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Come organizzare un meeting

Quante volte ti è capitato di vedere nei film – specialmente quelli ambientati a New York – lunghi tavoli di cristallo circondati da business men in giacca e cravatta, che si scambiano opinioni su progetti aziendali? E tu, quante volte hai sognato di essere al loro posto? Beh puoi, basta organizzare un meeting!

Se devi presentare un nuovo prodotto, se vuoi stringere nuovi accordi commerciali, se hai bisogno di riunire i manager aziendali per fare un bilancio economico dell’anno passato, quello che ti serve è un meeting.

Magari il meeting che vuoi organizzare non cambierà la storia moderna, o forse sì, ma in ogni caso, sei sicuro di avere abbastanza informazioni per far sì che il tuo evento vada per il meglio? Io non ne sono molto convinta e nemmeno tu lo sei se hai cliccato su questo articolo. Ma non preoccuparti, ora ti darò tutte le informazioni necessarie, perché è fondamentale non commettere errori, e se vuoi rendere il tuo meeting “leggendario” come direbbe il buon vecchio Barney Stinson, devi continuare a leggere l’articolo.

Che cos’è un Meeting?

Che cos’è un Meeting? Secondo il vocabolario Treccani:

 ‹mìiti› s. ingl. [der. di (to) meet «incontrarsi»] (pl. meetingsmìiti›), usato in ital. al masch. – 1. Comizio politico. 2. Incontro sportivo, manifestazione atletica o sportiva comprendente, di solito, diverse prove. 3. Riunione, convegno promossi per discutere su argomenti d’interesse politico, sociale, culturale.

Da questa definizione possiamo dedurre che esistono diversi tipi di meeting: meeting sportivo, sociale, aziendale, etc.. Come abbiamo precedentemente detto, i meeting sono importanti perché sono una forma di comunicazione potente e ti danno la possibilità di riunire le persone interessate ad un determinato argomento, in modo da potergli comunicare nuove informazioni o dargli indicazioni da seguire. I meeting infatti possono assumere diversi caratteri: formativo, informativo, promozionale.

Definisci gli obiettivi

Ma perché dovresti organizzare un meeting? Tutto dipende ovviamente da quali sono i tuoi obiettivi e le tue esigenze. Alcuni dei motivi più ricorrenti per cui si decide di organizzare un meeting  sono: presentazione di un nuovo prodotto, raggiungimento di accordi commerciali, organizzazione di una riunione di lavoro e brainstorming. Possiamo quindi dedurre che è di fondamentale importanza definire la tua mission, vision, e quali sono i valori alla base del tuo meeting, che ovviamente devono essere in linea con la tua brand identity! Perciò anche se nell’immaginario collettivo organizzare un meeting non sembra troppo difficile, in realtà lo è eccome. Ci sono tantissimi aspetti da valutare, ed è proprio per questo che spesso e volentieri bisogna chiedere l’aiuto di figure esperte nel settore. Organizzare un meeting non è quindi solo pura creatività, ma ci sono fattori che bisogna sempre tenere a mente, come: 

  • Chi sei e cosa rappresenti come azienda;
  • Il tuo target, in questo modo potrai creare un messaggio comprensibile alla tua audience e che ti permetta di raggiungere i tuoi obiettivi;
  • La tua mission, ovvero ciò che vuoi rappresentare sul mercato. 

Hai mai organizzato un meeting?

Prima di poter iniziare ad organizzare il meeting è importante definire un budget indicativo, che ti permetta di stare con i piedi per terra e ti obblighi a definire degli obiettivi realistici per la realizzazione del tuo progetto. Ma come definirlo?

Prima di spiegarti nel dettaglio come definire il budget per l’evento devo porti una domanda: hai mai organizzato un meeting?

  • Se la risposta è sì, ma hai comunque cliccato su questo articolo, allora le ragioni possono essere solo due. O l’evento che hai organizzato è andato bene ma senti che poteva andare ancora meglio, oppure è andato male e vuoi capire dove hai sbagliato. Qualsiasi sia il tuo caso non temere, perché ora ti darò le risposte che tanto cercavi e insieme organizzeremo un meeting leggendario, te lo assicuro!
  • Se la risposta è no, scommetto che sei nel panico perché non sai dove mettere le mani. Non preoccuparti, c’è sempre una prima volta. Però devo e voglio essere completamente onesta con te: organizzare un meeting non è affatto uno scherzo e senza un minimo di esperienza questo articolo potrebbe non bastarti per riuscire ad organizzare un meeting leggendario. Non fraintendermi, qui troverai tutte le informazioni necessarie per l’organizzazione del tuo evento, ma se sei alle prime armi vuoi davvero fare il passo più lungo della gamba rischiando di rovinare così il tuo primissimo meeting? Qualcosa mi dice di no. Il mio consiglio è quello di iniziare con qualche aiuto esterno, lasciati consigliare da esperti del settore, così che le prossime volte avrai già un’idea di come organizzare un meeting e non sarai completamente perso. Potresti iniziare richiedendo un preventivo e perché no, magari proprio ad Eventi e Fiere!

