Come organizzare un evento

Definisci obiettivo e budget

Ti è mai successo di partecipare ad una di quelle riunioni dove il tuo capo parla per un’ora e mezza degli obiettivi che l’azienda si pone per il nuovo anno e che bisognerebbe fare mille eventi per realizzarli?

Se stai leggendo questo articolo immagino di sì, perché magari sei una segretaria di produzione e il tuo capo queste riunioni le fa principalmente con te, oppure sei un AD, il tuo capo ti dà del tu e ti sequestra nel suo ufficio per motivarti a spronare i vostri dipendenti; o magari il capo sei proprio tu, e allora come si dice in gergo tecnico “te la canti e te la soni”.

Non importa quale sia il tuo ruolo in azienda, se il tuo cervello è martellato ogni anno da obiettivi da raggiungere e ti senti con l’acqua alla gola questo articolo è fatto apposta per te!

Obiettivi aziendali: che cosa c’entrano gli eventi

Ora che sappiamo che cosa sono e perché esistono, e quindi giustifichiamo la pressione agonistica del nostro capo nel raggiungerli, vi state domandando (forse): che cosa c’entrano gli eventi? E qui entra in gioco Eventi e Fiere!
L’evento aziendale è il mezzo che ti permette di realizzare uno o più obiettivi, raggiungere quindi lo scopo che ti ha indicato l’azienda e far felice il tuo capo che non ti stresserà più (non è vero, come al gioco dell’oca si riparte dal via; morto un obiettivo se ne fa un altro).

Perché obiettivi ed evento vanno a braccetto?

Perché gli obiettivi si realizzano attraverso gli eventi. Di eventi ce ne sono a migliaia e sono tutti diversi e non sono tutti sempre adatti al tipo di obiettivo che dobbiamo raggiungere. Non si scelgono dunque eventi a caso, l’evento si seleziona sulla base di criteri specifici e attraverso uno studio mirato. Per far questo ci vogliono delle competenze, non ci si improvvisa. Le agenzie di comunicazione e di eventi masticano questi argomenti tutti i giorni e sono un gran vantaggio soprattutto nella parte preliminare dell’organizzazione di un evento, che è anche la più importante. Se l’evento non è in linea con gli obiettivi, per quanto sia un evento magnifico, non ti porterà a nulla, anzi, sarà stata una perdita di denaro aziendale, del tuo tempo e il capo con te sarà furioso.

Se decidi in ogni caso di affidarti solo alle tue forze per l’organizzazione dell’evento lascia almeno che io ti aiuti e ti guidi passo passo in questo lungo percorso!

La fase preliminare

Chiariamo un concetto che ti ho accennato prima, ma lo ripeto perché è fondamentale: questa è la fase più delicata di tutte, qui si decide se l’evento raggiungerà l’obiettivo oppure se sarà un disastro totale.

Siediti alla tua scrivania, respira e rifletti; il passo numero 0 da fare è definisci i tuoi obiettivi. Ho capito che ne abbiamo parlato fino ad adesso, ma la cosa non è così scontata. Se hai un capo, gli obiettivi te li avrà dati lui, se invece sei tu il capo, te li sarai definiti da solo. In ogni caso gli obiettivi devono essere:

• Chiari e compresi da tutto lo staff
• Decisi sulla base dei bisogni che l’azienda ha riscontrato e sulle prospettive per il futuro
• Accompagnati da una proposta finanziaria atta a giustificarli
• Raggiungibili nei tempi stabiliti

Quali possibili obiettivi

Parliamo di cose concrete. Quali sono gli obiettivi aziendali? Non è questa la sede per indicarteli tutti, identifichiamoli però in macro aree. Gli obiettivi aziendali possono riguardare:

• La formazione dei dipendenti
• L’informazione interna ed esterna
• L’affiatamento del team
• La ricerca di fondi e sponsor
• Il festeggiamento dei successi un gruppo di lavoro o di un singolo dipendente
• L’incremento delle vendite
• La presentazione di un nuovo prodotto sul mercato

Una volta che hai gli obiettivi aziendali chiari, puoi farti la seconda domanda: quanti soldi hai a disposizione per realizzarli? Eh sì, perché l’azienda (o tu stesso se sei il capo) ti avrà sicuramente dato un budget che puoi impiegare per realizzare il tuo progetto. Anche questo è un passaggio chiave per la definizione del tuo evento nella fase preliminare; inutile costruire un progetto facendo dei voli pindarici se poi non abbiamo il budget per realizzarlo. Pertanto, identifichiamo un budget effettivo e costruiamo il nostro progetto solo su quell’ammontare di denaro. Né di più, né di meno (se sei il capo forse sul “di meno” potresti dissentire).

Il budget

A questo punto può nascere un dubbio: se il budget non ti è dato ma lo stabilisci tu, come lo fai? Seguendo queste poche semplici regole.

• Valuta la situazione finanziaria generale della tua azienda e definisci quanto destinare all’evento che vuoi realizzare;
• Torna con la mente indietro nel tempo, oppure consulta l’archivio aziendale: la tua azienda ha già fatto eventi negli anni passati? Se sì, quali? per soddisfare quali scopi? Quanto budget era stato dedicato? Gli obiettivi sono stati raggiunti? Se alcuni obiettivi risultano insoddisfatti, chiediti perché! L’esperienza insegna e tu cerca di fare meglio;
• Puoi scegliere 2 strade per definire il budget: la prima è definire già un budget fisso, la seconda è pensare ad un evento senza preoccuparti (momentaneamente) del limite di budget.

Che fare se hai optato per un evento senza limiti di budget? Beh, o sei molto fortunato oppure, se non vuoi far venire un infarto al tuo capo, tieni bene a mente che puoi cercare sponsor e partner che ti finanzino parte dell’evento. Ti faccio un esempio: se il tuo brand fosse un produttore di abbigliamento sportivo, un partner/sponsor potrebbe essere un’azienda che produce barrette dietetiche o bevande iperproteiche, oppure potrebbe essere un brand di attrezzature tecniche sportive.

