Ardua impresa l’organizzazione di un congresso! Infiniti aspetti da curare nei tempi previsti e tanti i problemi da risolvere all’ultimo minuto. Detta così non sembra una bella cosa di cui occuparsi, lo so. Sarà perché le cose che richiedono un maggiore impegno inizialmente spaventano un po’, ma poi sono proprio quelle che più danno soddisfazione in assoluto! Sulla scia di quanto appena detto, quello che vi propongo oggi è una case history della ricerca dello staff per un grande evento organizzato qualche anno fa al Palazzo dei congressi Roma da un’importante società italiana.
Ma mi raccomando, durante il racconto non fatevi distrarre troppo dal fascino della capitale… Stiamo per andare ad un congresso!
Assemblea al Palazzo dei congressi Roma: il cliente e la sua richiesta
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Il cliente in questione è una nota società italiana che opera nel campo della musica. Periodicamente organizza questo tipo di evento per provvedere al rinnovo dei suoi organi amministrativi nell’arco di una sola giornata. La sua richiesta riguardava la necessità di un ingente numero di personale congressuale in tempi molto brevi (per l’esattezza 150 tra hostess e steward da reclutare in una settimana) per garantire ogni tipo di assistenza e la gestione ottimale degli ospiti durante il congresso.
Assemblea al Palazzo dei congressi Roma: adempimento della richiesta
Capirete bene che nel momento in cui viene richiesto uno staff numeroso è perché le mansioni da svolgere e i ruoli da ricoprire sono molteplici. Il primo passo da compiere è stato dunque definire il tipo di hostess e steward da ricercare. Dopodiché si è passati alla selezione vera e propria, di ragazzi e ragazze per lo più, tramite dei casting. In particolare, si è provveduto alla ricerca di addetti per:
- accoglienza;
- spunta lista;
- guardaroba;
- assistenza alle votazioni elettroniche;
- sicurezza non armata per il controllo degli accessi;
- assistenza per il catering durante i coffee break.
In aggiunta, è stato curato l’aspetto del noleggio divise, uguale per entrambi i sessi, al fine di uniformare lo staff e di facilitarne il riconoscimento. Comprenderete che non si è trattato di un semplice dettaglio per aspirare al perfezionismo. Immaginate quanto possa essere importante sapere esattamente da chi poter ricevere utili informazioni, quando ci si ritrova in una sala enorme, di un posto che non si conosce, in mezzo a centinaia di persone! E poi sì, naturalmente la società ci ha guadagnato qualcosa in termini di immagine in questo modo.
Assemblea al palazzo dei congressi Roma: risultati
Come si suol dire in questi casi, è stata dura, ma ce l’abbiamo fatta! Il cliente si è dimostrato molto soddisfatto del servizio offerto in quanto è riuscito a gestire un grande numero di ospiti senza intoppi.
Morale della favola: organizzare eventi è un’attività complicata di per sé. Ma quando ci si ritrova a dover gestire una considerevole mole di partecipanti, bisogna prestare molta attenzione a non farsi scivolare tutto tra le mani. Non solo si vanno a perdere importanti risorse economiche e di tempo, ma chiaramente anche la credibilità della società/azienda andrà a risentirne. Il mio consiglio, dunque, è quello di rivolgervi sempre ad esperti del settore che sappiano valorizzare al meglio il vostro evento mettendo in risalto la vostra identità aziendale.
È ora giunto il momento di salutarci. Finalmente potrete godere delle bellezze della capitale e perché no… Una capatina al palazzo dei congressi Roma tutto sommato non è una cattiva idea! Prima di mettervi in marcia, se vi va, condividete questo articolo!
Buon lavoro e a presto, sempre qui su Eventi e Fiere.
