico che può essere organizzato da un qualsiasi ente al fine di diffondere informazioni specifiche attraverso cui formare i partecipanti, che possono a loro volta essere sia membri stessi dell’ente, sia clienti. La durata del convegno varia generalmente da 3 a 4 giorni.

La conferenza

E’, invece, un evento unico incentrato su argomenti di attualità i cui partecipanti possono essere di vario tipo e non necessariamente specializzati nel settore attinente all’evento.

Ben più lontano da questi tipi di eventi si pone il congresso che, in qualità di riunione dal carattere ufficiale, può vedere tra i suoi partecipanti figure professionali specifiche e di vario genere come medici, avvocati, artisti, o politici e che, come abbiamo detto, ha cadenza annuale o pluriennale.
Ora che hai appreso cosa sia concretamente un congresso è il caso di andare subito a vedere come organizzarlo!

Definisci i tuoi obiettivi

Il primo step su come organizzare un congresso unico e di successo è quello di riconoscere e definire ciò che ti spinge ad organizzare l’evento e dunque cosa ti aspetti di ottenere al termine di questo.

Ergo, qual è l’obiettivo che intendi realizzare attraverso il tuo congresso? Magari hai in mente di creare un potente canale di comunicazione, o un’occasione per mettere in contatto numerosi specialisti. Per stabilire il fine del tuo evento devi tener conto del target a cui si rivolge il congresso da organizzare e in base a ciò, successivamente, stabilire i contenuti su cui verterà.

È molto importante che tu tenga a mente la tua mission e la tua vision per definire al meglio e soprattutto per rendere concreti i tuoi obiettivi.
Mission e vision sono due componenti essenziali dal punto di vista strategico.

La mission rappresenta il fine ultimo che intendi perseguire ed è l’elemento chiave che permette di far acquisire alla tua azienda o alla tua categoria professionale e/o culturale un carattere distintivo.

La vision è la rappresentazione che ti poni di uno scenario futuro ed è l’elemento che ti permette di determinare e fissare gli obiettivi per l’avvenire.

Certamente non puoi dimenticare l’importanza di definire anche obiettivi che siano correlati al soddisfacimento delle aspettative dei partecipanti e dunque all’accrescimento della tua immagine. Non dimenticare che sei tu l’ideatore del congresso e solo tu puoi garantirti il giusto successo!

Definisci il budget per un congresso

Ora che hai stabilito gli obiettivi che intendi perseguire è il momento di stabilire un budget massimo per il tuo evento, in base alla situazione finanziaria di cui disponi.

Definire un budget è un passaggio tanto importante riguardo al come organizzare un congresso. Allo stesso tempo rischioso, soprattutto se affrontato da soli! Nel caso in cui tu non abbia mai organizzato un evento e l’idea di correre rischi economici ti spaventa terribilmente, sei finito nel posto giusto per te! Per definire un budget bisogna tener conto della disponibilità economica di cui si dispone, dell’obiettivo a cui mira l’evento e delle dimensioni dell’evento.
Ti ricordiamo che commettere errori nella definizione del budget comporta il rischio di andare incontro non solo a danni inerenti all’operatività, ma anche all’immagine della tua azienda. Dunque, è sempre bene rivolgersi a persone esperte e competenti dell’ambito!

Riportiamo qui tre passaggi utili per definire un budget:

1. È bene fare un calcolo delle uscite e delle entrate e assicurarsi prima che le eventuali entrate siano sufficienti per coprire l’intero budget impiegato nell’evento,
2. Creare delle categorie di spesa può rivelarsi molto utile per una pianificazione più precisa (es: categoria marketing, categoria tecnologia),
3. Ancora più utile è creare, in relazione alle suddette categorie, delle sottocategorie per essere sicuri di non dimenticare nulla (es: nella categoria marketing una sottocategoria sarà la pubblicità online, nella categoria tecnologia vedremo i costi relativi al microfono, allo schermo, al proiettore).

Ti ricordiamo che commettere errori nella definizione del budget comporta il rischio di andare incontro non solo a danni inerenti all’operatività, ma anche all’immagine della tua azienda. Dunque, è sempre bene rivolgersi a persone esperte e competenti nelle attività per organizzare un congresso!