Non è finita qui!

Ricorda che per agevolare la definizione del budget potresti già decidere a livello generale la tipologia di location dove ti piacerebbe ambientare il tuo evento e i giorni di durata dell’evento stesso: ad esempio, l’affitto di una sala meeting è sicuramente meno costoso di un intero centro congressi. Sicuramente questa scelta è nettamente collegata al numero di persone che vorrai al tuo evento. Di questo ne parleremo in maniera approfondita più avanti.

Quando pensi al budget del tuo evento ricorda che non dovrai focalizzarti solamente sui costi esterni (la location, il catering, le hostess, etc), ma anche sui costi interni. Eh sì, hai capito bene. Il tuo lavoro ha un costo. E anche quello di tutti i dipendenti interni dell’azienda che lavoreranno con te all’organizzazione dell’evento. Ogni attività che fate ha un costo per l’azienda e questo costo deve rientrare nel budget che hai disposto per l’evento. Senza dubbio un’agenzia di eventi riesce ad ottimizzare i tempi di realizzazione di un progetto come il tuo evento, tu invece considera qualche ora in più per finalizzare tutti i punti che compongono l’evento.

Last but not least!

Includi nel tuo budget un fondo per gli imprevisti. Fidati, fallo. Poi capirai perché. Se non lo fai lo capirai lo stesso, ma sulla tua pelle. E io riderò.

Dai un nome al tuo evento

Forse non te ne rendi ancora conto, ma abbiamo già fatto un gran lavoro. Abbiamo definito quali sono gli obiettivi della nostra azienda, abbiamo deciso quanto denaro possiamo investire sulla realizzazione del progetto, ci manca capire quale evento fare. Sembra difficile ma non lo è: basta cercare quali sono gli eventi che soddisfano i nostri obiettivi. Avremo modo di parlare in maniera approfondita di ogni singolo evento e ti darò una linea guida per ognuno di essi. Per ora limitiamoci a dire che, con la definizione degli obiettivi e la delineazione del budget totale da investire sul progetto, sei pronto a scegliere l’evento giusto per te secondo la seguente modalità:

• Seleziona gli eventi che soddisfano ameno uno dei tuoi obiettivi;
• Tra gli eventi finalisti identifica quelli più in linea con la tua azienda;
• Tra questa ultima rosa scegli quello che risponde maggiormente ai due punti precedenti;

A questo punto il gioco è fatto, hai deciso quale evento andrai a realizzare! Ben fatto, adesso puoi passare alla fase successiva!

Come ti immagini il tuo evento: il concept

Una volta che hai riflettuto sugli obiettivi che la tua azienda si pone, ed hai individuato il target al quale intendi rivolgerti, ti trovi nella condizione di poter scegliere la tipologia di evento che fa al caso tuo, senza dimenticare di considerare il budget a tua disposizione.
Una volta scelto l’evento più adatto alle tue esigenze, è il momento di dare vita al tuo concept!

Che cos’è il concept

Quando ti parlo di concept intendo un meta progetto in cui saranno da definire gli aspetti fondamentali che vuoi affrontare e sviluppare durante l’evento. Questa è la sede in cui ti devi chiedere come vorresti che il tuo evento fosse. A partire dalla location, dalle attività che vorresti organizzare, per passare allo staff di cui puoi necessitare, fino a considerare soluzioni possibili a contrattempi dell’ultimo minuto!

Ecco, io se fossi in te, per star tranquillo, preferirei farmi aiutare da un esperto di settore!

Non perché dubito delle tue capacità, ma perché tenere tutto sotto controllo è possibile anche se molto faticoso, e rischi di arrivare all’inizio dell’evento completamente fuso, spossato, in tilt. Non possiamo permetterci di commettere errori.

Comunque, per decidere se farlo da solo o affidarti ad altri, potrebbe esserti utile fare una tabella che contenga i vantaggi e gli svantaggi di un’opzione e dell’altra.

Analisi dei costi

Questo è il momento di verificare se il budget di cui disponi è in grado di soddisfare le tue ambizioni. Occorre prendere in considerazione i costi degli elementi che hai inserito nel tuo concept (l’affitto della struttura, la retribuzione dello staff, il prezzo dei materiali necessari, eventuali trasporti) e valutare se il tutto è effettivamente realizzabile. Se la spesa totale risulta eccessiva è sempre consigliabile tagliare dove si può, per avere un margine nel caso di imprevisti vari.

Se decidi di lavorare in maniera indipendente, ricorda di non affidarti esclusivamente alla percezione di risparmio dei costi. Perché dietro ad un’offerta apparentemente vantaggiosa potrebbe nascondersi un fornitore inaffidabile o poco professionale. Inoltre non sottovalutare i costi interni da sostenere in quanto a tempo e dipendenti!

Se invece decidi di affidarti ad un organizzatore di eventi, oltre a ridurre i rischi a cui puoi andare incontro, sarà lui stesso ad analizzare per te la convenienza o meno dei vari preventivi, proponendoti un progetto preliminare e la possibilità di scegliere tra più soluzioni diverse.

A proposito di progetto preliminare, è arrivato il suo momento!

Il progetto preliminare

Purtroppo non puoi ancora procedere con la parte operativa: eh lo so, sono noiosa ma ti avevo avvertito, se ti fai aiutare è meglio!

In fase di stesura del progetto preliminare occorre che tu stili una lista dettagliatissima di tutte le attività che l’organizzazione dell’evento può prevedere. Vediamone alcuni esempi:

Nella fase pre evento potresti dover programmare le campagne pubblicitarie di promozione, o comunque attività legate al branding. Questo comporta che il materiale cartaceo da pubblicizzare, o eventualmente i contenuti online, siano preparati preventivamente, per essere distribuiti a più riprese durante la campagna. Quindi occorre accordarsi con le agenzie pubblicitarie, con i grafici e con chi di dovere per le tempistiche di diffusione dei materiali.

