La società di eventi non deve pensare esclusivamente alla riuscita mirata dell’evento, perchè è anche importante la fase del post evento.
Importantissima per due principali ragioni: nel post evento si possono fare delle analisi e degli studi su quanto successo e su come si è svolto l’evento in tutte le sue parti, andando a ri-suddividerlo per aree organizzative. Per ognuna di queste aree si vanno ad elencare punti di forza, punti deboli, soluzioni attuate ed eventuali proposte per il futuro. Questa analisi è il cosiddetto debriefing.
La società di eventi: il debriefing
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Il debriefing si svolge appena dopo il termine dell’evento per consentire a tutti i partecipanti dello staff di
essere presenti, dato che alcuni di essi probabilmente sono collaboratori occasionali. In questo modo è possibile analizzare nel dettaglio le criticità verificatesi. In questa fase si fa anche una sorta di conteggio di tutto ciò che è stato necessario. Ad esempio quante risorse consumate, quanto tempo si è impiegato per ogni task, quanti partecipanti effettivi ci sono stati.
La società di eventi: le attività di follow up
Parlando di analisi del post evento si può essere portati a pensare che sia un qualcosa “dopo” l’evento.
In realtà consiste nel prolungamento dell’evento stesso, e quindi possono esserne considerate parte integrante.
Si tratta del cosiddetto follow up, che include sia attività per la raccolta dei feedback del pubblico, sia quelle fatte per prolungare gli effetti positivi dell’evento.
Prima di tutto si procede alla preparazione della rassegna stampa, per la quale sono fondamentali immagini, foto, video, testimonianze per condividere al meglio l’evento, anche tramite la rete e i diversi social network, veicolando i contenuti che hanno reso un successo l’evento, aumentando così la notorietà, la conoscenza del marchio e la fidelizzazione del pubblico.
Negli ultimi anni, con il sempre più diffuso utilizzo dei social network, la fase di follow up è in gran parte nelle mani dei nuovi professionisti del settore.
Un esempio sono i transmedia web editor, che si occupano della creazione dei contenuti delle pagine web seguendo una precisa strategia multimediale. oppure i digital pr, che si occupano di raccogliere consensi e adesioni tramite i social network.
Le società di eventi: i feedback del pubblico
In alcune occasioni è anche possibile interpellare il pubblico per avere dei feedback diretti. Ad esempio chiedere di condividere foto, esperienze ed entusiasmo, organizzando concorsi o questionari sui social network. Per certe tipologie di eventi, come quelli aziendali, si può pensare alla somministrazione di veri e propri questionari di gradimento. Grazie ad essi si acquisiscono le opinioni del proprio pubblico e quindi
molti spunti utili per apportare delle migliorie alla propria organizzazione.
Come abbiamo visto quindi, nulla deve essere lasciato al caso fino alla fine non solo dell’evento, ma anche di tutte le attività che vi ruotano attorno, proprio per questo esiste la società di eventi.
Se sei interessato a organizzare un evento, contatta subito un esperto. Si occuperà dell’intrattenimento durante la tua serata.
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