Come definire il budget

Bene, ora che abbiamo chiarito un po’ la tua situazione, ti spiegherò come definire il budget:

  • Innanzitutto devi considerare la situazione finanziaria della tua azienda, così da capire se il tuo portafogli può permettersi un budget più o meno ampio. Ragiona tanto sui tuoi obiettivi e fai una stima dei costi che dovrai affrontare. Definisci quindi un budget massimo da dedicare al progetto, perché insomma, non vogliamo andare in banca rotta solo per un meeting, giusto?
  • Ora, in base ai tuoi obiettivi e alle tue finanze è arrivato il momento di prendere una scelta. Per te è più importante rientrare nel budget, correndo così il rischio di sacrificare qualcosa nel tuo progetto ideale, o è più importante soddisfare l’idea e quindi organizzare un meeting senza limiti di budget?;
  • I tuoi sogni sono più grandi delle tue finanze, ma non vuoi arrenderti? Puoi sempre scegliere di rivolgerti agli sponsor o richiedere dei finanziamenti. Nella ricerca degli sponsor ovviamente devi capire chi potrebbe avere i tuoi stessi interessi, ad esempio: se devi organizzare un meeting sportivo, un potenziale sponsor potrebbe essere un produttore di integratori o energy drink;
  • Non dimenticarti di considerare anche i costi interni all’azienda, in termine di tempo e personale. Infatti, le ore che dedicheranno al meeting saranno considerate come ore aggiuntive e dovranno quindi essere retribuite al di fuori dello stipendio di base;
  • E per ultimo, ma non meno importante, includi un fondo imprevisti! Non sempre le cose vanno come dovrebbero, ed è quindi importante essere preparati ad ogni tipo di evenienza. Solitamente il fondo imprevisti è circa solo il 10% del budget, ma grazie a questa “piccola” somma non dovrai sborsare all’ultimo più soldi del previsto.

Ultimi consigli sul budget

A questo punto, penso che saremo tutti d’accordo nel dire che definire il budget è molto più difficile di quello che si pensi, per non parlare di tutti i rischi a cui si va incontro in questa fase. Assicurati con attenzione che tutto sia ben definito e al proprio posto, perché l’imprevisto è dietro l’angolo e basta un attimo per rovinare il lavoro di tante giornate o addirittura l’immagine che ti sei creato negli anni! Perché sappiamo tutti che le persone preferiscono ricordare i tuoi flop piuttosto che i tuoi successi. Quindi se non sei convinto al 100% di farcela, non titubare e chiedi un aiuto a dei professionisti del settore come Eventi e Fiere, non te ne pentirai.

Come immagini il tuo evento: il Concept

Una parte fondamentale della progettazione è la definizione del concept. Ma per poter affrontare questa fase bisogna prima avere ben chiaro che cos’è un concept e a cosa serve. Il concept definisce le linee guida da seguire, sarà quindi un amico prezioso nella realizzazione del progetto finale. Ma prima di sviluppare il concept, devi:

  • Individuare il target del meeting;
  • Stabilire la data in cui si svolgerà l’evento;
  • Stabilire la durata dell’evento;
  • Scegliere il tipo di location e i relatori;
  • Studiare il tema e i contenuti del tuo meeting. Il tema farà da filo conduttore, permettendoti di strutturare i contenuti che verranno trattati e l’immagine che vuoi dare all’azienda.

Una volta definiti questi fattori, puoi finalmente passare allo sviluppo del concept vero e proprio, questo significa iniziare a scegliere anche i dettagli, come gli allestimenti: la location vera e propria, le attività che si svolgeranno, i servizi che vuoi proporre, ad esempio coffe break e lunch break, la struttura del tuo evento, e la scelta dello staff. 

Quando devi organizzare un meeting la scelta dello staff è importante, perché non vuoi che i tuoi ospiti si ricordino solo di quell’hostess scortese e maleducata o di quel servizio catering da incubo, vero? Quindi scegli con cura e attenzione anche il tuo personale, perché la buona riuscita dell’evento è anche merito loro.

Inoltre, se vuoi che ci sia una grande affluenza di partecipanti al tuo meeting, hai pensato di assumere dei promoter? Grazie a loro potresti raggiungere un numero di partecipanti maggiore rispetto quello che avresti raggiunto da solo.

Se invece devi organizzare un meeting internazionale, entra in gioco un’altra figura, ovvero quello dell’interprete, fondamentale in questi casi.

