che-cos-è-un-briefing

Che cos’è un briefing?

Stai organizzando un evento e il tuo capo progetto ti ha chiamato ad un briefing? Questa parola inglese ti ha creato confusione e vorresti saperne di più? Allora questo articolo fa per te!

Il termine inglese briefing deriva dal verbo “to brief“, che vuol dire “informare, dare istruzioni”, ma significa anche “riassumere”. È proprio nell’attività del riassumere che è racchiuso il vero significato di briefing: in una breve riunione riuscire ad affrontare i punti chiave di un argomento e dettare delle linee guida per la realizzazione di un progetto.

A cosa serve?

Un briefing è organizzato dal capo progetto o dal datore di lavoro per fare il punto della situazione su alcuni lavori in corso o per assegnare compiti operativi nella pianificazione di un nuovo progetto, attraverso una scaletta precisa di interventi e di punti da affrontare. Solitamente ad un briefing partecipa un gruppo di lavoro ristretto, che corrisponde a tutti coloro che collaborano ad un determinato progetto.

Un briefing ha una durata variabile che non dovrebbe mai superare le quattro ore. Nel caso in cui sia prevista una durata più lunga, è necessario prevedere a metà della riunione un breve coffee break per permettere ai partecipanti di rigenerarsi e raccogliere le idee.

Il briefing ha come finalità il miglioramento della comunicazione interna tra collaboratori e intende favorire la trasparenza nei gruppi di lavoro e la partecipazione nella gestione delle attività, migliorare le relazioni con il datore di lavoro, sviluppare il senso di responsabilità.

Nell’ambito dell’organizzazione eventi, il briefing è presenziato da collaboratori esterni, chiamati a svolgere servizio di assistenza. È convocato pochi giorni prima per riunire tutti i dettagli sulle mansioni da svolgere durante l’evento.

Oggi questo termine si usa molto anche nell’ambito dell’organizzazione aziendale. Solitamente i manager convocano i propri collaboratori per un briefing aziendale, per valutare l’andamento del lavoro e per affidare nuovi compiti in vista di un nuovo progetto.

Tutti gli argomenti trattati in un qualsiasi briefing vengono poi riassunti in un documento conclusivo chiamato brief, che verrà successivamente distribuito a tutti i partecipanti.

In ambito pubblicitario

Il termine briefing è utilizzato anche in ambito pubblicitario, per indicare gli incontri che avvengono tra un’azienda e un’agenzia pubblicitaria. In questi incontri l’azienda consegna all’agenzia tutte le informazioni, i contenuti e i dati necessari alla realizzazione di una campagna pubblicitaria. Così l’agenzia comprende come intende essere pubblicizzata l’azienda, qual è il target di riferimento, quali sono gli obiettivi, il budget e i tempi di realizzazione.

In questo caso il brief è un documento che riassume tutti gli obiettivi e i dettagli della campagna pubblicitaria da realizzare. Più chiaro e dettagliato sarà il brief, maggiore sarà la corrispondenza del risultato finale con i desideri del committente.

Hai mai sentito parlare di debriefing?

Il termine debriefing, al contrario, definisce una serie di incontri post-evento che hanno lo scopo di valutare i risultati ottenuti. Nel corso di un debriefing si verifica se il budget è stato rispettato, se tutto è stato eseguito all’interno dei tempi prestabiliti, se l’evento è stato gestito in modo professionale, se gli ospiti sono stati soddisfatti e tutti quegli elementi utili a capire se l’evento è stato eseguito nel modo corretto.

Tutto dipende dal briefing: se viene realizzato un buon brief, al termine del progetto sarà possibile fare valutazioni molto positive!

Porta le tue idee!

Quando si collabora alla realizzazione di un progetto, è necessario essere capaci di seguire le linee guida impartite dal capo progetto. Ma questo non significa rinunciare ad essere propositivi! Porta all’interno del briefing nuove proposte: se saranno ben motivate sarai in grado di mostrare la tua professionalità e potrai aumentare la tua visibilità professionale in caso di successo!

Ora che tutto è più chiaro, sei pronto a partecipare al tuo briefing! Prima, però, condividi questo articolo!

Condividi questo articolo!