So che non vedevate l’ora e quindi oggi torniamo sul tema congressi per parlare di cosa dovrebbe offrire un servizio di logistica efficiente.
Che un congresso sia una tipologia di eventi di difficile organizzazione, ne abbiamo già parlato più e più volte. Ma ne abbiamo parlato soprattutto in termini di, passatemi l’espressione, risultato finale. Di quello di cui relatori e ospiti dovrebbero rimanere stupiti e piacevolmente colpiti.
Oggi invece ci sposteremo dietro le quinte di questi congressi per capire cosa occorra mettere in atto e prendere in considerazione per la buona riuscita di questi eventi.
Di cosa sto parlando?! Datemi due, massimo tre dai, minuti di tempo e ve lo spiego immediatamente.
Quel che occorre è un servizio di logistica efficiente
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Che l’aspetto della sala debba essere il migliore lo sappiamo. Che le luci e l’audio debbano essere nitide, anche. Così come sappiamo che è importante il servizio di security.
Organizzare un congresso, però, non vuol dire solamente creare un ambiente dove si possano solo scattare belle foto, ovviamente parlando per metafore. Al contrario, vuol dire anche permettere a relatori e ospiti di operare nel migliore dei modi. Nello specifico i relatori avranno sicuramente necessità di distribuire materiale informativo alla platea, in modo che questa possa seguire con maggiore attenzione quanto si sta dicendo.
Ora, una piccola ma necessaria precisazione: un congresso, come abbiamo già detto, è un evento che vede solitamente parteciparvi figure di spessore e trattare argomenti altrettanto importanti e complessi.
Il materiale informativo quindi, vuoi per la vastità della trattazione, vuoi per l’elevato numero di persone che saranno presenti in sala, non si ridurrà a pochi e scarni depliant e senza prendere in considerazione tutto il resto del materiale che può servire (transenne, tavoli, palchi ecc…)
Da qui nasce la necessità di scegliere una sala congressi che disponga, tra le altre cose, di un servizio di logistica efficiente su cui voi possiate fare affidamento per lo stoccaggio di tutto il materiale che vi occorre.
In cosa consiste un buon servizio di logistica?
1) Carico e scarico
L’ideale è che il centro congressi per cui opterete permetta ai vostri fornitori di consegnare il materiale (eventualmente) anche in assenza degli organizzatori. Ovviamente garantendo la massima professionalità e rispetto di qualsiasi cosa gli sia fatta pervenire.
2) Stoccaggio del materiale
Dovrete assicurarvi che il centro congressi disponga di spazi adeguati per stoccare tutto ciò che vi occorrerà. Questo responsabilmente e per tutta la durata del congresso.
3) Ritiro del materiale
Al termine del congresso, molto probabilmente, vi accorgerete di qualcosa in avanzo. Sinceratevi quindi di poter ritirare il materiale in orari non restrittivi e nei modi e nei tempi che riterrete più adeguati alle vostre esigenze. Questo vi eviterà di compiere disumane corse contro il tempo e di dedicare le vostre energie a ciò che è veramente importante per il vostro lavoro.
Ecco, due minuti o poco più di lettura: ho mantenuto la promessa.
Condividete subito questo articolo e buon lavoro!