Analisi dei costi

Ora che hai iniziato ad immaginare come sarà il tuo meeting, è arrivato il temibile momento di fare un’analisi effettiva dei costi, tenendo conto del budget che hai definito prima. Ebbene sì, ora non si scherza più perché è arrivato il momento di fare i conti! Durante quest’analisi dovrai considerare tutti i costi a cui andrai in contro, anche quelli più ovvi, come quelli per lo staff, la location, l’allestimento e se deciderai di organizzare il trasporto e l’alloggio dei tuoi ospiti anche quelli. Soprattutto, non dimenticarti mai di considerare i costi associati ai rischi che potresti incontrare, perché si sa, le cose non vanno sempre come dovrebbero.

Prima di proseguire voglio darti un consiglio, ma devi essere completamente onesto con me. Hai scelto di organizzare il meeting da solo perché non vuoi spendere ancora altri soldi? Ti capisco, quando si parla di soldi, tutti preferiscono risparmiare se è possibile, ma non prendere decisioni avventate, perché la situazione ti si potrebbe rivolgere contro. Ad esempio, se non hai l’esperienza necessaria, sei sicuro di riuscire a rispettare tutte le scadenza temporali previste? E se trovassi fornitori inagibili, poco professionali, o che cercano di fregarti facendoti preventivi più alti rispetto al prezzo di mercato? Rifletti prima di prendere una decisione, magari crea una tabella che contenga i vantaggi e gli svantaggi dei due scenari, così da avere tutto nero su bianco. Se sceglierai di organizzare il tuo meeting da solo dovrai stendere un progetto preliminare in base a come ti sei immaginato il tuo evento. Se invece ti affiderai a degli organizzatori di eventi, oltre a ridurre notevolmente i rischi, saranno loro a proporti un progetto preliminare e varie opzioni in base alle tue idee ed esigenze.

Stendi un progetto preliminare

Quando si stende un progetto preliminare, bisogna considerare i rischi, le attività burocratiche e le scadenze da rispettare.

  • Quando consideri i rischi, devi valutare quanti più possibili scenari di imprevisti che ti vengono in mente, così da preparare delle alternative. Ad esempio “cosa succederebbe se qualcuno, durante l’attività X, si facesse male?”. Se l’attività non è molto sicura cerca di eliminarla, altrimenti, se non puoi, tutelati stipulando assicurazioni.  Stai attento ai permessi che potrebbero servirti per organizzare il tuo meeting e assicurati che sia tutto in regola, perché altrimenti potresti rischiare di ricevere multe molto salate;
  • Fai un elenco dettagliato di tutto ciò che ti servirà per organizzare il meeting, come la selezione dei fornitori, la valutazione delle tempistiche, e tutte le attività che si svolgeranno, così da stabilirne una sequenza cronologica. Domandati se prima di andare avanti nella progettazione e realizzazione ti servono delle pratiche specifiche senza le quali non puoi procedere.

Richiedi i preventivi

Le attività per cui si richiede un preventivo sono solitamente: affitto sala, imprese di pulizia, allestimenti, attrezzature, servizi tecnici, materiale distributivo, catering, trasporti, collaboratori esterni e staff.

Questi sono alcuni consigli che spero ti aiuteranno a non impazzire con tutti quei preventivi:

  • Come prima cosa devi sempre comunicare quantità e date, e concordare la data entro cui ricevere un preventivo. Quando richiedi i preventivi, fatti dare diverse opzioni così da poter scegliere la soluzione migliore per te. Ad esempio, se deciderai di organizzare un catering, prima di scegliere un menù definitivo, fatti proporre più alternative con lo stesso prezzo;
  • Assicurati che i tuoi fornitori siano affidabili, informati e cerca recensioni su di loro, oppure rivolgiti a dei professionisti come Eventi e Fiere in modo da essere sicuri di scegliere dei fornitori certificati;
  • Valuta sempre diverse opzioni e richiedi preventivi a più fornitori così da poter prendere la decisione più conveniente e giusta per te;
  • Se hai già un’idea di quanto un qualcosa che richiedi possa costare e vuoi risparmiare un po’, usa questo escamotage:  comunica ai fornitori un budget leggermente inferiore a quello che sei davvero disposto a spendere.

Valuta i preventivi

Dopo aver richiesto tutti i preventivi, è arrivato il momento di scegliere il fornitore migliore e trovarne anche uno di scorta da contattare nel caso ci siano degli imprevisti. Ma come scegliere i fornitori migliori? Nonostante il tuo obiettivo sia sempre quello di ridurre al più possibile i costi, non devi tralasciare la qualità del servizio. Un buon fornitore infatti deve essere prima di tutto affidabile. Quindi nel scegliere un fornitore valuta anche la sua affidabilità, la qualità del prodotto di cui necessiti e il rapporto qualità-prezzo. Una volta valutati tutti i preventivi è il momento di prendere una decisione. Quindi conferma i preventivi che hai scelto e svolgi la parte contrattualistica.

