Come organizzare un congresso

Come organizzare un Congresso

Sei in panico perché ti hanno incaricato l’organizzazione di un congresso e non sai da dove partire? Niente paura, ora ti spiegherò nei dettagli come organizzare un congresso nel migliore dei modi.

Un congresso non è una riunione come tante, i partecipanti sono persone d’alto profilo ed è quindi fondamentale che tutto sia organizzato alla perfezione.

Come organizzare un congresso:

  •  Conosci gli obiettivi del tuo cliente: conoscere gli obiettivi del tuo cliente è fondamentale, non solo per realizzare con precisione ciò che il cliente si immagina, ma anche per poter stabilire l’aspetto finanziario. Chiedi al cliente quali siano i suoi obietti, così da capire l’immagine che vuole dare all’evento e come vuole che venga organizzato, in modo da poter definire insieme un budget.
  • Definisci un budget: definire un budget è quindi estremamente importante, perché solo dopo averlo definito si è in grado di capire quali siano effettivamente gli obiettivi realizzabili.
  • Definisci il tuo target: dovete organizzare un congresso ECM o un congresso letterario? Dopo aver stabilito gli aspetti finanziari, la prima cosa da fare è capire quale sia il vostro target, ovvero la tipologia di partecipanti che saranno presenti al vostro congresso. Solo in questo modo potrete dare la giusta direzione all’evento e magari aggiungere quel tocco in più che ne garantisca il successo.
  • Trova la perfetta location: nonostante spesso venga sottovalutata, la scelta della location gioca un ruolo fondamentale nella buona riuscita di un evento. Due sono le caratteristiche fondamentali da prendere in considerazione per questa decisione: la scelta della sala e la scelta logistica.

-Nella scelta della sala è importante definire il numero dei partecipanti ma non solo, è infatti ad ugual modo importante assicurarsi che in sala sia presente tutta l’attrezzatura di cui avete bisogno.

-Anche la scelta logistica è fondamentale. Per poter scegliere la posizione ideale dovrai quindi chiederti chi sono i partecipanti, come si sposteranno e dove alloggeranno.

  • Stabilisci un programma: Esistono vari tipi di clienti, chi ha già ben chiaro in mente il programma da seguire e chi invece preferirà consultarvi. L’importante è avere chiaro i vari step che si susseguiranno nel corso del congresso così da poter garantire la loro armonia e fluidità. E’ quindi necessario che tra voi e il cliente ci sia chiarezza e che tutto sia ben definito.

Ultimi consigli

  • Non dare mai nulla per scontato! Durante la presentazione verranno mostrati dei video o verranno utilizzate delle slides? Assicuratevi che la sala disponga di un video-proiettore e di uno spazio sufficiente per poter proiettare i vostri contenuti. Siete sicuri che l’impianto audio funzioni correttamente? Prendete tutte le precauzioni necessarie e consultate i responsabili, in questo modo non vi troverete con una spiacevole sorpresa all’ultimo minuto.
  • Organizzate un momento Coffé & Lunch BreakQuando dovete organizzare un congresso, non dimenticatevi di stabilire delle pause. Dopo varie ore mantenere lo stesso grado di concentrazione può diventare sempre più difficile, quindi prendersi un momento di pausa gustandosi un buon caffè può essere un buon modo per distrarsi. Inoltre questo momento può offrire ai tuoi ospiti anche l’opportunità di relazionarsi e magari fare qualche nuova amicizia, che non fa mai male! Oltre ai coffè break si può organizzare anche un lunch break, per dare la possibilità agli ospiti di pranzare senza che debbano allontanarsi troppo dalla sede.
  • La scelta delle hostess: Una volta arrivati, è importante che i partecipanti del congresso si sentano da subito in un ambiente che li metta a loro agio. E’ per questo necessario saper scegliere con cura le hostess che accoglieranno i vostri ospiti. Se si tratta di un evento internazionale dovrete assicurarvi che il vostro personale sappia un minimo di inglese, in modo da poter rispondere alle domande più banali senza sfigurare.
  • Non dimenticarti di fare pubblicità: E per ultimo, ma non meno importante, quando devi organizzare un congresso, non dimenticarti di fare pubblicità! Se vuoi assicurarti che il tuo evento abbia successo, inizia a promuoverlo attraverso ogni mezzo a tua disposizione. Esistono vari metodi per poter pubblicizzare un evento: tramite newsletter, pubblicizzandolo sui social, oppure alla vecchia maniera con volantini e locandine.

Se questo articolo ti ha aiutato a capire come organizzare un congresso, condivi così che io possa aiutare altre persone in difficoltà come te! Perché, se seguirai passo per passo le mie indicazioni, il successo sarà garantito.

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