Vuoi sapere come allestire la location per un congresso e sei in alto mare? Ti trovi nel posto giusto. Ti verranno consigliati 7 consigli chiave per far si che che il tuo congresso si riveli un vero e proprio successo.
Ricorda sempre, durante tutta l’organizzazione, che si tratta di un evento altamente formale e per questo si richiede molta precisione e una gestione strategica ad hoc. Se vuoi il parere di un esperto per come far risaltare la location consulta il sito di Eventi e Fiere.
Location per un congresso
Contenuti
In questo articolo partiamo dal presupposto che tu ti sia già occupato della scelta della location, per poterci concentrare esclusivamente sul suo allestimento.
Se così non fosse, ti suggeriamo di scegliere sempre una location dalle dimensioni proporzionali al numero dei tuoi ospiti. Inoltre, pondera la decisione sulla base degli obiettivi del congresso. Ti interessa la funzione formativa del congresso e vuoi che i tuoi ospiti prendano appunti? O piuttosto preferisci che essi rimangano stupiti da una location d’effetto?
Nel caso si trattasse di un congresso internazionale, inoltre, valuta che la tua location si trovi in un punto centrale tra i vari stati coinvolti.
7 CONSIGLI CHIAVE su come allestire una location per un congresso
Concentriamoci ora su quelli che saranno gli elementi su cui concentrarsi per un buon allestimento di una location per un congresso. Andremo ad analizzare ogni singolo punto per vedere in che modo costruire un allestimento ad hoc per il nostro evento.
1. La piantina
Il punto di partenza per un buon allestimento sta in una buona suddivisione degli spazi. E’ perciò consigliabile avere una piantina della location per fare una equa divisione degli ambienti. Ad ogni momento il suo spazio. Dopo la fase “a tavolino”, consigliamo di andare a verificare dal vivo che tutto sia esattamente come lo avete immaginato con un sopralluogo. Qui avrete un riscontro realistico su quelli che sono gli spazi a disposizione e capirete se effettivamente sono adeguati per quello che avevate pensato.
2. La personalizzazione
Ricordiamo sempre che alla base di un congresso può esserci un qualsiasi obiettivo. Congresso informativo, congresso medico, congresso di motivazione e team building, celebrazione di un anniversario, incontro internazionale tra tutti i dipendenti di un’azienda etc. A prescindere da quale sia l’obiettivo del congresso e da chi lo stia organizzando , è necessario che tu lo tenga ben presente durante la fase di pianificazione del congresso. Fai in modo che il tema, l’obiettivo o semplicemente i caratteri distintivi dell’organizzatore e l’obiettivo siano presenti sotto forma di allestimenti. In formato di manifesto, dettagli decorativi o ciò che più preferite, però consigliamo di richiamare questi elementi. Consigliamo elementi di personalizzazione sia all’interno che all’esterno della location, dopo aver chiesto i permessi necessari.
3. La reception e il materiale
Per quanto riguarda l’allestimento per un congresso, molto importante è la zona reception. Qui potrà essere istituito, oltre che un info point, anche un punto di distribuzione materiale. Ad esempio depliant, gadget oppure anche il necessario per prendere appunti in base alla tipologia dell’evento. Questa distribuzione sarà effettuata da hostess o personale dello staff. Consigliamo la presenza di qualche interprete nel caso si tratti di un congresso internazionale.
4. La sicurezza
Trattandosi di un evento ad alta portata, la sicurezza è certamente un elemento da non trascurare. E’ bene che ci sia personale preparato e qualificato per gestire l’affluenza di numeri alti di persone e che la struttura sia dotata di tutte le attrezzature di sicurezza necessarie.
5. I servizi
Uno degli elementi imprescindibili su come allestire una location per un congresso riguarda i servizi. Si può andare dalla presenza di un catering, a un punto ristoro, a un coffee break. L’importante è che l’area apposita sia sufficientemente isolata dal resto per non creare confusione e per tenere le cose separate. Non dobbiamo dimenticare che il punto focale riguarda il congresso, non il contorno.
Un ulteriore servizio necessario è quello fotografico, per le successive pubblicazioni e quello per la registrazione audio-visiva del congresso.
6. Le attrezzature tecniche
Ti consigliamo di adibire un apposito spazio per tutto ciò che riguarda le attrezzature tecniche.
- computer
- video proiettore
- schermo
- microfoni e impianto di amplificazione
Ogni cosa sarà fondamentale per la riuscita del tuo evento ed è necessario che tu ti faccia trovare preparato e con ogni cosa al proprio posto durante il congresso.
7. Il tavolo per gli speaker
Non dimentichiamoci che gli “ospiti d’onore” del congresso sono i nostri ospiti, gli speaker. Un punto fondamentale su come allestire la location per un congresso è una buona gestione degli spazi per gli ospiti. Consigliamo ad esempio di allestire un tavolo apposito per i relatori con una adeguata copertura di panno pregiato, con targhe con i nomi dei relatori, bicchieri in vetro con relativi sottobicchieri e almeno due bottiglie d’acqua, una composizione floreale da collocare sul tavolo o ai suoi piedi, al fine di renderlo gradevole e quindi piacevolmente “fotografabile”.
Si potrebbe inoltre realizzare il pannello retropalco con il titolo dell’evento ed allestire eventualmente pedana e palco.
Altre informazioni utili
Se dopo aver seguito tutti i suggerimenti su come allestire una location per un congresso ti trovi ancora in difficoltà su questo tipo di evento ti suggeriamo di lasciarti aiutare da un esperto.
Se stai cercando informazioni su una sala congressi oppure hai bisogno di un servizio di interpretariato e traduzione non aspettare a rivolgerti ai nostri servizi di Eventi e Fiere.