Come immagini il tuo congresso: il concept

Per dare un’impronta al tuo evento è necessario focalizzarsi sul concept. Sappiamo bene che non si può pensare un evento senza averne un’idea iniziale, un’idea che valga da risposta alla domanda: “come ti immagini il tuo evento?” “sai già come pianificare l’organizzazione del tuo congresso?”.
Il concept, in quanto idea creativa iniziale, deve contenere alcuni punti necessari alla realizzazione del congresso:

• Fissare un target a cui è diretto l’evento,
• Definire il messaggio che si vuole trasmettere ai partecipanti,
• Prefissarsi un obiettivo.

Quando avrai risposto a questi elementi ecco che il concept del tuo evento verrà formandosi fino ad avere un’idea ben chiara e delineata. Dunque, tieni conto di ogni elemento per quanto concerne la location, la data del tuo evento, il nome che intendi dare, gli ospiti e così via.
E ora che dentro di te inizi a immaginare il tuo evento con maggior concretezza e precisione, passiamo alla fase successiva per come organizzare un congresso!

Analisi dei costi

Fare un’analisi dei costi è un passaggio essenziale del nostro iter su come organizzare un congresso. Metaforicamente si tratta di seguire una bussola: non solo sai che non ti permetterà di perderti ma che ti garantirà anche l’orientamento preciso per condurti nella giusta via! Vediamo nel dettaglio cosa intendiamo.
Analizzare i costi dell’evento è uno step importante per la gestione delle finanze e per prevedere ed evitare eventuali perdite.

Tra le spese da conteggiare per il tuo congresso figurano: l’affitto della struttura, i costi del catering, dell’allestimento, del materiale e i costi interni, in termini di persone a cui affiderai l’evento con le relative ore di lavoro.

Dunque, è bene fare un calcolo di tutte le risorse che intendi impiegare per evitare possibili perdite e fallimenti. È chiaro che l’imprevisto, come per ogni evento, sta sempre dietro l’angolo quindi calcola anche un fondo imprevisti perché, come ben sai, “non si può mai sapere”.
Per scansare ogni pericolo valuta l’opzione di affidarti a qualcuno di competente ed esperto in grado di garantirti ottimi risultati!

Stendi un progetto preliminare

Ora che hai definito un budget, sviluppato il tuo concept e analizzato a fondo i costi possiamo stilare un progetto preliminare delle giornate del tuo evento.

Se vuoi organizzare un congresso memorabile è importante non lasciare nulla al caso e determinare con precisione ogni momento delle giornate. Quanto vuoi far durare il tuo congresso e con quale cadenza temporale? Tieni conto di tutto ciò che occorre per soddisfare i tuoi partecipanti.
Stabilire il periodo più adatto dell’anno in cui realizzare il congresso, definire in termini di giornate la durata del congresso, l’ora di inizio e di fine delle giornate, sono tutti elementi che vanno considerati e organizzati al meglio.

Una buona idea può essere quella di realizzare, nella location stabilita, una saletta ricreativa che ti permetterà di allietare le pause degli ospiti.
Nella stesura del progetto preliminare valuta bene la sequenza delle attività e tutti i passaggi burocratici necessari, è molto importante non lasciare nulla al caso e dunque occuparti anche della scelta dei fornitori e delle tempistiche necessarie.

Non dimenticare nella stesura del progetto preliminare di valutare bene la sequenza e il modo più efficace per ottimizzare le attività!

Richiedi, valuta e conferma i preventivi

Tieni bene a mente i servizi necessari per la quale bisogna contattare i fornitori: allestimento, servizi tecnici, impresa di pulizie, affitto sala, catering. Una volta stabiliti i servizi e dunque i fornitori che fanno al caso tuo è il momento di richiedere i preventivi.
Quando si richiede un preventivo è necessario comunicare al fornitore ogni dettaglio dell’ordine in termini di quantità necessarie e date da rispettare.

Ricevuti i preventivi, devi valutare quale risponde in modo più efficace alle tue esigenze ed è una buona idea scegliere un fornitore di scorta da contattare in caso di situazioni impreviste. Tieni sempre a mente che un preventivo economico non corrisponde sempre ad una qualità del servizio! Per evitare di incorrere in rischi indesiderati ti consigliamo di affidarti ad un esperto che possa garantirti tempestivamente la miglior scelta dei fornitori.

Scegliere di affidarti a mani esperte per la richiesta e la valutazione dei preventivi ti permetterà di evitare senz’altro qualsiasi rischio e di organizzare al meglio il tuo congresso! Continua la lettura su come organizzare un congresso se vuoi saperne di più!

