Quante volte ti sei trovato ad organizzare un evento e ti hanno consigliato di puntare su figure professionali come la hostess? Scommetto che la prima idea che ti è venuta in mente è stata l’immagine di una ragazza bella, giovane, presentabile, ben vestita e sorridente. Infatti questa descrizione rispecchierebbe la hostess perfetta, ma la sua essenza va oltre la “buccia” esteriore.
Chi è la hostess?
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La hostess è colei che, in modo gentile e convincente, si occupa dell’accoglienza e dell’informazione sul luogo dell’evento. La brava hostess è sempre puntuale (se non in anticipo) quando si reca sul luogo di lavoro. In questo modo non mette in difficoltà i collaboratori né ritarda le diverse operazioni lavorative.
Una caratteristica essenziale è l’educazione. Può sempre capitare di avere a che fare con clienti poco cortesi o dai modi burberi, ma la hostess non deve lasciarsi condizionare da questi atteggiamenti, mantenendo sempre un certo distacco e decoro nel suo lavoro. Prima regola: sorridere sempre. Anche nelle situazioni di panico, il sorriso darà sicurezza ai partecipanti.
L’essenza della hostess
Arrivato a questo punto forse starai pensando che non ci sia il bisogno di avere chissà quali doti per svolgere questo ruolo. Non è del tutto vero.
La hostess rappresenta la tua azienda. Per questo motivo deve essere ben preparata sull’argomento, ben informata sui prodotti e i servizi, deve sapere accogliere ma anche coccolare i partecipanti dell’evento. Pertanto è indispensabile avere delle ottime capacità relazionali e, perché no, anche una buona memoria.
Ma non solo. La hostess ha il compito di gestire i relatori ad un congresso o il flusso dei partecipanti ad un’inaugurazione. In questo senso è preferibile che abbia il senso dell’organizzazione degli spazi e dei tempi e la capacità di coordinare un numero significativo di persone. In questo senso, allora, una buona dose di pazienza può sempre essere utile.
Inoltre, una qualità importantissima che non può mancare in questa figura professionale è la proattività. La hostess infatti non aspetta che il cliente le si avvicini, perchè lei riesce a: incrociare il suo sguardo, catturare la sua attenzione e invogliarlo ad ascoltarla. Inoltre, deve aiutarlo quando è in difficoltà o è disorientato. La proattività le permette di gestire gli imprevisti e reagire tempestivamente a questi.
A questo aspetto si collega il problem solving, ossia la capacità di trovare la soluzione migliore in situazioni impreviste e problematiche. In questo senso il suo ruolo è più “strategico” di quanto si pensi.
Quando l’abito fa il monaco
Per quanto riguarda “la buccia” invece, la hostess deve essere presentabile e facilmente individuabile. Si pensi ad una fiera con molti stand: i fiumi di persone renderebbero difficile l’individuazione di punti di riferimento ai quali rivolgersi per richiedere informazioni. Per questo è importante che la hostess sia vestita in modo univoco, riconoscibile e professionale. In questo senso è importante che l’abbigliamento sia sobrio ed elegante in modo tale da dare un’immagine limpida e professionale di sé e quindi dell’azienda che rappresenta. Un piccolo suggerimento: solitamente si preferiscono tailleur nero, blu, bianco.
La hostess, dunque, è il biglietto da visita della tua azienda, per questo motivo è fondamentale che sia selezionata secondo le tue preferenze e le tue esigenze. Perché, diciamocelo chiaro: il successo del tuo evento dipende anche dallo staff che scegli. In questa selezione Eventi e Fiere è pronta per aiutarti.
