Informazioni utili per gestire i costi di trasporto per i vostri eventi
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Sappiamo benissimo che i costi di trasporto sono delle variabili fondamentali di cui tener conto per l’organizzazione dei vostri eventi. La vostra ricerca dovrà tenere conto delle esigenze richieste: logistica, tempistiche e, ovviamente, del tipo di materiali che dovrete trasportare (cambia e neanche poco il tipo di trasporti di cui avrete bisogno, a seconda che siate un’azienda che si occupa di spazzolini o di mobilio di design industriale 2,5 x 5 metri!). Ma questo già lo avevo accennato altrove. E in quella circostanza vi avevo accennato qualche noiosissimo ma fondamentale elemento contrattuale da tenere sott’occhio nella gestione del trasporto merci. Oggi qui su Eventi e Fiere continueremo questa noiosissima para-burocratica serie di articoli sul trasporto merci, concentrandoci sui costi di trasporto. I soldi costano, diceva qualcuno: nella gestione del vostro evento, non sceglierete ad occhi chiusi. E se avrete gli occhi chiusi, probabilmente avrete una mano sul portafogli. Insomma, la vostra scelta dovrà ovviamente tenere conto del budget a disposizione, confrontando i costi di trasporti con il resto delle spese che affronterete per la realizzazione dell’evento.
Costi di trasporto: come calcolare la convenienza tra le tante offerte disponibili
Con una piccola operazione di immedesimazione, cerchiamo di comprendere come definire la convenienza dell’offerta. Proviamo a metterci per un attimo dal lato delle aziende che offrono una prestazione lavorativa a un costo X. In base a quali variabili possiamo definire conveniente, in un rapporto qualità prezzo rapportato alle nostre esigenze progettuali, il preventivo dell’azienda che si occuperà del nostro trasporto merci?
Costi fissi e costi variabili
Già mi immagino che queste formule in burocratese vi facciano sbadigliare. Cerchiamo di semplificarla e chiarire la questione rendendola tutta a vostro vantaggio. I costi fissi sono quelli che l’azienda, indipendentemente dalla natura dei propri mezzi di trasporto, indipendentemente dal traffico, indipendentemente dalla fine del mondo dovrà affrontare. Qualche esempio: gli stipendi dei dipendenti (dai responsabili commerciali a quelli informatici fino agli autisti), i costi assicurativi, i costi amministrativi etc. Quelli variabili, come si può già immaginare, vanno dalla benzina ai pedaggi autostradali, sino alla manutenzione dei mezzi di trasporto.
L’azienda, considerando una stima tra costi fissi e costi variabili, e rapportandola tanto al valore monetario in sé nello scenario economico contestuale, quanto alle offerte della concorrenza, farà la propria offerta.
Valutare la convenienza di un’offerta da parte vostra significherà considerare i servizi garantiti dall’azienda X e confrontarli con quelli delle aziende Y, Z, K, tenendo ovviamente conto di: 1) specificità delle vostre richieste (materiali, tempistiche, tipi di vetture necessarie) 2) budget di riferimento.
Variabili di trasporto
Prima di considerare il tipo di tariffe nello specifico, è necessario considerare delle variabili che possono mutare il totale dei costi di trasporto che si dovranno affrontare. Ovviamente, conseguenza è la variabilità dei costi di trasporto. Possiamo ad esempio distinguere trasporto in conto proprio e trasporto in conto terzi: nel primo caso la merce trasportata è di proprietà dell’azienda, nel secondo la merce potrà essere di vostra proprietà, o essere stata affittata da altre aziende.
Tariffe
Ora, che tipo di tariffa un’azienda può seguire nella sua offerta? Consideriamone alcune.
- ORARIA: questa tariffa è indipendente dal numero di chilometri percorsi, ma sono inclusi nel costo i periodi di sosta.
- CHILOMETRICA: Si basa sui chilometri percorsi.
- GIORNALIERA: Costo fisso al giorno, che include nel prezzo i periodi di sosta.
Per concludere
Ok. Abbiamo finito questa ricognizione sulle modalità su cui si calcolano i costi di trasporto. Da quello che emerge da questa panoramica possiamo fare due considerazioni: 1) non andare ad occhi chiusi: la tua pianificazione dovrà tenere conto delle esigenze specifiche dell’evento che stai gestendo, e nella logistica il trasporto merci e i suoi costi sono elementi centrali. 2) rivolgiti a professionisti che possano fare da mediatori tra le tue richieste e le offerte disponibili, soprattutto se sei alle prime armi o se la complessità dell’evento che stai creando richiede delle agevolazioni nella logistica, così che questa sia un fattore di accomodamento e sicurezza, non un altro impegno a cui prestare tutta l’attenzione. La delega è in questi casi spesso un fattore denotativo di capacità organizzative.
Speriamo di aver fatto chiarezza e non confusione! Anche se conveniamo con voi che certi argomenti non siano poi così avvincenti… Ricordiamoci che è per il bene del vostro progetto e per la gestione della pecunia!
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