Organizzatore di eventi: indispensabile per il tuo congresso

Organizzatore di eventi: indispensabile per il tuo congresso

L’organizzatore di eventi è la figura fondamentale nel processo di sviluppo del vostro progetto congressuale.

Prendete questa frase come un assioma fondamentale dell’organizzazione di eventi, ancor di più se l’evento in questione è un congresso.

Vi abbiamo già spiegato quanto possa essere difficile organizzarne uno, ma se vi affiderete a un organizzatore di eventi capirete subito quanto sia prezioso. 

Ma procediamo con ordine..

Organizzatore di eventi: da dove inizia la progettazione?

Chiaramente, ogni evento inizia con un’idea, una sorta di disegno mentale sui risultati che vorremo raggiungere.

Purtroppo, quando si tratta di grandi eventi come un congresso, spesso delle belle idee vengono lasciate sfiorire in un cassetto della nostra testa perché non si sa da dove iniziare.

Ed è proprio a questo punto che entra in gioco il nostro paladino degli eventi: l’organizzatore.

Con il suo aiuto e la sua costante supervisione saprete affrontare i quattro step principali dello sviluppo del progetto. Questi vi consentiranno di effettuare una sintesi che vi aiuti a comprendere l’importanza e verificare la coerenza tra gli obiettivi dell’evento e le strategie attuate per perseguirli.

1) La mission

Grazie all’aiuto del vostro organizzatore di eventi, riuscirete a stilare la mission del progetto. Ossia a stabilirne la rilevanza, come il congresso che volete organizzare riuscirà a incidere sull’attuale situazione del settore di riferimento e come potrà migliorarla.

Soprattutto quando si parla di congressi, occorre tenere in considerazione il target a cui ci si riferisce. Questo è solitamente costituito da figure di altro spessore: avvocati, medici, luminari, imprenditori e manager. Per soddisfarli e arricchirli, dovrete ragionare nell’ottica dei loro bisogni insoddisfatti e porvi come obiettivo quello di rimediare a queste mancanze.

La mission è fondamentale proprio perché fornisce un orientamento di fondo che sarà una vera e propria miniera d’oro per tutto lo sviluppo del progetto.

2) Gli obiettivi

Gli obiettivi sono intrinsecamente connessi al punto uno, ma si riferiscono in maniera più specifica alle soluzioni operative da attuare che dovrete studiare a tavolino con l’organizzatore di eventi a cui vi affiderete.

Questi obiettivi si distinguono in quelli a lungo termine e in quelli a breve termine: capirete immediatamente che la strategia migliore è sempre quella di porsi tanti semplici obiettivi sul breve periodo che portino a raggiungere quelli fondamentali e più ambiziosi. 

3) Le strategie

Nel concreto, le strategie che studierete sono il mezzo principale che vi permetterà di raggiungere i vostri obiettivi. In questo caso sarà fondamentale essere coerenti e in questo vi renderete conto dell’importanza dell’organizzatore di eventi. Egli, infatti, sarà in grado di analizzare con esperienza i vostri obiettivi e suggerirvi i mezzi più adeguati per raggiungerli.

4) Le fonti di finanziamento

Quarto, ultimo e fondamentale step per sviluppare il progetto per la realizzazione di un congresso riguarda proprio le fonti di finanziamento. Ci si può appoggiare a istituzioni che perseguano gli stessi obiettivi, partecipare a bandi dedicati al settore che ci interessa, identificare degli sponsor dell’evento. Inoltre, il pubblico e i partecipanti, acquistando il biglietto di ingresso, saranno un’importante risorsa per il fundraising.

Questi sono solo i quattro step fondamentali, con questi non era mia intenzione intimorirvi, anche se so di esserci riuscita.

Senza farsi scoraggiare in partenza, affidatevi a un organizzatore di eventi e sarete già a un buon punto.

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A presto e buon lavoro.

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