Come prepararsi ad una fiera

Hai deciso di partecipare ad una fiera per dare visibilità e opportunità di vendita alla tua azienda? Vuoi sapere qual è il segreto per organizzare uno stand di successo? Credo proprio che potrai fare tesoro di alcuni suggerimenti per capire come prepararsi ad una fiera e richiamare l’attenzione dei visitatori, portando la tua presenza in primo piano!

Se questa è la prima volta e non sai da dove iniziare, sei nel posto giusto! In questo articolo troverai i punti fondamentali da seguire per prepararsi ad una fiera!

Ricorda: sei in vetrina e nulla può essere lasciato al caso!

Che cos’è una fiera

Una fiera è un evento, di solito organizzato una volta all’anno, in cui si espongono al pubblico dei prodotti, al fine di pubblicizzarli, venderli e raccogliere contatti verso una serie di potenziali clienti. Si tratta, infatti, di manifestazioni ideali per generare nuovi acquirenti e far crescere la propria attività, ed è per questo che prepararsi ad una fiera non è affatto semplice.

L’etimologia della parola fiera (dal latino fĕria) si traduce in giorno festivo, vacanza. Un’occasione, dunque, per chi vuole curiosare tra i labirinti strutturati in padiglioni e stand, o per te che sei un espositore e vuoi metterti in vetrina.

Esistono centinaia di fiere diverse, ed ognuna si differenzia dalle altre per vari fattori. Possiamo, in linea di massima, individuare tre tipologie principali:

• Fiera settoriale: una caratteristica di questa tipologia di fiere è la contemporanea presenza di produttori e commercianti fra gli espositori. I settori principali sono moto, auto, elettronica, benessere, fitness e nautica. Si tratta di fiere di modeste o grandi dimensioni, sia per superficie espositiva che per numero di espositori e visitatori, con maggior rilevanza regionale o nazionale, piuttosto che internazionale.
• Fiera popolare: si tratta di un’enorme fiera-mercato che inizia alle prime luci dell’alba fino al calare della notte, dove le bancarelle si snodano per le vie e le piazze del centro storico. Non sono tanto le motivazioni meramente commerciali a spingere il popolo a partecipare, quanto la curiosità e l’affezione verso una tradizione che hanno assorbito fin dalla più tenere età e che continuano a trasmettere alle generazioni.
• Fiera campionaria: vengono esposti solo i campioni di specifiche merci, allo scopo di prendere eventuali ordinazioni. Coinvolge specialmente operatori specifici che possono essere interessati alla loro commercializzazione. Queste fiere, generalmente, non sono aperte al pubblico dei semplici curiosi.

Ora che hai chiaro il concetto, sei pronto a capire come prepararsi ad una fiera!

Definisci i tuoi obiettivi

Qual è l’obiettivo che ti spinge a partecipare? Magari vuoi migliorare la tua immagine aziendale, fidelizzare contatti già esistenti o cercarne di nuovi, o ancora avere un riconoscimento da parte dei media ed esperti per valorizzare i tuoi traguardi.

Una fiera è frequentata da potenziali clienti, ma non solo: fornitori, distributori e media possono rappresentare un’occasione importante per la tua azienda. Il punto di partenza è avere chiari gli obiettivi commerciali e il settore industriale su cui si vuole puntare.

Quindi, tenendo a mente la tua mission e vision, definisci nello specifico i tuoi obiettivi:

• aumentare le vendite;
• lanciare nuovi prodotti;
• far conoscere la propria offerta e aumentare la visibilità;
• fidelizzare il cliente e raccogliere nuovi contatti;.

Tuttavia, nel prepararsi ad una fiera, ti renderai conto che sono altrettanto importanti obiettivi non meramente legati al commercio, come il mantenimento o la costruzione dell’immagine, la valutazione della soddisfazione del cliente, la raccolta di informazioni su clienti potenziali e competitor.

Ricorda: sei tu l’artefice della tua fiera! Fai un’analisi sincera delle motivazioni, dei benefici e delle opzioni a disposizione ed evita scelte basate su stereotipi o luoghi comuni.

Definisci il budget

Ora che hai ben chiari i tuoi obiettivi, considera la situazione finanziaria della tua azienda e definisci un budget massimo per il tuo evento. Sappi che il budget richiesto per organizzare una fiera è solitamente abbastanza elevato.

