organizzazione di un dibattito

Come organizzare un dibattito

Nel corso dalla nostra vita, certamente abbiamo imparato che lo scambio reciproco di opinioni e idee è necessario; al fine di sviluppare le relazioni interpersonali e puntare alla realizzazione di un mondo migliore e più coeso. Come ben immagini, ci sono diversi modi per attuare questo contraccambio di pareri, tanti quanti possono esserne i luoghi di condivisione. Una forma di confronto tra più individui può essere il cosiddetto dibattito, che attraverso la trattazione di un tema prestabilito favorisce anche la presa di determinate decisioni.
Se stai pensando di organizzare un dibattito di qualsiasi genere, ma non sai bene da che parte iniziare, ti avviso che hai aperto il link giusto per scoprirlo.

Che cos’è un dibattito

dibàttito […] – Discussione alla quale prendono parte i partecipanti a un’assemblea, a una seduta, a una riunione pubblica o privata, e nella quale si contrappongono e valutano idee e opinioni diverse in merito a determinati argomenti proposti o a decisioni da prendere.

I dibattiti posso essere quindi di varia natura, ad esempio: politica, (come i dibattiti in parlamento per l’approvazione di una legge o altro), internazionale, aziendale, ecc. Si possono svolgere in qualsiasi sala convegni o spazio allestito per l’occasione.

Definisci i tuoi obiettivi

La prima cosa a cui dovresti pensare per organizzare un dibattito, è al tema o all’argomento di discussione, a chi deve essere rivolto e definire gli obiettivi che vuoi raggiungere. Per quanto riguarda l’argomento, questo deve poter essere considerato rilavante da un numero notevole di persone, al fine di coinvolgere più partecipanti possibili. Può trattarsi di una questione abbastanza specifica di un ambito settoriale, oppure di una più generale. Tieni presente che scegliere un argomento troppo generico potrebbe facilmente far perdere l’effettivo obiettivo del dibattito.

Rappresenti un ente pubblico che vuole organizzare un dibattito nell’ambito politico o scolastico? Oppure vuoi organizzarne uno che tratti di un particolare tema scientifico, ambientale o riguardante i diritti umani?
In ogni caso, qualunque sia la natura del tuo evento, sappi che organizzare un dibattito potrebbe rilevarsi più complesso di quanto previsto!

Definisci il budget

Dopo aver definito i principali obiettivi, devi stabilire il budget necessario per la realizzazione del tuo dibattito. Tieni sempre in considerazione la tua situazione economica e i fondi a cui puoi fare affidamento.
Per definire il budget, dovresti immaginare a come vuoi sviluppare il tuo dibattito, agli ospiti che vuoi invitare e alle altre attività di supporto. Tra le varie spese da affrontare per organizzare un dibattito, ci saranno sicuramente quelle per:

  • L’affitto della location per il tuo dibattito;
  • Lo staff che ti aiuterà nella sua realizzazione (che può essere interno, ma anche esterno);
  • I servizi tecnici (come l’impianto audio e video);
  • La comunicazione o campagna promozionale;
  • La logistica (come il trasporto degli allestimenti e lo stoccaggio dei materiali);
  • Gli eventuali gadget da distribuire durante il dibattito;
  • Il servizio catering (per allietare i palati dei tuoi ospiti);
  • Altri costi vari.

Consigli utili

L’organizzazione di un evento in generale spesso richiede buone capacità organizzative; ciò vale anche per la pianificazione di un dibattito. Quindi, affidarti a degli aiuti esterni potrebbe essere la scelta migliore per non rischiare di commettere gravi errori e perdere tempo prezioso o denaro. Proprio riguardo a questo, vorrei farti capire che affidare i diversi incarichi per l’organizzazione del dibattito esclusivamente al tuo team interno non è sempre la scelta più vantaggiosa; considerando che questi ultimi non hanno solitamente le stesse competenze che invece potrebbero avere degli esperti. Inoltre, toglieresti tempo e attenzione che invece potrebbero dedicare ad altre attività. Per non parlare del fatto che in ogni caso questi compiti extra dovranno essere retribuiti, quindi tanto vale investirli per un servizio migliore.
Noi di Eventi e Fiere abbiamo l’esperienza professionale che fa al caso tuo!

