Organizzare un evento come un workshop, per voi che dovete organizzarlo, implica due cose principali. La prima consiste nella necessità di trovare dei formatori adeguatamente preparati. La seconda consiste nel gestirli.
Ci ho pensato un po’, ma non sono riuscita a trovare termine migliore se non questo: gestirli. In che senso?! Innanzitutto, occorre contattarli per capire se sono disponibili a tenere il workshop. Occorre poi trovare una location che sia funzionale per il loro metodo di insegnamento e infine, ma non certo per importanza, bisogna organizzarne il viaggio e tutti i confort.
E’ importante non dimenticare mai che un formatore è una figura professionale che ci offre i propri servizi e, come tale, va trattato con rispetto.
Quindi, come procedere per organizzare un evento di questo tipo? Una volta identificato l’argomento che si desidera trattare e formato l’adeguato staff, il nostro principale suggerimento è quello di stilare un checklist. In questa vi appunterete una ad una tutte le cose che non potrete assolutamente dimenticarvi.
Organizzare un evento: cosa occorre ai formatori?
Contenuti
1) La prenotazione del viaggio
Organizzare un evento come questo, spesso e volentieri, vuol dire riunire persone provenienti da diverse città italiane e che si muovono spinte da un comune interesse. Allo stesso modo, i formatori potrebbero avere anch’essi la necessità di spostarsi e, quel che spetta agli organizzatori, sarà proprio organizzarne il viaggio. Che sia comprare un biglietto aereo, uno dei treni o noleggiargli una macchina poco importa. Quel che è certo è che dovrete fare qualsiasi cosa nelle vostre possibilità per agevolarli.
2) Noleggio auto o autista?
In questo caso, quel che è fondamentale è capire chi abbiamo davanti. Certo è che i vostri formatori avranno la necessità di spostarsi. A questo punto, noleggio auto o autista? Beh, questo in linea di massima lo potrete sapere solo una volta identificati i formatori. Certo è che offrirgli un servizio con autista ha molti vantaggi: innanzitutto si diminuirà il rischio di spiacevoli ritardi. Il vostro formatore di sentirà inoltre trattato con rispetto e questo avrà risvolti positivi. Senza considerare che con le macchine a noleggio il rischio di avere problemi di sorta è sempre dietro l’angolo. E a voi non va di rischiare che il vostro workshop possa saltare per una stupidaggine, no?!
3) Prenotare l’hotel
In questo caso vige la regola della comodità. L’hotel dovrà essere in una posizione ideale per raggiungere la location in cui si terrà il workshop in pochi minuti. Possibilmente prevedere la prima colazione e possedere una connessione wi fi gratuita per i propri ospiti.
Sì, lo so. A fine giornata ci si augurerebbe sempre di poter staccare almeno un’oretta dalla nostra vita online. Nella realtà non lo si fa mai e quindi la connessione internet è fondamentale.
N.B. Per quanto riguarda pranzi e cene, solitamente si tende a trascorrerli con i formatori. Il nostro consiglio è quello di limitarsi a consigliare questo o quel ristorante, senza dimostrarsi coercitivi in nessun caso.
4) Tutto l’occorrente
Organizzare un workshop, infine, consiste nell’informarsi su tutto quel che occorre al nostro formatore e farglielo trovare pronto il giorno della lezione.
La location che abbiamo scelto dispone di tutto quel che serve oppure no?! Rispondete a questa domanda e agite di conseguenza. Ma ricordate, tutto deve essere organizzato per filo e per segno senza dover cercare di rimediare a mancanze all’ultimo minuto.
Adesso che sapete tutto, correte a cercare i vostri formatori.
Ma non prima di aver condiviso questo articolo!
Grazie per la lettura e a presto