Un altro caso da non sottovalutare è quello dei permessi necessari per l’evento. Sto parlando per esempio di permessi relativi all’occupazione del suolo pubblico, all’utilizzo di forze dell’ordine, permessi SIAE, etc. Si tratta di pratiche molto importanti, senza le quali spesso è irrealizzabile l’evento.

Sempre all’interno del progetto preliminare, valuta anche possibili soluzioni ad eventuali pericoli, come ad esempio le assicurazioni ad hoc per promoter sui rollerblade. In casi come questo, valuta bene se ne vale la pena, o se piuttosto conviene più pensare ad una attività alternativa.

Occorre dunque che presti molta attenzione ad avere tutto in regola, onde evitare di andare incontro a sanzioni. Cogli in questa fase occasione per appuntarti anche tutte le scadenze che ci sono da rispettare.

Ma tutto questo serve davvero?

Questo tipo di organizzazione può sembrarti un po’ macchinosa in un primo momento, ma più l’evento si avvicinerà, più capirai l’importanza sostanziale che hanno questi accorgimenti.

Hanno infatti l’obiettivo di aiutarti nell’orientamento attraverso varie situazioni, anche impreviste, fornendoti un valido supporto!

La richiesta di preventivi

Siamo arrivati ad una fase chiave dell’organizzazione del tuo evento: abbiamo deciso che tipo di evento fare, abbiamo idea di quanto budget possiamo impiegare nel progetto e abbiamo steso un programma preliminare, che ci permette di individuare tutto ciò di cui abbiamo bisogno (la location, il catering, lo staff esterno, il materiale grafico ecc). Ora non ci resta altro che richiedere preventivi per tutto ciò di cui abbiamo bisogno.

Dire “non ci resta altro” in realtà è abbastanza limitativo, questa è una attività molto complessa e non sono concessi errori.

Come si richiedono i preventivi

“Ci vuole molto coraggio” cantano gli Ex- Otago (grande gruppo) e ci vuole molta pazienza in questa fase di richiesta preventivi. E occorre anche essere “sul pezzo”, presenti e super attenti a che cosa chiediamo.

Prima di tutto dobbiamo avere chiara una cosa: che cosa ci serve. Sì, lo abbiamo definito nella fase del concept, per cui quella tabella con tutto ciò di cui hai bisogno per realizzare il tuo evento ora tirala fuori, perché ti serve. Organizzare il lavoro secondo uno schema, un piano, una griglia temporale ti aiuterà moltissimo per due motivi:

• Lo schema ti aiuta ad avere sottomano la lista di tutto ciò di cui hai bisogno, ed eviti che qualcosa ti sfugga;
• Ti aiuta ad avere sott’occhio anche i tempi di lavoro, se tutto procede secondo i piani o se ci sono dei ritardi per i quali devi trovare una soluzione;

Un software molto utile per gestire una crono tabella è il Gantt di progetto, di cui avremo modo di parlare più avanti.

Quando fai una richiesta di preventivo ad un fornitore per qualsiasi tipo di servizio è molto importante che tu dia la maggior parte delle informazioni di cui disponi; più una richiesta è accurata e dettagliata, più semplice sarà il lavoro del fornitore che riuscirà a procurarti un preventivo il più possibile dettagliato. Questo è un gran vantaggio sia per te, che per il fornitore: più un preventivo è entrato nello specifico, più il prezzo sarà accurato e tu non rischierai di trovarti a dover fare delle modifiche sostanziali alle richieste iniziali e a sconvolgere completamente il prezzo di partenza del preventivo.
Ricordati che hai un budget, i conti alla fine dovranno tornare tutti.

Le aree più importanti per le quali ti troverai a chiedere preventivi sono le seguenti:

• Location e impresa di pulizie
• Allestimenti
• Alloggi e trasporti (se sono previste delle trasferte)
• Servizi tecnici come noleggio impianti audio, video, luci
• Catering
• Stoccaggio e trasporto dei materiali
• Staff esterno: hostess e promoter
• Collaboratori esterni per gestione campagna marketing, organizzazione evento
• Grafica e stampa del materiale promozionale

Ricordati di chiedere più di un preventivo per lo stesso servizio a fornitori diversi. In questo modo potrai valutare le opzioni che ti arriveranno, avrai un metro di paragone e ti farai un’idea sui prezzi. L’errore più grande è richiedere solo un preventivo ed incrociare le dita sperando vada tutto bene. Non funziona in questo modo, soprattutto se è il tuo primo evento e, se non l’hai mai fatto prima, non puoi fidarti di un solo fornitore.
Le agenzie che organizzano eventi conoscono molto bene le realtà del loro territorio e sanno quali sono i fornitori validi e quelli invece da lasciare perdere. Anche noi di Eventi e Fiere lo sappiamo e li abbiamo selezionati sul nostro sito. Ma tu no. Non puoi permetterti di fare questo tipo di errore.

Perché? Perché un fornitore sbagliato, poco professionale e quindi non di qualità può danneggiare la buona riuscita del tuo evento. Quindi pensa, tu ti sei impegnato, hai fatto tutto a dovere, ma un errore di poca importanza apparente ti rovina tutto. E la colpa è solo in parte tua.

Non si richiedono preventivi a caso nel tempo perso, poco prima della pausa pranzo o nei momenti in cui si è scarichi da altre attività; questo incarico va fatto bene secondo il seguente criterio:

• Elenca tutto ciò di cui hai bisogno;
• Ricerca almeno 3 fornitori per ogni categoria;
• Chiama per spiegare all’incaricato tutti i dettagli del tuo evento e che cosa vorresti realizzare;
• Aspetta che lui ti faccia delle domande per capire meglio il tuo bisogno ed indirizzarti verso la scelta più adatta alle tue esigenze;
• Chiedi entro quando ti verrà inviato il preventivo;

C’è un’altra cosa che occorre fare quando si richiedono i preventivi: valuta, per quanto ti è possibile, la serietà del fornitore. Lo so, non è semplice, ma cerchiamo di capire quanto possiamo fidarci del fornitore al quale stiamo richiedendo un preventivo. Lo capiamo già dal sito, da come si presenta, dalla sua valutazione su internet e da come è sembrato al telefono. Certo, un organizzatore di eventi vi leva da questa problematica e si fa carico del rischio, ma noi qui stiamo ragionando per un evento che hai deciso di organizzare in totale autonomia.