Per finanziare il budget destinato al tuo dibattito, potresti andare alla ricerca di sponsor disposti a pagare per ottenere pubblicità. Magari gli sponsor possono essere i proprietari stessi della location dove avrà luogo il dibattito (se questa particolarmente suggestiva) o quelli che forniscono i servizi di ristorazione, ecc. Ricorda particolarmente anche di destinare parte dei fondi per le assicurazioni in caso di imprevisti!

Come immagini il tuo dibattito: il concept

Se parliamo di concept, intendiamo l’idea di base di un determinato progetto, che ne definisce poi tutti gli elementi strutturali. Nel concept di un dibattito bisogna considerare, in particolare: gli obiettivi prefissati da voler raggiungere, il pubblico a cui è rivolto e i partecipanti che prenderanno la parola, il budget a disposizione, i mezzi da utilizzare per la promozione e il team che si occuperà di tutta l’attività organizzativa.
Quindi, pensa prima al tema che vuoi trattare nel tuo dibattito, poi scegli la location dove avrà sede l’evento (in base al numero di partecipanti), la data e la durata complessiva. Per quanto riguarda la durata, di solito è di circa 60 minuti, che potrebbero aumentare a un massimo di 90 nel caso di un argomento con particolare rilevanza.

Una volta scelta la tematica e gli obiettivi del tuo dibattito, assicurati che tutti i partecipanti abbiano ben chiare le motivazioni per cui è stato organizzato e anche il tempo per prepararsi al meglio. Un’altra cosa da fare in anticipo, è la presentazione di tutti i partecipanti. Questi, almeno una settimana prima, dovrebbero conoscersi tra di loro per avere una visione più chiara di come si svolgerà il dibattito.
Fondamentale sarà la presenza di un moderatore al tuo dibattito, che dovrà avere già una certa esperienza in questo campo e conoscere il tema che verrà trattato. I suoi principali compiti sono: far concentrare i partecipanti sul pubblico e aiutare gli invitati nel caso in cui si blocchino, cercando di mantenere il più possibile attiva la discussione.

Personalizzazione dell’evento

Pensando invece all’impostazione della location, la sala dove avverrà il dibattito dovrà essere dotata, oltre che di tutti i posti a sedere per i partecipanti e il pubblico, anche di piani d’appoggio o tavolini per poter posare appunti e altri oggetti vari. La disposizione delle sedute tra i dibattitori e il pubblico invece può essere sia separata da un tavolo (a cui siederanno coloro che prenderanno la parola), sia esserne priva (in modo da avvicinare il pubblico ai partecipanti e favorire il loro intervento).

Ricorda che le bevande (soprattutto l’acqua) non devono mai mancare durante il dibattito. Se vuoi fare bella figura con i tuoi partecipanti e con il pubblico, potresti anche organizzare un momento di ristoro a fine evento, magari optando per un buffet di varie pietanze. Se vuoi lasciare, inoltre, un ricordo del tuo dibattito agli ospiti, potresti pure distribuire dei gadget personalizzati.

In base a tutto questo, ti consiglio di prenotare tutto con largo anticipo: dalla location per il tuo dibattito, al servizio catering nel caso tu decida di offrire qualcosa ai tuoi partecipati.

Analisi dei costi per organizzare un dibattito

Nota anche come ACB (Analisi dei Costi e dei Benefici), l’analisi è essenziale per organizzare un dibattito. Valutando con attenzione gli investimenti, potrai capire se vale la pena progettare il tuo evento e avere uno schema preciso delle eventuali perdite o dei benefici (che possono consistere nella conquista di nuovi clienti grazie al tuo dibattito, oltre che al mero ritorno economico).
Con lo scopo di rientrare nel budget prefissato, analizza tutti i costi che dovrai affrontare, come: l’affitto della location, il compenso per i partecipanti e moderatori, il servizio catering, l’affitto degli strumenti audio e video necessari per il dibattito, ecc.
Il giorno dell’evento non si sa mai cosa potrebbe accadere, quindi tieni presente anche di possibili rischi operativi, esterni o professionali.

