6 trucchi per essere impeccabili nell’allestimento eventi per la vostra azienda.
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“Dell’allestimento eventi te ne occupi tu per i nostri meeting?”. La prima volta che il mio capo mi fece questa domanda era un caldo pomeriggio di luglio di 4 anni fa. “Allestimento eventi? Che cosa vuol dire? Che cosa devo fare? Perché io?”
Se anche voi avete avuto un attacco di panico quando vi hanno chiesto di fare un allestimento eventi per il vostro meeting, allora questo articolo fa al caso vostro.
Certo, non sono un’architetto, né un interior designer né tantomeno un’allestitrice professionista, ma, se farete tesoro dei miei consigli, diventerete esperti livello advance di allestimento eventi con master in allestimento sale meeting in 6 piccole mosse.
6 aspetti di cui tenere conto per organizzare un allestimento eventi aziendali
1. Il tavolo per i relatori
Un meeting che si rispetti sarà composto da un pubblico uditore e da relatori parlanti, i quali intratterranno il pubblico con le loro esposizioni. Affinché il relatore, o i relatori, siano più comodi durante la loro esposizione dobbiamo fornire loro un tavolo, che in linguaggio tecnico si chiama Tavolo Relatori. Questo deve disporre di:
- Microfono (se la sala è grande per facilitare l’aqustica)
- Acqua (naturale e frizzante) e bicchieri (non di plastica)
- Caramelle che aiutano chi deve parlare per un periodo di tempo molto lungo
I relatori ci appoggeranno il loro pc e i loro appunti cartacei, sicuramente anche i loro cellulari e l’eventuale materiale che dovranno poi consegnare ai partecipanti al meeting.
2. Spazio vitale per gli uditori
Come pensiamo ai relatori così dobbiamo provvedere affinché gli uditori siano tutti seduti, abbiano una buona visuale dei relatori e delle presentazioni che vanno a proiettare.
Le sedute devono essere comode, deve essere garantito lo spazio per le gambe e bisogna assicurarsi che la visuale sia buona da tutte le posizioni e da tutte le sedute che abbiamo deciso di allestire.
3. L’area iscrizioni
Per agevolare l’ingresso del pubblico in sala organizzate il banchetto per la conferma dell’iscrizione all’esterno della sala, subito prima dell’ingresso. In questo modo potete svolgere le pratiche di segreteria con ogni partecipante in tutta tranquillità e non disturberete chi nel frattempo si è già accomodato in sala.
Posizionate un banner con il vostro logo in modo da rendere la postazione più visibile e preparate già tutto il materiale che dovete consegnare (block note, penna,ecc).
4. Le luci
Prestate attenzione all’illuminazione della sala, c’è luce naturale o artificiale? Se artificiale è regolabile? L’illuminazione è sufficiente se il pubblico deve prendere appunti? E se invece sono previste proiezioni, l’illuminazione permette di seguire il relatore senza cadere nel rischio di addormentarsi?
Luci sbagliate possono causare malumori tra il pubblico, mal di testa, insofferenza di vario genere. Meglio premunirsi per tempo.
5. Attrezzatura
La domanda che ogni responsabile di struttura vi DEVE fare è: come deve essere allestita la sala? Anche se state programmando un meeting nelle sale del vostro ufficio dovete pensare che possono servire:
- Video proiettore
- Eventuale telo per la proiezione o una parete bianca
- Lavagna a fogli mobili
- Microfoni (se la sala è molto grande)
- Connessione wifi
In base al vostro evento potrebbe esservi utile attrezzatura per riprese video, o per collegamenti streaming. Fatevi una check list (quanto mi piacciono le check list, e soprattutto quanto sono utili) di tutta l’attrezzatura di cui necessitate per il meeting e fatela avere al responsabile della sala. Decidete anche, in base al tipo di meeting, come devono essere allestite le sedute:
- A platea
- A classe
- Con banchi
- Con grande tavolo riunione centrale
Giusto per citare quelle che vanno per la maggiore.
6. Sicurezza e vie di fuga
Ogni sala meeting a norma ha tutte le indicazioni sulle uscite di sicurezza e sui punti di ritrovo esterni. Lo ammetto, io non lo guardo quasi mai e voi immagino neppure. Sbagliatissimo! Perdete un secondo del vostro tempo e controllate le vie di fuga e comunicatelo a chi partecipa al vostro meeting.
Questi sei punti sono la mia check list personale che utilizzo ogni volta che devo organizzare un meeting e quindi gestire anche l’allestimento. Spero vi sia utile. Se dovete prima di tutto scegliere dove organizzare il vostro meeting, date un’occhiata a questo articolo.
Condividete con i vostri colleghi e alla prossima!