Valuta i preventivi e decidi

Bene, hai ricevuto tutti i preventivi per i servizi e i materiali che ti servono per il tuo evento. Come selezionare il preventivo vincitore tra tutti?
Con poche semplici mosse:

• Tieni in considerazione la qualità del fornitore;
• Ricordati che cosa vi siete detti durante il colloquio telefonico o a voce e se hai dei dubbi fagli delle domande;
• Leggi bene il preventivo;
• Scarta i preventivi che sono altamente fuori dal tuo budget;
• Fatti suonare un campanello d’allarme davanti a prezzi molto bassi, se non capisci perché ci sia una così grande differenza di prezzo chiedi spiegazioni. Un prezzo basso non equivale per forza ad un ottimo servizio, ma nemmeno viceversa. Trova un giusto compromesso.

Quando hai selezionato il fornitore con il preventivo che più si addice al tuo evento e al tuo budget, contattalo, chiarisci con lui tutti i dettagli. Tieni per sicurezza un fornitore secondo classificato per ogni servizio o materiale che hai richiesto. Sai, la prudenza non è mai troppa e l’imprevisto è sempre dietro l’angolo.

Verifica budget e approvazione progetto

Ti ricordi quando ti parlavo di budget? Ti dicevo che per organizzare un evento devi verificare la situazione finanziaria della tua azienda e valutare il suo trascorso. Bene, ripartiamo da questo punto!

Nelle fasi precedenti avrai quindi fatto i conti in tasca alla tua azienda e avrai destinato un budget per l’organizzazione del tuo evento, avrai pianificato le attività anche se ancora in maniera sommaria e avrai richiesto tutti i preventivi di cui hai bisogno. Hai dato sempre un occhio alla somma totale a tua disposizione o hai sforato il budget? Se è così, mi auguro almeno tu sia riuscito a trovare il finanziamento di un buono sponsor!

Scherzi a parte, in questo momento dovresti già avere le idee più chiare e qualche dato alla mano sulle disponibilità economiche della tua attività (o dell’attività per cui lavori), dunque puoi iniziare e valutare se le tue aspettative possono effettivamente essere soddisfatte dal budget di cui disponi.

I preventivi che ti hanno fatto sono soddisfacenti? Ti puoi trovare in tre situazioni:

• Rimani paralizzato di fronte alla cifra spropositata data dalla somma dei preventivi

Soluzione: taglia le spese superflue, punta a risparmiare dove puoi e cerca di minimizzare le uscite. Se alcune attività richiedono troppo personale, o diminuisci lo staff, o trovi una attività più economica. Anche qua, come in precedenza, può esserti utile l’aiuto di un organizzatore di eventi, perché sa dove è giusto risparmiare e dove invece conviene investire.

• Rientri nel budget e ti rimane un ampio margine di disponibilità.

Fai il modesto? Suvvia, prova ad osare di più! Essere accorti nelle spese è una grande qualità, ma se si ha la possibilità di fare bella figura, perché precludersela?
Quindi, ricordando sempre di lasciare un margine per qualsiasi imprevisto economico, aggiungi qualche attività: scegli un servizio catering più equipaggiato, opta per una location mozzafiato, organizza uno spettacolo di intrattenimento, amplia il numero degli invitati!

• Le tue aspettative, il tuo budget e i preventivi corrispondono

Niente da dire. I miei più sentiti complimenti. Conosci la tua azienda, sai cosa può permettersi e sai quello che vuole, il tuo evento è già sulla buona strada.
Quindi, ricapitolando, ora che hai deciso tutto, verifica di rientrare nel budget che ti eri prefissato, se non è così, prendi uno dei provvedimenti che ti ho elencato.

Approvazione o rivalutazione del progetto

Se rientri nel primo gruppo forse è il caso di prendere qualche provvedimento. Hai mai pensato di chiedere un finanziamento a sponsor? Prova a contattare eventuali enti per finanziamenti o patrocini. Esistono più soluzioni di quelle che pensi e se trovi un contributo economico, sei sicuramente più agevolato nelle scelte.
Come ti ho detto sopra, prima è opportuno tagliare dove puoi, così da evitare le spese inutili.

Se invece rientri fra quelli del secondo e terzo gruppo, sei già sulla buona strada e non ti resta che metterti all’opera per iniziare la fase più pratica!

Se sei arrivato a questo punto puoi farti i complimenti!

Hai già fatto un gran lavoro. Hai iniziato a costruire lo scheletro del tuo evento, hai selezionato i fornitori e ti sei fatto un’idea più precisa dell’ammontare del tuo evento, accertandoti di non sforare il budget. Bene, non è finita. Ora devi definire punto per punto che cosa succederà durante il tuo evento e devi seguire i lavori.

Ti sembrava finita la fase difficile dell’organizzazione dell’evento? No, il bello deve ancora venire. Se sei ancora convinto di poter gestire da solo il prosieguo delle attività ecco come devi fare.

La scaletta dell’evento

Che cosa accadrà durante l’evento? questo è quello che ti devi chiedere. Arrivati qui devi stilare punto per punto tutto ciò che dovrà accadere durante l’evento in ordine cronologico e quanto deve durare ciascuna attività.

Ci saranno degli interventi di qualche relatore? Organizza la scaletta e dai loro i tempi. Fai rispettare a tutti la crono tabella che decidi di proporre e ricordati che questa potrebbe avere anche delle limitazioni imposte da variabili che non dipendono da te. Mi spiego, se fai un evento all’aperto con un accompagnamento musicale quasi certamente dovrai attenerti ad un’ordinanza comunale che impone il silenzio da un certo orario in poi. Già in questa fase devi organizzare un programma dettagliato con orari definiti dove non rischi di sforare. Non si scherza, ci sono le multe. E anche salate.