Parte burocratica

Arrivati a questo punto riteniamo necessario ricordarti di non tralasciare la parte burocratica del tuo evento. Fai un sunto di tutti i servizi necessari e verifica i permessi da richiedere per ogni attività. Seppur è il passaggio ritenuto più noioso, ricordati che è di fondamentale importanza! Assicurati che tutto sia in regola e soprattutto di rispettare ogni scadenza e ogni dovere ai sensi di legge.

Verifica il budget

Ora che hai deciso i fornitori e che conosci a dettaglio i preventivi puoi verificare se il tuo budget iniziale è adatto alle spese e se rientrano i costi dell’evento. Se hai ancora dubbi su come fissare il budget per il tuo congresso non esitare a saperne di più. Nel caso in cui fosse avanzato qualcosa potrai pensare di aggiungere qualche servizio in più, o in caso contrario occuparti di tagliare alcune spese. Le cose da fare sono ancora molte, prosegui la lettura su come organizzare un congresso se non vuoi tralasciare nulla.

Gantt di progetto

Riunite tutte le idee e le informazioni indispensabili per organizzare il tuo congresso, puoi ricorrere al Gantt di progetto per pianificare le attività e per raggiungere gli obiettivi prefissati nei giusti tempi e con i giusti costi.
Il Gantt di progetto ti permetterà di monitorare l’avanzamento del tuo progetto con le relative tempistiche e attività. Nel caso in cui non ne avessi mai sentito parlare, si tratta di una rappresentazione grafica (e non di un documento scritto, come molti possono pensare) che ti consente di:

• inserire le attività da svolgere e la relativa durata,
• stabilire chi lavorerà per ogni attività e le ore di lavoro necessarie,
• individuare eventuali sovrapposizioni di attività.

Si tratta, dunque, di uno strumento molto versatile e facilmente comprensibile che ti offre la possibilità di semplificare al meglio l’organizzazione del tuo evento, evitando eventuali sovrapposizioni e confusioni nella pianificazione.

Stabilisci le modalità di invito

Manca davvero poco al tuo evento, è quasi tutto pronto! Mancano solo i partecipanti, ma qual è la modalità d’invito più adatta a cui ricorrere?
Partiamo dal presupposto che ad ogni evento corrisponde un target di riferimento a cui attingere e per ogni target vi è una modalità d’invito differente. Nel caso di una conferenza, si potrà scegliere se optare tra un invito cartaceo o un invito online. Nel caso in cui i partecipanti siano numerosi optare per gli inviti online, e dunque tramite l’invio di una mail informativa, può essere una buona idea.

Per fare una scelta adatta tieni a mente il numero di invitati e la portata del tuo congresso.
È un congresso ecm? Si tratta di un evento aziendale per il lancio di un nuovo prodotto?
O di un incontro tra professionisti?

In base al tipo di congresso puoi decidere se optare per una mailing list, nel caso in cui gli invitati siano iscritti ad un’associazione attinente al tuo evento, o nel caso di un congresso di grande portata e in una città differente puoi optare per un invito formale e individuale che indichi alloggio e mezzi per raggiungere la location.

Ma soprattutto, hai pensato a come invitare gli speaker che dovranno presenziare al tuo congresso? Si tratta di un tasto molto delicato e importante, cerca di non tralasciare nulla.

In ogni caso, non dimenticare mai di scrivere nell’invito ora, data e luogo in cui avverrà l’evento e il tema che verrà trattato!
Si tratta di quei dettagli che se tralasciati possono causare danni di grande portata.

Comunicazione e promozione esterna

Ora che tutto è pronto passiamo alla fase promozionale del tuo congresso! A livello esterno puoi decidere se puntare su canali pubblicitari online o offline.
Con i primi si intende il ricorso promozionale ai social network, o la creazione di un blog aziendale, o anche di una newsletter.
Con i secondi, invece, si intende la promozione tramite volantinaggio, affissioni o persino spot pubblicitari.
Se, però, prevedi di organizzare un congresso di grandi dimensioni ricordati che ricorrere alle conferenze stampa è la miglior scelta. Ciò ti consentirà di espandere il raggio di comunicazione ad un maggior numero di persone!

Comunicazione interna

Per la buona riuscita del tuo evento è importante creare e sostenere una rete comunicativa interna. Una buona comunicazione interna è importante. Ma perché?
Una buona comunicazione deve basarsi sulla coordinazione interna all’evento e dunque favorire e facilitare le relazioni tra i dipendenti.
Rispettare questo passaggio ti permetterà di ottenere una maggior diffusione delle informazioni. Non dimenticare, inoltre, che un’ambiente caratterizzato da un’efficace rete comunicativa costituisce un elemento in più per permettere un’organizzazione efficiente all’interno del tuo congresso!