Per prepararsi ad una fiera la prima cosa da fare è collegarsi al sito dell’evento, oppure contattare l’ente organizzatore, e informarsi sul costo di iscrizione e sull’affitto dello spazio. Altri costi che potrebbero interessarti sono quelli relativi alla movimentazione degli imballi e dei materiali all’interno della fiera, oppure il costo del parcheggio, della pulizia dello stand e così via. Cerca di informarti preventivamente di questi costi presso l’ente fiera.

Il costo più elevato che dovrai sostenere è quello dell’allestimento dello stand: a questo proposito richiedi ad aziende di allestimenti fieristici un paio di preventivi per farti un’idea. Inoltre tieni a mente una serie di altri costi aggiuntivi: il trasporto dei materiali, lo staff che presiederà lo stand ed eventuali servizi catering.

Per la determinazione del budget ricorda che potresti ricorrere anche alla ricerca di sponsor e finanziamenti, così da avere una base più ampia su cui organizzare la tua partecipazione alla fiera. Per individuare gli eventuali sponsor cerca di capire quali sono i soggetti che potrebbero essere interessati all’area di competenza e al target della tua azienda.

Come immagini il tuo evento: il concept

Una volta definito un budget, è fondamentale focalizzare bene il target al quale si rivolge l’evento. In questa fase devi sviluppare il concept: chiudi gli occhi per un momento, immagina il tuo evento e pensa agli elementi che vuoi al suo interno. In questo modo otterrai l’abbozzo concettuale della tua idea, che diventerà poi il progetto definitivo.

Tieni in considerazione alcuni punti importanti:

• Obiettivo dell’evento: qual è il progetto generale della manifestazione?
• Tipologia di fiera: qual è il target? E’ un’area di tuo interesse? Uno studio del mercato e del target di riferimento, quindi, risultano di fondamentale importanza.
• Eventi analoghi: ci sono manifestazioni di questo tipo, organizzate precedentemente, da cui trarre alcune informazioni?

Ora che hai in mente il tuo evento, puoi passare alla fase successiva!

Analisi dei costi

Dopo aver immaginato il tuo evento sarai in grado di fare una prima analisi dei costi che dovrai sostenere. In questo modo sarai in grado di capire se rientrerai nel budget che avevi stabilito precedentemente o se dovrai tagliare alcuni costi.

Uno degli aspetti più importanti per prepararsi ad una fiera, su cui proprio non potrai permetterti di risparmiare, è la scelta dello staff, ovvero di coloro che rappresenteranno la tua azienda durante l’evento.

Componi il tuo team scegliendo alcune figure fondamentali:

• Responsabile dello stand: un coordinatore che si occupi di gestire i contatti più importanti e di dirigere il lavoro;
• Commerciali: vendere è un’arte e non siamo tutti bravi a farlo. Ogni azienda ha un responsabile vendite, un commerciale, con lo scopo ben preciso di instaurare con il cliente una relazione empatica, invogliarlo all’acquisto del nostro prodotto seguendolo con professionalità in tutte le fasi della vendita. Queste figure aziendali devono essere le colonne portanti dello stand; arrivano in fiera con un piano di vendita ben preciso realizzato prima e cercano di portare a casa l’obiettivo.
• Hostess (in un numero variabile, a seconda della grandezza dello stand): figure competenti in grado di supportare i commerciali, di stabilire relazioni con i passanti e di mostrare loro i prodotti, raccogliere contatti e regalare gadget. È quindi importante che la selezione delle hostess sia improntata alla ricerca di persone con ottime doti relazionali e comunicative.
• Addetto alla comunicazione: una risorsa che si occupi di aggiornare in tempo reale i canali social con contenuti che riguardano l’evento.

Ma non dimenticare che in una fiera, come in tutti gli eventi, l’imprevisto e il fuori programma sono sempre possibili! Valuta, quindi, di includere un fondo imprevisti e pensa a destinare una parte del tuo budget per le assicurazioni.

Arrivato a questo punto, puoi valutare se portare avanti l’organizzazione da solo o se affidarti a degli esperti. A questo proposito potrebbe esserti utile fare una tabella che contenga gli svantaggi e i vantaggi dell’una e dell’altra pratica, così da poter valutare la scelta migliore.

Se deciderai di affidarti ad un esperto potrai evitare i rischi di trovare sulla tua strada persone incompetenti e valutare un progetto preliminare creato su misura per te!

Sviluppa un Gantt di progetto

Ora che hai tutte le informazioni per organizzare il tuo evento, ricorri al Gantt di progetto per pianificare le attività, affidando ruoli e tempistiche.