E ancora…

Se il tuo evento è organizzato in più giornate decidi esattamente le attività quotidiane, se ci sono eventi in contemporanea, come può essere durante un congresso con più incontri nello stesso tempo decidi i luoghi, le location, le sale di ogni incontro. Indica anche che materiali servono per ogni sala e di quante persone hai bisogno.

In questo modo ti avvantaggi per due motivi: prima di tutto, andando a definire sempre più nello specifico il tuo evento riduci le probabilità di errore. Entrando nei particolari ti puoi accorgere più facilmente di eventuali dimenticanze, hai sotto controllo i materiali, riesci a gestire le attività in maniera più approfondita. Secondariamente hai organizzato già una buona parte del lavoro, ti sei avvantaggiato e, scomponendo il tuo evento in settori, hai la visione chiara di tutto ciò che dovrà succedere e, nel caso ci fossero incongruenze, cambi di rotta, problematiche, ti verrà più semplice intervenire.

Organizza e gestisci le attività

La visione generale dell’evento non è semplice. Considera che per organizzare un evento ci sono diverse cose da fare, le puoi fare tutte da solo o puoi farti aiutare da colleghi e collaboratori (ne abbiamo parlato nella parte della stesura preliminare del progetto). Ora, non importa in quanti sarete ad organizzare l’evento, tu devi tenere sotto controllo ogni singola attività. Devi sapere chi sta facendo cosa, quanto tempo ci mette, chi sta aspettando la fine di una attività per poter iniziare la sua, chi è in ritardo sulla tabella di marcia e ha bisogno di un aiuto, e così via.

Per aiutare la gestione di più attività con molte persone, per fortuna, si può ricorrere ad applicazioni e software. Ce ne sono dei più disparati. Personalmente non riesco a stilare una classifica dei migliori o dei peggiori.

Gantt di progetto perché sceglierlo:

• Indica i nomi di tutti i collaboratori che lavorano ad un progetto;
• Inserisci per ciascuno le singole minime attività che devono fare;
• Definisci quali sono le attività legate ad altre attività e ad altri operatori (ad esempio puoi annotare che fino a che il grafico non ha completato il volantino dell’evento il materiale non può essere mandato in stampa. Entrambe le attività hanno indicata la loro scadenza; in questo modo ti puoi accorgere facilmente se il grafico è in ritardo e puoi intervenire per tempo.)
• Puoi aggiornare ogni attività con la percentuale di completamento;
• Puoi intervenire sui ritardi minimi prima che si propaghino in un mega ritardo dove l’evento potrebbe risentirne;

La gestione delle attività non è un lavoro semplice. Le agenzie di eventi sono ormai allineate sull’ideazione di una crono tabella e sulle modalità di gestione degli operatori. Se vuoi fare questo lavoro da solo sappi che ci metterai più tempo e anche i tuoi collaboratori incontreranno qualche difficoltà.
Non demordere però, qui ti sto dando tutti gli strumenti necessari per limitare i danni e organizzare un evento senza rischiare l’esaurimento nervoso.

Comunicare l’evento

Una volta che ti sei fatto un’idea su come vuoi realizzare l’evento, sulle attività necessarie per organizzarlo, sulle spese che tutto questo comporta: hai fatto molto, ma la strada è ancora lunga.
Adesso è il momento di pensare ai veri protagonisti dell’evento: gli invitati!

Come prima cosa occorre fare una distinzione: si tratterà di un evento riservato ad un numero limitato di partecipanti, oppure è aperto potenzialmente a chiunque?
Ti dico questo perché in base al target di riferimento, esistono varie modalità di invito.
Se, per esempio, devi organizzare una cena aziendale e quindi devi contattare tutti i dipendenti dell’azienda, puoi ricorrere a:

• Email d’invito: puoi destinare una email a tutti i dipendenti, nella quale spieghi in cosa consiste l’evento e ti raccomandi di confermare o meno la partecipazione tramite mail. In questo modo puoi avere sotto controllo sia gli invitati, che gli effettivi partecipanti;

• Bacheca aziendale: un’altra modalità di comunicazione con i propri dipendenti potrebbe essere quella di affiggere un annuncio o invito sulla bacheca aziendale, sul luogo di lavoro;

Se invece quello che stai organizzando tu ha l’ambizione di diventare l’evento del secolo, ti conviene diffondere l’annuncio secondo queste modalità:

• Annunci sponsorizzati: gli annunci pubblicitari da diffondere su internet sono un potentissimo mezzo per trasmettere informazioni. Possono comparire durante la navigazione sui social e raggiungere dunque un numero molto vasto di utenti. Sono particolarmente consigliati per chi vuole raggiungere un target relativamente giovane, per esempio per invitare gli studenti ad un open day universitario;
• Materiale cartaceo: per tutti i tipi di eventi rivolti al grande pubblico è sempre vivamente consigliata la diffusione di materiale cartaceo di vario genere. Dalle locandine, ai manifesti, fino alla distribuzione di volantini nei luoghi più frequentati. In questo modo si ha la possibilità di raggiungere anche una tipologia di target che solitamente non reperisce informazioni online.
  
  

Per gli eventi riservati e indirizzati ad un gruppo specifico di invitati, la modalità più consigliata di invito è:

• Biglietto via posta: a voi è mai capitato di ricevere un invito del genere? Vi assicuro che si tratta di qualcosa di veramente esclusivo, che fa sentire importante chi lo riceve. Il biglietto di invito è nominativo, questo consente di far partecipare solo ed esclusivamente le persone selezionate.

Infine, se l’evento è aperto al pubblico, ma si vuole far pagare una cifra di ingresso, si ricorrerà alla modalità di partecipazione attraverso:

• Ticket a pagamento: i ticket in genere sono acquistabili su internet o all’ingresso dell’evento. Alcuni sono disponibili solo su prenotazione. Questa modalità generalmente prevede agevolazioni per gruppi, per studenti, bambini ed alcune categorie professionali.

