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Organizzazione eventi: come fare con il budget?

Brutta storia l’organizzazione eventi. Devi occuparti di milioni di aspetti, parlare con i fornitori, individuare la location. Al tempo stesso, però, hai un vincolo: il budget (sottofondo con canzone a caso dei Coldplay).

Su Eventi e Fiere abbiamo già parlato di organizzare un budget per un’inaugurazione. Oggi ci occuperemo di una questione più generale: l’organizzazione del budget nel caso di un congresso.

Per intenderci: puoi immaginare qualunque cosa (frecce tricolori che piroettano sulla tua testa, l’orchestra de “La Scala” che promuove il tuo evento cantando, relatori di fama internazionale..), ma se non hai i soldi, rimarrà tutto nella tua testa.

“Tra il dire e il fare c’è di mezzo il mare”, dice mia nonna. Ecco: io voglio insegnarti a nuotare.

Dunque, supponiamo tu voglia organizzare un congresso. Come fare col budget?

ORGANIZZAZIONE EVENTI: COME COSTRUIRE IL BUDGET PER IL TUO CONGRESSO?

Te lo dico già da ora: il calcolo del budget del tuo congresso è un’operazione complessa. Proprio per questo spesso è imprescindibile l’aiuto di un esperto organizzatore di eventi.  Perché?

L’organizzatore di eventi, prima di tutto, ti aiuta a definire il budget (qual è l’obiettivo dell’evento? Serve per raccogliere fondi? Si ripropone di promuovere un prodotto?) Da questa domanda dipende la successiva organizzazione strategica del budget.

Una volta identificato il target, l’organizzatore di eventi ti aiuterà a stabilire come raggiungere i tuoi obiettivi (per esempio, procurando degli sponsor).

Il punto successivo è l’organizzazione delle voci di entrata e di spesa (che, per esempio, variano a seconda del numero degli invitati), tenendo anche i considerazione delle possibili spese extra Possono sembrare considerazioni banali, ma in realtà non lo sono.

Per esempio, non tutti gli eventi prevedono delle entrate, ma tutti garantiscono dei vantaggi a lungo termine (se un congresso spesso è a pagamento, l’organizzazione di una cena di gala spesso non garantisce alcun introito).

ORGANIZZAZIONE EVENTI: QUALI  VOCI INCIDONO DI PIÙ SUL TUO BUDGET ?

Grazie alla propria esperienza, l’organizzatore di eventi è consapevole delle voci che influiranno maggiormente sul tuo budget. Quali sono?

  • location
  • relatori
  • allestimenti
  • catering

Perché tutto ciò è importante? Perché ciò consente di raggiungere il pareggio tra le entrate e le uscite, fondamentale per evitare dissesti nel tuo bilancio!

In questo senso l’organizzatore di eventi potrà essere l’angelo custode che garantirà la riuscita (economica ed organizzativa) del tuo congresso!

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