In questa fase puoi definire i tempi di organizzazione della fiera e calendarizzare le attività che hai progettato nel concept utilizzando il diagramma di Gantt. Esso permette di esaminare tutte le attività indispensabili a concretizzare l’evento e di seguire il loro sviluppo considerando i tempi utili per portarla a definitiva attuazione. La calendarizzazine delle attività non è rigida, ma flessibile e soggetta ad eventuali cambiamenti.

Richiedi, valuta e conferma preventivi

È arrivato il momento di richiedere i preventivi ai fornitori individuati. Quando richiedi un preventivo devi avere le idee molto chiare su quelle che sono le tue esigenze e le tue necessità. Prima di inviare qualsiasi richiesta, verifica che i fornitori individuati abbiano delle buone referenze o delle buone recensioni per assicurarti di rivolgerti a persone competenti.

Sii preciso e non cadere nell’errore di dare per scontato alcuni elementi fondamentali. Comunica sempre quantità e date, e concorda la data entro cui ricevere il preventivo. I fornitori ti chiederanno subito il budget a disposizione: rispondi tranquillamente che non hai ancora un budget. In questo modo ti invieranno almeno un paio di proposte.

Una volta che avrai ricevuto tutte le proposte di preventivo, scegli il migliore e indica un fornitore di scorta da contattare nel caso di imprevisti. Presta attenzione a valutare tutti gli aspetti: minor prezzo non significa migliore scelta!

Questo è uno dei punti più complicati e più rischiosi nel prepararsi ad una fiera, sia dal punto di vista quantitativo che dal punto di vista qualitativo. Puoi decidere di affidarti ad un’agenzia come Eventi e Fiere, che in modo concreto e immediato può garantirti la ricerca dei servizi di cui hai bisogno e la loro trasmissione ai migliori fornitori. Richiedere e valutare dei preventivi affidandoti a degli esperti del settore può semplificarti la…fiera!

Comunicazione e promozione esterna

Ora sei pronto a promuovere il tuo evento! Innanzitutto progetta la comunicazione esterna partendo dal tuo stand: non limitarti ad esporre i tuoi prodotti e servizi, ma metti in luce le tue competenze e i tuoi valori aziendali. Questo non vuol dire stravolgere la tua immagine, ma raccontarti anche attraverso il tuo stand.

Per pubblicizzare il tuo evento puoi valutare diverse possibilità:

• Sponsorizzazione dell’evento e dei contenuti attraverso i social network o attraverso azioni di direct marketing, pubblicizzando e promuovendo la vostra presenza attraverso il web. Se l’azienda possiede un sito web, occorre indicare nella relativa sezione la partecipazione alla fiera.
• Acquistare spazi pubblicitari su riviste di settore.
• Attività di e-mail marketing, inviando e-mail a destinatari quali clienti già consolidati, agli iscritti alla newsletter aziendale e a tutti i potenziali clienti che hanno rilasciato il consenso privacy per finalità di marketing.
• Promozione attraverso il volantinaggio, specialmente in relazione ad un evento locale o comunque limitato.
• Meglio di tutto rivolgersi ad un consulente competente che possa caricarsi l’organizzazione della fiera permettendoti di concentrarti su altri obiettivi della partecipazione alla manifestazione. Il consulente farà le tue veci in fase organizzativa, si preoccuperà che tutto vada bene e si farà carico degli imprevisti. Verrà da te per consigliarti su alcune decisioni. E’ una figura competente, esperta del settore e orientato al risultato.

Comunicazione interna

Ogni tipo di organizzazione, per funzionare al meglio, necessita prima di tutto di coordinazione. La comunicazione interna permette una diffusione capillare ed efficace delle informazioni, facilitando gli scambi e le relazioni tra i singoli dipendenti.

Quindi ricorda di non sottovalutare la comunicazione interna con i tuoi collaboratori! Una rete comunicativa interna efficace è in grado di creare complicità e assicurare la buona riuscita dell’evento. Tieni sempre aggiornati i tuoi collaboratori su eventuali cambiamenti e valuta, qualche giorno prima dell’evento, di organizzare un briefing per assicurarti che tutti siano preparati e abbiano chiare le mansioni da svolgere.

Logistica

Nel prepararsi ad una fiera una parte fondamentale è l’organizzazione del trasporto e dello stoccaggio di materiali e attrezzature. In questa fase devi valutare se organizzarti in autonomia o se affidarti ad un operatore logistico esterno.

Non dimenticarti di organizzare un’accomodation per il tuo staff nel caso in cui la fiera duri più giorni. Una buona organizzazione influenzerà positivamente sullo svolgimento del loro lavoro. Se non vuoi sbagliare, affidati ad un esperto in grado di sistemare al meglio il tuo team!