Beh, adesso di scelta ne hai. Sta a te decidere quale modalità di invito fa al caso tuo!

Comunicazione esterna

Adesso che hai stabilito come deve essere l’evento, dove e con chi, non ti resta che comunicarlo! Ma a chi? Ancora una volta: dipende dall’evento!
Per quanto riguarda gli eventi pubblici, al fine di diffondere informazioni dettagliate è opportuno ricorrere a:

• Conferenza stampa: generalmente è l’ufficio stampa dell’ente organizzatore ad occuparsi di questo tipo di evento e consiste nella convocazione di giornalisti di settore, che scrivono per riviste e quotidiani (online o cartacei). Può considerarsi esso stesso un evento, che ha lo scopo di trasmettere tutte le informazioni necessarie riguardanti l’evento in programma. I giornalisti invitati, una volta raccolto il materiale, trasmetteranno le informazioni pubblicando un articolo sul giornale;
• Comunicato stampa: per eventi di dimensione inferiore si può optare per il comunicato stampa. Questo è un documento che, ancora l’ufficio stampa dell’ente organizzatore, si occupa di inviare ai giornalisti di settore, contenente tutte le informazioni riguardanti l’evento. Questi in seguito lo trasmetteranno tramite articolo sulla rivista per cui scrivono.

Per quanto riguarda la comunicazione esterna di eventi rivolti ad un pubblico più selezionato e ridotto, vale ciò che abbiamo detto in precedenza, riguardo alle modalità di invito. Ciò che devi fare per la richiesta di partecipazione corrisponde alla stessa comunicazione esterna.

Si pubblicizza l’evento con: affissioni (volantini, brochure, manifesti, locandine) e promozione sui social.

• Pubblicizzarsi su Facebook e Instagram: per promuovere il tuo evento sui social ti consiglio di creare un’apposita pagina dedicata all’evento (su Facebook), tramite la quale puoi invitare tutti gli utenti selezionati. Questi ultimi hanno la possibilità di vedere tutte le informazioni che riguardano l’evento e comunicare la propria adesione o meno, selezionando “partecipo” o “non partecipo”.

Su Instagram invece potrebbe essere utile coinvolgere gli utenti pubblicando foto della preparazione dell’evento e Stories in cui viene mostrato il personale all’opera. Questo aiuta a mantenere viva l’attenzione e a seguire tutta la preparazione. L’utente, così facendo, sarà curioso di vedere il risultato finale e sarà più propenso a partecipare all’evento.

Ovviamente se per l’organizzazione dell’evento ti affidi ad esperti esterni, ci sono molte più probabilità che venga realizzata una campagna marketing strutturata ed efficace, con la certezza di arrivare al cuore dei tuoi invitati.

Comunicazione interna

La comunicazione interna è la trasmissione di informazioni, aggiornamenti, dati e varie novità destinate al pubblico interno di un’azienda, composto da dipendenti e collaboratori.

Questo aspetto non è da sottovalutare: la circolazione di opinioni, suggestioni e valutazioni è molto importante all’interno di un’azienda. Non si può pretendere di avere un gruppo di lavoro coeso, se il gruppo comunica solo nelle pause caffè.
Nello specifico caso dell’organizzazione di un evento, la comunicazione interna è strettamente funzionale alla trasmissione di informazioni e aggiornamenti riguardanti l’evento.

Ad una parte dei dipendenti potrebbe essere affidato un ruolo all’interno dell’evento stesso: ne è un esempio il team aziendale che si occupa di presenziare in fiera per rappresentare l’azienda.
In questo caso è importante aver creato precedentemente una coesione ed una solidarietà tra i dipendenti, perché saranno proprio loro a doverla trasmettere all’esterno.

Logistica

Oh questa benedetta logistica! Tutti ne parlano e nessuno alla fine sa veramente definire in cosa consista. Tu hai capito cos’è? Nel dubbio ricapitoliamo un attimo.

La logistica in realtà è coinvolta in vari processi aziendali:

• in entrata: è quella che riguarda la gestione del magazzino, l’organizzazione delle merci al suo interno ed il rapporto con i fornitori;
• interna: è l’organizzazione sia informativa, che di suddivisione di ruoli all’interno dell’azienda, con il fine di garantire una buona produzione;
• dei trasporti: riguarda tutta l’organizzazione che sta dietro al trasporto dei materiali e alla loro distribuzione.

Quanto ti parlo di logistica in termini generali, comprendo tutti i punti sopra elencati (che non sono pochi) e quindi una serie di compiti e responsabilità sul materiale che utilizzi per l’evento, in cui non puoi tralasciare nemmeno un passaggio.

Prova ad immaginare il trasporto logistico per l’organizzazione di un concerto! Tutti i materiali per la costruzione del palco, i cavi, i microfoni, gli amplificatori, le luci, etc. Non c’è qualcosa che puoi dimenticarti e soprattutto non c’è qualcosa che può dimostrarsi difettoso durante l’evento. Quindi pensa sempre in anticipo anche al materiale di riserva in caso di guasto improvviso. Così sarai sempre sicuro di avere tutto sotto controllo.

Quindi, altri elementi importanti della logistica sono:

• Rapporto con i fornitori: stabilisci tempistiche e quantità di distribuzione, qualità del materiale;
• Gestione materiale: stoccaggio dei materiali e verifica funzionamento.

Quasi dimenticavo…

La logistica non è solo trasporto di merci, ma anche di persone! Quando organizzi un evento come ad esempio un meeting aziendale, devi pensare anche all’accomodation degli ospiti. Guardare gli hotel della zona, valutare quello più conveniente per il tipo di evento che devi dare e fissare il pernottamento per gli invitati.
Questa fase risulta molto importante per eventi formali, che convogliano invitati provenienti da parti lontane e disparate. Dobbiamo pensare anche ai minimi dettagli e far sentire l’ospite come se fosse a casa!