Stendi un progetto preliminare

Adesso è arrivato il momento di stendere il progetto preliminare, facendo un elenco dettagliato delle attività da fare (valutandone con particolare attenzione anche i rischi) e di tutto ciò che servirà per la realizzazione del tuo dibattito. Per organizzare un dibattito, tieni in considerazione anche quelle attività meno ovvie, come la campagna pubblicitaria, e di preparati anche delle alternative in caso di imprevisti.
Dopo aver stabilito quanto capitale investire per l’organizzazione del tuo dibattito e fatto una stima delle entrate che potresti guadagnare a evento concluso, avrai un quadro generale più chiaro e ti verrà più facile fare quanto detto prima.

Richiedi e valuta i preventivi

Questa è la fase che prevede la ricerca dei fornitori e la richiesta dei preventivi per organizzare il tuo dibattito. I preventivi che dovresti richiedere in base al tuo evento sono quelli per: l’affitto della location, gli allestimenti, lo staff e i collaboratori esterni, il servizio catering, i servizi tecnici, ecc. Quando contatterai i fornitori, ricordati di specificare loro le quantità e la data dell’evento; concorda inoltre una data limite entro la quale ricevere tutti i preventivi. In questa fase ricordati di tenere in considerazione anche il calcolo dell’Iva, perché potrebbe capitare che i preventivi ti giungano senza includere proprio il costo dell’Iva.
Per fare la scelta migliore, oltre a leggere qualche recensione, potresti rivolgerti a un’agenzia specializzata; Eventi e Fiere ti offre un servizio totalmente gratuito che ti mette in contatto con i migliori fornitori che fanno al caso tuo.

Conferma i preventivi e svolgi la parte contrattualistica

Una volta che hai capito quale tra i vari fornitori fa al caso tuo, è giunto per te il momento di confermare i preventivi e stipulare i contratti. Ti consiglio di indicare un fornitore di scorta in caso di imprevisti.

Parte burocratica

Per organizzare un dibattito occorre possedere determinati permessi o autorizzazioni al fine di rispettare le norme vigenti. Questa fase burocratica può richiedere un po’ di tempo, pertanto occorre che tu sia in largo anticipo. Ecco alcuni permessi che devi possedere per il tuo evento:

  • Licenza per la pubblica sicurezza (legata ad attività che rientrano nel Testo Unico di Pubblica Sicurezza, che si può ottenere rivolgendosi allo Sportello Unico Attività Produttive della zona);
  • Certificato per la prevenzione di incendi (rilasciato dal comando provinciale dei vigili del fuoco);
  • Rispetto della legge regionale per la somministrazione al pubblico di alimenti e bevande (se si ha l’intenzione di fornire cibo e bevande durante il dibattito, all’infuori del servizio catering);
  • Altri permessi specifici da richiedere alle autorità locali.

Verifica il budget

Una volta che hai preso una decisione, devi verificare di essere rientrato nel budget che ti eri prefissato. Pertanto, se facendo una verifica hai constatato di rientrare con ampio margine nel budget potrai eventualmente decidere di aggiungere qualcosa in più al tuo progetto (che magari prima avevi messo da parte o scartato). Se invece capisci di superarlo, ti toccherà tagliare alcune spese.

Approvazione o rivalutazione del progetto

Una volta verificato il budget vi è la fase di approvazione decisiva, oppure di rivalutazione, che porta all’attuazione di determinate modifiche a tuo progetto prima di essere approvato definitivamente.

