Come redigere la lista dei partecipanti in tema di organizzazione eventi aziendali, in modo particolare, come invitare gli auditori ai congressi.
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L’ organizzazione eventi aziendali è un campo molto ampio che può significare tutto o niente. Di eventi aziendali ce ne sono una marea e spesso si genera molta confusione tra di essi. Tra l’organizzazione eventi aziendali parliamo oggi dell’organizzazione di congressi e nello specifico di come selezionare i partecipanti ad un congresso.
Partiamo dalle basi: che cos’ è un congresso? I dizionari vi riportano la definizione “riunione di specialisti, di rappresentati che devono discutere di questioni e scambiarsi opinioni.” Anche noi di Eventi e Fiere vi diamo la nostra definizione di congresso.
In linea generale possiamo dire che il congresso è un momento di formazione, di scambio di opinioni, di argomenti di cui discutere. Congressi sono politici, medico – scientifici, di formazione e aziendali per discutere di importanti tematiche.
Chi vi partecipa? Ovviamente addetti ai lavori, esperti delle tematiche, formatori e auditori del settore. In passato e per molti anni, mi sono occuata di organizzazione eventi aziendali ed ho sempre considerato l’invito dei partecipanti ad un congresso un lavoro molto importante. Eccovi una carrellata di come selezionavo i partecipanti ad in congresso.
Partecipanti ad un congresso: chi sono e come invitarli.
Identificare il target a cui il congresso è rivolto
Ogni evento si differenzia sulla base della tematica, di chi è l’ente che lo promuove e quindi anche del target a cui è rivolto. E’ un congresso ecm, è un incontro politico, è un evento aziendale di presentazione di bilanci o lancio di nuovo prodotto, è un incontro tra scienziati? Capire questo primo punto ci aiuta a comprendere chi dobbiamo invitare al congresso che stiamo organizzando.
Relatori ed auditori
Requisito fondamentale che non deve mancare nell’ organizzazione di eventi aziendali come i congressi è capire che ci deve essere qualcuno che parla di un argomento e quindi qualcun altro che ascolta. I primi sono i formatori o i relatori, i secondi sono il pubblico uditore.
Relatori e formatori: c’è differenza?
La risposta è sì. In base al congresso che andiamo ad organizzare dovremmo invitare una delle due figure. Il relatore è di norma colui che interviene ad un congresso per portare la sua esperienza su un settore dell’argomento generale su cui il congresso verte. Ad esempio può essere un ricercatore che vuole raccontare ai sui colleghi i suoi studi, le sue ricerche, le sue scoperte.
Il formatore invece è una figura professionale che si occupa di formare gli auditori in particolari settori; non necessariamente sulla loro materia principale, può anche formare su quelle che vengono definite competenze trasversali.
Come fare gli inviti
Ultimo punto per quel che riguarda le partecipazioni di pubblico all’organizzazione di eventi aziendali e nello specifico i congressi è la preparazione degli inviti per relatori e pubblico uditore. Ovviamente saranno diversi. I relatori e i formatori verranno invitati al congresso che stiamo organizzando per raccontare al grande pubblico le loro ricerche e i loro studi. Dovranno ricevere quindi un invito formale da parte dell’ente organizzatore e dovrà essergli detto che verranno organizzati per loro anche il viaggio e l’alloggio se il congresso si svolge in una città diversa dalla loro.
Anche i partecipanti al congresso riceveranno un invito dove si suggerisce vivamente la presenza; spesso infatti questi congressi di formazione servono per aggiornare i partecipanti e spesso sono obbligatori per il proseguo della loro attività professionale (vedi congressi ECM).
Anche loro riceveranno indicazioni sui trasporti e sugli alloggi ma, almeno per la maggior parte dei congressi, il pagamento di entrambi è a carico del partecipante. Questa non è una regola fissa. Spesso ad esempio l’università mette a disposizione un budget per coprire le spese dei suoi studenti, ricercatori, dottorandi che partecipano al congresso. A volte anche l’azienda di lavoro del professionista che partecipa paga per lui una parte o il totale di vitto e alloggio.
Fate tesoro di questi consigli, ed andate a fare i vostri inviti per il vostro congresso ma prima condividete questo articolo!
Che bella la vita nel mondo dell’organizzazione degli eventi aziendali.