Allestimenti

Finalmente siamo arrivati alla parte creativa! Tranquillo, gli eventi oltre a migliaia di preoccupazioni ed ansie, danno anche qualche soddisfazione. L’organizzazione degli allestimenti è una di queste!
Questa è la sede giusta per dare spazio alla tua creatività e sbizzarrirti con gusto e fantasia.

Partiamo dalla location: questa ricopre un ruolo importante in qualsiasi tipo di evento, perché rappresenta l’ambiente in cui questo si svolge e dunque fa da cornice, più elegante o meno, a seconda della tipologia di situazione. Vediamone alcuni esempi:

• Per la celebrazione di un matrimonio l’allestimento della location rappresenta uno dei punti cruciali della festa. Solitamente si sceglie un tema conduttore di tutto l’evento, che guida dunque la scelta degli arredi, delle decorazioni floreali, dell’allestimento degli spazi.

L’allestimento determinerà lo stile della festa e darà carattere alla celebrazione;

• Per un workshop le necessità di allestimento variano un po’. La location perde leggermente di importanza, rispetto all’allestimento degli spazi interni, intesa come organizzazione dei posti, disposizione del materiale audiovisivo, allestimento reception;
• O ancora, se organizzi un meeting diventa importante l’allestimento della sala nella quale si svolgono gli incontri, la preparazione di brochure, segnaposti, kit di benvenuto, cancelleria;
• Forse la fiera è uno degli eventi in cui l’allestimento ricopre un ruolo molto più importante di tutto il resto! Perché lo dico? Perché nello specifico caso di una esposizione fieristica l’azienda ha l’obiettivo di farsi conoscere al pubblico e di stringere contatti con potenziali clienti. Che mezzi ha per farlo? La sua immagine e il suo team in fiera. Qui (così come nel caso del matrimonio), l’aiuto di un allestitore diventa fondamentale. Occorre comunicargli quali sono i valori che l’azienda intende trasmettere, se ci sono dei colori distintivi del marchio e che tipo di impressione vogliono dare ai propri clienti. In base a queste indicazioni l’allestitore deciderà come distribuire gli spazi dello stand, se progettarlo aperto o a bandiera, etc.

Catering

La maggior parte degli eventi, oserei dire la quasi totalità, ha bisogno di un supporto per quanto riguarda il momento ristoro. Per soddisfare questo bisogno è molto utile ricorrere a team specializzati, che si occupano della preparazione, del trasporto e della distribuzione di cibo e bevande, durante il tuo evento. Sto parlando del servizio catering.

La composizione del catering varia a seconda della dimensione dell’evento, ma generalmente a una parte del team viene affidata la preparazione di tutte le pietanze in una fase pre evento, all’altra spetta il servizio al banco di cibi e bevande, mentre altri ancora si occupano del servizio al tavolo.

La scelta tra queste varianti è frutto di un accordo tra l’organizzatore dell’evento ed il catering, in cui vengono definite le portate principali, le tempistiche di servizio di tali portate, la scelta di fare un eventuale cocktail di benvenuto e altro, a seconda della tipologia di evento.

In questa sede il catering tiene ovviamente in considerazione anche eventuali intolleranze, allergie, preferenze (vegani/vegetariani), cercando di soddisfare i gusti di tutti gli ospiti.

Prima dell’evento

Manca poco all’evento. E’ quasi tutto pronto e alla data dell’evento mancano più o meno 15 giorni. Sei stanco, stressato, dormi poco, ti sogni il catering anche la notte, il tuo colorito è pallido direi più quasi grigio. Anche questo fa parte dell’organizzazione dell’evento!
Ma consolati, tra pochi giorni sarà tutto finito e il tuo evento sarà solo un bel (speriamo) ricordo. Non mollare proprio ora! Ci sono un altro paio di cose che devi fare.

• Controlla che sia tutto in regola: con tutto intendo proprio tutto. Custodisci il Gantt dell’evento come fosse il Sacro Graal? Allora sarai sicuramente aggiornato sull’andamento di ogni singola attività. Tutto dovrebbe andare secondo il piano cronologico che ti sei stabilito, le attività importanti dovrebbero essere chiuse e se hai fatto tutto bene ti sono rimaste ancora poche cose insolute in fase di terminazione.
• Sei pronto a gestire un’emergenza? Non ti chiedo di costruire un’Arca e salvarci tutti, quello che voglio sapere è se hai previsto che qualcosa possa non andare come dovrebbe all’ultimo momento. Forse non lo hai previsto, vero?

Prima che i sensi ti assalgano, ti elenco alcuni aspetti che potrebbero sfuggirti, così hai la possibilità di pensare ad una soluzione per tempo:

1. Qualche relatore potrebbe disdire la partecipazione;
2. Ci possono essere ritardi dei trasporti che non dipendono da te;
3. Le hostess potrebbero ammalarsi;
4. Qualche tuo collaboratore potrebbe ammalarsi;
5. Tu potresti ammalarti;
6. Ci possono essere ritardi sulla consegna del materiale;
7. Ti possono fare problemi con qualche pratica burocratica;
8. Potrebbero piovere cavallette;

In realtà ci sono altre mille variabili che potrebbero saltare fuori prima del tuo evento, per cui valuta bene tutti i punti sui quali si basa la tua organizzazione e il tuo programma definitivo e tieniti pronto un piano B.
E poi: sincerati sulla presenza dei responsabili per la gestione delle emergenze!
Qui ti sto parlando di emergenze vere, non gli imprevisti di prima. Per ogni evento che si rispetti, soprattutto se di dimensioni grandi, devono essere presenti:

1. Personale sanitario
2. Vigili del fuoco
3. Responsabile aziendale per la sicurezza
4. Responsabile comunale per la sicurezza
5. Forze di polizia

Non devono essere presenti sempre tutti, ma se stai organizzando un evento con molta partecipazione di pubblico, che sia un concerto, una manifestazione sportiva, o altro, sincerati sempre dell’eventuale loro obbligo di presenza. Lo puoi chiedere al Comune dove farai l’evento, ti puoi informare con il responsabile della location che hai noleggiato, oppure chiamando direttamente loro.