Sviluppa un Gantt di progetto

Ora che hai terminato la fase contrattualistica e di verifica per il tuo dibattito, devi ricorrere al Gantt di progetto per la pianificazione delle attività.
Questo non è altro che una rappresentazione grafica, strutturata da un diagramma cartesiano in cui: la scala temporale del progetto è riportata nell’asse delle ascisse, mentre le attività da svolgere in quella delle ordinate. Sviluppare un Gantt di progetto ti permette di: inserire la durata complessiva del progetto, stabilire le attività da svolgere e la loro rispettiva durata, definire chi lavorerà su ogni attività e per quanto tempo e individuare eventuali sovrapposizioni di attività.
Attraverso questa fase puoi definire facilmente i tempi di organizzazione del tuo dibattito, calendarizzare ed esaminare tutte le attività fondamentali per la riuscita dell’evento e seguirne il loro sviluppo considerando le rispettive tempistiche.
Ricorda che la calendarizzazione delle attività in questione può essere soggetta a eventuali cambiamenti e quindi, essere flessibile.

Stabilisci le modalità di invito

Adesso è giunto il momento di mandare gli inviti di partecipazione al tuo dibattito. Una volta fatta una lista degli ospiti, devi pensare a come impostare l’invito e le suo modalità di invio. Visto che si tratta certamente di un evento importante, che tratta argomenti di un certo livello, dovrai puntare su uno stile abbastanza formale. Ci sono poi diversi modi per farlo ricevere ai tuoi partecipanti. Ad esempio, in occasione del tuo dibattito, puoi mandare a ciascuno una lettera di invito cartacea, oppure tramite e-mail (risparmiando un po’ di soldi). Ricorda di specificare nell’invito sempre: data, ora e luogo del dibattito e di descrivere chiaramente il tema e le attività che verranno svolte il giorno dell’evento.

Comunicazione e promozione esterna

Siamo arrivati alla fase di comunicazione esterna del tuo evento. Ora devi capire quale modalità di promozione fa al caso tuo, al fine di raggiungere un buon numero di pubblico che andrà ad assistere al dibattito. Sostanzialmente puoi agire tramite campagna online e offline.

Le campagne online riguardato la promozione dell’evento tramite i canali Internet e i social network. Altrimenti puoi comunicare agli altri del tuo dibattito tramite blog aziendale o newsletter. La campagna online ha la caratteristica di raggiungere un numero elevato di potenziali partecipanti in poco tempo; ed è inoltre meno dispendiosa rispetto a una offline.

Per la campagna offline si intende invece, una promozione svolta tramite: la distribuzione di volantini, l’affissione di manifesti o la diffusione di spot pubblicitari presso emittenti radiofoniche o televisive.
Questo tipo di campagna è più dispendiosa sia per il maggior tempo che occorre, sia dal punto di vista economico. Inoltre, bisogna affidarsi a degli esperti per la realizzazione grafica dei volanti o dei manifesti, incaricare qualcuno che si occupi della sua distribuzione o affissione; così anche per la produzione degli spot pubblicitari.
Se pensi di non avere le capacità o il tempo necessario per la realizzazione tutto ciò che riguarda la campagna promozionale del tuo dibattito, conviene affidarti a un’agenzia di comunicazione esperta nel settore. Noi di Oscard possiamo aiutarti anche in questo caso!

Comunicazione interna

Per organizzare un dibattito nel migliore dei modi, devi favorire e puntare sul lavoro di squadra. Quindi, non sottovalutare mai la comunicazione con i tuoi collaboratori, tenendoli sempre aggiornati su eventuali cambiamenti, mantenendo una rete comunicativa interna efficace. Qualche giorno prima dell’evento, ti consiglio di organizzare un briefing per far sì che tutti siano preparati e per assicurarti che abbiano chiare le mansioni da svolgere il giorno del dibattito.

Logistica

Ora ci occuperemo della fase logistica, che può riguardare tutto ciò che ha a che fare col trasporto degli allestimenti, delle componenti di arredo per il tuo dibattito e con lo stoccaggio dei materiali. Per fare ciò ti consiglio di affidarti a una ditta specializzata, in modo tale da non crearti ulteriori problemi.