Logistica per un congresso

Uno spazio importante nella preparazione di un congresso è occupato dall’efficacia del servizio di logistica. Disporre di un servizio di logistica efficiente significa pianificare al meglio i trasporti per eventuali trasferimenti dello staff e dei partecipanti, ma anche assicurarsi che il trasporto dei materiali sia organizzato al meglio!
È importante, inoltre, gestire l’ accomodation per lo staff, per i relatori e per tutti gli eventuali ospiti.
In tal modo i partecipanti avranno la possibilità di usufruire di tutto il materiale necessario e
soprattutto dare la giusta ospitalità ai partecipanti è un elemento in più per ottimizzare il tuo evento!

Allestimenti

Uno degli errori che si commette più frequentemente nel decidere di organizzare un congresso è di trascurare il rilievo della location e delle strutture di allestimento. Disporre di un luogo adatto all’evento è certamente uno step fondamentale, ma pur possedendo il giusto spazio se si abbandona al caso l’allestimento il congresso può risultare una vera catastrofe!
Gli elementi imprescindibili di cui devi assolutamente occuparti sono:

• Le strutture audio-video: microfono, impianti di amplificazione, maxischermi, videoproiettori, pc etc.
• Il materiale-guida per i partecipanti: programmi, segnaposti, schede di iscrizione, cancelleria, gadget, badge e pass etc.
• Un’area ristoro che permetta agli invitati di fare un coffee break nel momento di pausa.

Questo elenco però non basta per sapere come allestire un congresso. Per allestire al meglio la sala in cui avverrà il congresso sarà utile fare un buon uso dei colori e degli arredi, ricordati che per quanto l’allestimento sia la cornice del tuo evento è ciò che i partecipanti si troveranno dinanzi agli occhi prima ancora dell’evento stesso!

Pre-congresso: checkup delle attività

Ora che tutto è chiaro giungiamo ad una dei momenti più importanti: la fase pre-evento.
Prima dell’evento è necessario controllare di aver svolto correttamente tutti i passaggi elencati finora e dunque: verificare che le pratiche burocratiche siano state accettate (con le relative autorizzazioni), monitorare la partecipazione degli invitati, organizzare alternative nel catering per i partecipanti che possiedono allergie alimentari, controllare di avere dei fornitori di riserva.

Effettuare un check-up significa controllare il corso delle tue attività, potrebbe tornarti utile stendere una lista dei ruoli e delle funzioni attribuite al tuo staff e parallelamente porti delle alternative in caso di imprevisti.

Durante il congresso

Eccoci finalmente giunti all’evento! È il momento in cui il tuo congresso assume una forma concreta e cosa fare per renderlo al meglio nel suo svolgimento?

Beh, è il caso innanzitutto di organizzare un briefing con il tuo staff, ricordandogli di presentarsi prima dell’orario di inizio per ultimare il coordinamento dell’evento.
Durante l’evento monitora, passo dopo passo, tutte le attività per verificare che queste stiano eseguendo il loro corso e che tutto stia procedendo esattamente come previsto.
Non perdere di vista nulla! Occupati dell’accoglienza degli invitati e dell’eventuale distribuzione del materiale. Controlla che tutto stia andando per il verso giusto e renditi sempre disponibile in caso di eventuali intoppi. Ricordati che la chiave del successo risiede tutta nell’organizzazione!

Post-congresso

È finito il tuo congresso e siamo certi che se avrai seguito tutte le indicazioni che ti abbiamo suggerito sarà andato al meglio! Ma terminato il congresso, cosa fare? È il momento di:

• Finalizzare i rapporti economici, quindi occupati delle fatture e degli eventuali rimborsi,
• Consultarti con il personale che ha preso parte all’evento per scambiare pareri sullo svolgimento del congresso,
• Occuparti delle comunicazioni esterne per eventuali ringraziamenti,
• Compiere una valutazione generale in base agli obiettivi che ti eri prefissato in partenza,
• Analizza, in virtù di un futuro evento, ogni aspetto del tuo congresso: lati positivi, lati negativi e cose da migliorare.

Ora sai come organizzare un congresso di successo! Non dimenticarti che con l’aiuto di un esperto le possibilità di raggiungere risultati migliori sono di gran lunga maggiori!