Durante l’evento

E’ la mattina dell’evento e tu non hai dormito nulla. Fino a qui tutto nella norma. Quando mi preparo la mattina del primo giorno di evento ho addosso la sensazione di quando andavo a fare un esame all’università: avevo studiato tanto, avevo fatto le notti in bianco e avevo rinunciato alle serate con gli amici. Quell’esame ormai lo odiavo ma mi dicevo: tra qualche ora sarà tutto finito. Quella che mi accompagna ogni mattina dell’evento è la stessa rassegnazione positiva: per lo meno stasera sarà finito. E potrò bere per festeggiare (o per dimenticare).

Ecco che cosa devi fare quando arrivi alla sede dell’evento

1. Controlla che l’allestimento sia a posto;
2. Assicurati che i fornitori siano in orario;
3. Vigila sull’orario di arrivo dello staff (per esperienza, dai allo staff un orario di ritrovo di 15/20 minuti in anticipo rispetto all’ora in cui vorresti veramente farli arrivare. In questo modo anche i ritardatari arriveranno in orario e le tue coronarie saranno salve);
4. Fai il briefing con i tuoi collaboratori interni e con lo staff esterno, affida a ciascuno di loro compiti precisi e dai a tutti un referente da contattare in caso di necessità;
5. Dedica tempo all’ufficio stampa che deve pubblicare le ultime battute ed eventuali aggiornamenti;
6. Quando si aprono le porte e l’evento inizia, accogli tutti i partecipanti con un sorriso;
7. Assicurati che venga distribuito il materiale, soprattutto se il tuo è un congresso e i partecipanti hanno bisogno della loro cartellina;
8. Controlla perennemente la scaletta della giornata per assicurarti che tutto proceda nei tempi;
9. Vai dal catering ed assicurati che siano autonomi e non abbiano bisogno di nulla;
10. Fai in modo che lo staff sia sempre tutto al proprio posto, gestisci le pause, i pranzi, assicurati che le postazioni non rimangano mai scoperte;
11. Se ci sono degli imprevisti, non farti prendere dal panico ma gestiscili e risolvili. Per far questo devi essere lucido;
12. Se le hai previste distribuisci agli ospiti le schede di valutazione dell’evento;
13. Se il tuo evento prevedeva l’ingresso con un biglietto e ne avete venduti anche alle casse all’ingresso controlla l’incasso;
14. Non fare andare via i tuoi ospiti senza averli ringraziati.

L’evento è finito; se credi ora puoi svenire. Se ti sei ricordato di chiamare l’ambulanza gli infermieri ti soccorreranno.

Post evento

So che è difficile da credersi, ma siamo arrivati alla fine, il tuo evento è giunto al termine!
Se hai seguito questa guida su come organizzare un evento, oltre a qualche possibile imprevisto (di cui non puoi dire di non essere stato avvisato!), dovrebbe essere andato tutto secondo i piani.

Però ti chiedo ancora un ultimo sforzo. Nonostante il grosso del lavoro sia ormai passato, non ti resta che compiere gli ultimi passi per rendere il tuo evento, non solo produttivo di per sé, ma anche un buon trampolino di lancio per occasioni future. Come farlo? Eccoti gli ultimi spunti:

• Comunicazioni interne: fai un resoconto dell’evento confrontandoti con il tuo personale. In questo modo avrai la possibilità di ricevere suggestioni e pareri diversi, che ti daranno spunti e visioni, forse diversi dalla tua. Potrai capire se le tue impressioni (positive o negative) siano frutto di troppa esaltazione o troppa stanchezza e potrai razionalizzare la realtà dei fatti;
• Finalizzazione dei rapporti economici: come avrai capito tu stesso, ogni evento ha come fine ultimo l’instaurazione di nuovi rapporti, spesso di natura economica, o il rafforzamento di altri già esistenti. È quindi fondamentale, in una fase post evento, raccogliere tutti i contatti presi durante lo svolgimento dell’evento e ricontattarli.

Nel caso di una fiera, l’azienda deve inserire in un database tutti i nominativi e le registrazioni raccolte e programmare dei contenuti con i quali ricontattarli. Possono essere email informative, richieste di feedback sull’evento, etc.

Se invece hai organizzato, per esempio, una cena aziendale, occupati di ricontattare gli invitati, ringraziandoli per la partecipazione. Fai capire loro che sono stati importanti per te e che situazioni come quella appena terminata, si riproporranno in futuro.

Questo è anche il momento per chiudere tutte le pratiche di rimborso, fatture etc.

Per quanto riguarda te invece, adesso che hai veramente finito tutto, fai una checklist da utilizzare come promemoria per un evento futuro, contenente:

• Valutazione ROI (Return On Investment): si tratta del ritorno sugli investimenti; in sostanza, in base agli obiettivi che ti eri posto e dunque al capitale che hai di conseguenza investito, adesso devi calcolare il guadagno che ne hai tratto;
• Note sull’evento: sulla base della checklist che ti eri fatto per la progettazione dell’evento (vedi Gantt). Adesso sei in grado di capire cosa ha funzionato, cosa è andato storto e cosa ha bisogno di essere migliorato? In base alla conclusione alla quale giungi, fatti una lista di elementi positivi da riproporre e scriviti anche quelli che devi ricordarti di non rifare.

Eccoci arrivati davvero al termine (quasi mi dispiace!)

Adesso che dovresti essere equipaggiato per affrontare qualsiasi tipo di evento, il mio compito è finito, è tempo di andare. Non mi resta che farti un grande in bocca al lupo e sperare di averti procurato la giusta “cassetta degli attrezzi” da portarti dietro per eventi futuri!

E non dimenticare che di condividere questo articolo, già che sei arrivato sino potresti farmi questo favore.