Allestimenti

L’allestimento e la progettazione del tuo stand è la parte più importante per prepararsi ad una fiera. L’area espositiva dovrà comunicare e rafforzare le caratteristiche dell’azienda e dovrà essere creativa ed originale per distinguersi dalla concorrenza. Un allestimento efficace fa leva sui colori dell’azienda, è conforme alla corporate identity ma è allo stesso tempo attraente. La disposizione dello stand deve evidenziare il valore aggiunto dei prodotti che intendi presentare e deve seguire un obiettivo commerciale ben preciso.

Gli elementi che non devono mancare:

• Proiezioni multimediali, video e presentazioni, in grado di creare uno storytelling del prodotto o del servizio.
• Un angolo bar o ristoro con tavolini, in modo che i visitatori possano rimanere qualche minuto in più allo stand (in questo caso potrai affidarti ad un servizio catering).
• Gadget, brochure e altro materiale informativo da rilasciare ai visitatori.
• Un desk di accoglienza, fondamentale per monitorare la presenza di quelli che sono i potenziali ed effettivi clienti. Se il nome appare già sulla lista basterà effettuare una spunta, mentre se l’ospite è capitato lì per caso o per curiosità, potrà fornire i suoi dati (anagrafici e professionali) ed effettuare una registrazione.
• Un’area di promozione, in cui vengono effettuate dimostrazioni, incontri, corsi di formazione e di approfondimento.

Prima dell’evento: check-up delle attività

Ecco una delle fasi più importanti nel prepararsi ad una fiera: la fase pre-evento. Prima dell’evento è importante controllare passo dopo passo tutti gli aspetti dell’organizzazione e tutte le attività programmate. Effettuare un check-up vuol dire controllare e valutare le condizioni di salute della tua organizzazione, al fine di prevenire eventuali problemi.

Ritieni che tutto sia pronto? I documenti sono stati firmati e inoltrati a chi di dovere? Lo staff è abbastanza informato? Crea un foglio di lavoro, un documento riassuntivo di tutti i punti trattati nella fase preliminare: sarà un buon promemoria per te e per il tuo team!

Potrebbe esserti utile fare una check-list del materiale da portare allo stand:

• carta e penne;
• gadget e brochure;
• tutta la documentazione relativa alla fiera;
• moduli per un’eventuale presa di contatto con i clienti.

Valuta anche, qualche giorno prima dell’evento, di effettuare un sopralluogo tecnico al tuo stand per verificare che tutto sia in ordine secondo il progetto.

Svolgimento dell’evento

Ci siamo, il grande giorno è arrivato! Controlla, personalmente o attraverso il responsabile dello stand, che tutte le attività si stiano svolgendo nel modo corretto.

Durante lo svolgimento del tuo evento valuta di redigere un report aggiornato in tempo reale, in modo da avere un resoconto delle attività passo dopo passo. Il team di lavoro dovrà dimostrare di avere la capacità necessarie ad acquisire e gestire nuovi contatti, a intrattenere il pubblico allo stand, a gestire eventi collaterali.

Cosa fare dopo l’evento

La fase post evento è la parte fondamentale di una fiera. È importante far fruttare al massimo il rapporto con i potenziali clienti e trasformare l’investimento in reali possibilità di vendita. È necessario, innanzitutto, creare delle azioni di follow up per lasciare un ricordo della tua azienda ai visitatori del tuo stand.

Lo strumento più efficace per creare il primo contatto post evento è l’e-mail. Puoi decidere di ringraziare il cliente per l’incontro avuto in fiera, oppure proporgli sconti e vantaggi esclusivi.

A questo punto sei pronto per attuare una strategia di lungo periodo. Puoi coinvolgere i tuoi potenziali clienti in una strategia di marketing, come l’invio periodico di newsletter, la creazione di contenuti dedicati, e tutto ciò che può creare interesse verso la tua azienda.

Allora, hai capito come prepararsi ad una fiera? Per avere un buon risultato è consigliabile affidarsi alla consulenza di uno o più esperti, in questo modo si potranno ottimizzare le risorse e raggiungere risultati molto soddisfacenti. Non puoi improvvisare: la chiave del successo sta tutta nel planning!

Condividi questo articolo con tutti coloro che, come te, vogliono prepararsi ad una fiera! Spero tu abbia già visitato il nostro sito Eventi e Fiere, altrimenti, cosa aspetti?