Se non ne eri ancora a conoscenza, esistono degli accorgimenti per ridurre i costi di stoccaggio della merce nei magazzini. Un primo modo consiste nel rivedere la disposizione della scaffalatura o la posizione dei singoli materiali; un secondo modo consiste nel contenere gli sprechi tramite una gestione più sicura e centralizzata dell’inventario, che ti permetterà di risparmiare qualche somma di denaro.
Non dimenticare che, altrettanto importante è l’organizzazione di trasporti per degli eventuali trasferimenti dello staff o dei partecipanti al tuo dibattito.

Allestimenti

Per allestire efficientemente una location destinata a organizzare un dibattito, sicuramente non potrà mancare:

  • Alimentazione di corrente adeguata
  • Impianto audio e video
  • Proiettore
  • Microfoni
  • Tavoli di diversa grandezza
  • Sedie per tutti i partecipanti
  • Bottiglie d’acqua, ecc.

Prima del dibattito: check up delle attività

Prima del tuo dibattito devi fare un controllo generale per accertarti di avere tutto a disposizione, pronto e funzionante. Al tuo dibattito presenzieranno persone di una certa rilevanza, non puoi essere superficiale e apparire ai loro occhi disorganizzato. Un’altra cosa che dovresti fare con anticipo, riguarda l’annotazione delle domande per i partecipanti al tuo dibattito. Scrivi una serie di quesiti aperti (il più che puoi) al quale loro dovranno rispondere, includendo anche quelli che potrebbe porre il pubblico e infine stabilisci quanto tempo dedicare a questa specifica parte dell’evento.

Durante il dibattito: svolgimento dell’evento

Solitamente, un dibattito è caratterizzato in questo modo:

  1. Prologo
  2. Argomentazione
  3. Pausa
  4. Replica
  5. Epilogo.

Intanto, c’è da dire che un dibattito per essere considerato tale deve avere, come abbiamo detto, un tema sul quale volgersi; gli attori del nostro dibattito sono coloro che andranno a sostenere una determinata opinione, che verrà poi messa in discussione da un altro gruppo di partecipanti. Durante il prologo, infatti, vi sarà una breve introduzione da parte di entrambi i gruppi. Poi, nella fase di argomentazione si alterneranno le due fazioni nel quale dovranno fare un discorso convincente riguardo le ragioni per sostenere le loro rispettive opinioni. In seguito a queste due fasi, solitamente viene fatta una breve pausa di confronto, prima di iniziare la replica. Quest’ultima fase consiste in una risposta alle critiche mosse, a entrambi i gruppi, dai propri avversari. Infine, l’epilogo vede la chiusura del dibattito in modo brillante e con frasi a effetto.

Qualche consiglio per evitare di perdere tempo prezioso: evita il più possibile le presentazioni PowerPoint, procurati un cronometro per tenere la situazione sotto controllo e non lasciare che i partecipanti si dilunghino troppo. Nel corso del dibattito, ricorda che è importante il coinvolgimento del pubblico e di raccogliere le loro domande.

Post dibattito: cosa fare dopo

A evento concluso è importante che ti renda conto di quali siano i pareri di chi vi ha partecipato. La raccolta dei feedback è quindi essenziale per capire cosa è piaciuto e cosa non, cosa è andato bene e cosa poteva andare meglio. La raccolta di questi feedback può avvenire tramite compilazione di questionari cartacei o telematici, tramite social network, ecc. Non sottovalutare anche i pareri di coloro che ti hanno aiutato a organizzare il dibattito, ovvero il tuo team; il loro punto di vista può farti avere una visione ancora più chiara e definita del quadro generale.

Siamo giunti alla fine! Spero di averti aiutato a capire qualcosa in più su come organizzare un dibattito. Adesso non ti resta che condividere questo articolo con la tua community o con chi, come te, sta pensando di organizzare un tale evento.

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