Parte burocratica

Dopo aver scelto i fornitori e chiusi i contratti, ora devi svolgere la parte più noiosa di tutte, quella burocratica. Parti sempre con il presupposto che tutto ciò che fai potrebbe avere bisogno di un permesso:

  • Se non devi organizzare un meeting dalla portata di migliaia di partecipanti, allora il tuo lavoro sarà molto più semplice, perché la parte burocratica che dovrai svolgere non sarà troppo lunga;
  • Se invece stai pensando di organizzare un meeting molto grande come il Meeting di Rimini allora dovrai fare molta attenzione, perché più aumenta la grandezza dell’evento, più permessi occorrono. Ripensa quindi alle attività che si svolgeranno durante il meeting. Se, ad esempio, sono previste delle attività con musica, dovrai occuparti di pagare i permessi SIAE o se, per esempio, come location sceglierai un capannone dovrai richiedere l’agibilità dello spazio al Comune o alla Vigilanza Provinciale.

Verifica il budget per il tuo meeting

A questo punto saprai già quanto andrai a spendere, quindi è arrivato il momento di confrontare le spese al tuo budget. Ti torna tutto? Ottimo lavoro! Inoltre se ti rimane un budget abbastanza ampio puoi decidere di aggiungere qualche attività che, magari, inizialmente avevi deciso di tagliare. Potresti cogliere l’occasione per coccolare un po’ i tuoi ospiti, offrendo loro servizi in hotel, come la spa, ad esempio. Se invece i conti non tornano, purtroppo dovrai rivalutare il progetto per decidere che spese tagliare. Scarta gli elementi che non sono strettamente necessari, e una volta apportate le dovute modifiche, approva o rivaluta il nuovo progetto.

Gantt di progetto

Ora che hai tutte le informazioni per organizzare un meeting leggendario, considera l’idea di creare un Gantt di progetto. Un Gantt di progetto è un diagramma che mette in relazione le tempistiche del progetto, attività e suddivisione di ruoli, così da poter avere uno schema visivo del suo andamento. Grazie a questa tabella puoi controllare i costi e il tempo speso in ogni singola attività, in modo da poter capire la quantità di lavoro già svolto e quello che rimane ancora da svolgere. Questo è anche un modo per non demoralizzarti, perché anche se stai affrontando una brutta giornata, osservando il diagramma puoi renderti conto che in realtà il tuo traguardo non è così lontano come pensi!

Inoltre il Gantt di progetto ti permette di capire dove e quando vengono utilizzate le singole risorse. Grazie alla sua chiarezza e semplicità, ti permette quindi di avere tutto schematizzato, così da avere la visuale di come le cose dovrebbero andare per riuscire a raggiungere l’obiettivo che ti sei stabilito nel tempo previsto e nei costi stabiliti. Quindi perché non crearlo?

Modalità di invito e comunicazione esterna: chi parteciperà al tuo meeting?

Ora è arrivato il momento di scegliere chi vuoi che partecipi al tuo meeting. Se si tratta di un meeting aziendale ovviamente i partecipanti saranno i tuoi dipendenti, ma se si tratta di meeting più grandi come quelli sociali o sportivi la decisione diventa meno scontata. Una volta scelto chi invitare al tuo evento, dovrai quindi scegliere il metodo migliore per contattarli: tramite mail, annunci in bacheca o altre modalità.

Per promuovere il tuo meeting ci possono essere diversi metodi da seguire. Puoi scegliere se promuoverli nei canali online o su quelli offline, o magari in entrambi. Per prendere questa decisione devi sempre considerare chi è il tuo target di riferimento. Ad esempio, se fai parte di un’associazione sportiva e vuoi promuovere un meeting sportivo, il target di riferimento saranno i tuoi soci. In tal caso ci sono tre metodi efficaci per pubblicizzare l’evento:

  • Affiggere volantini nella bacheca della tua sede, così da convincere i soci abituali a partecipare;
  • Tramite newsletter, in questo modo potrai raggiungere anche i soci passati;
  • Se hai un sito web, un’altro metodo potrebbe essere quello di creare un evento, così che tutti lo possano vedere.

Qualunque strategia deciderai di adattare, il mio consiglio è quello di descrivere l’evento come un’esperienza unica, che non possono trovare altrove. Convincili che se non parteciperanno sarà una loro perdita, non tua.

Comunicazione Interna

La comunicazione esterna è importante, perché in questo modo fai conoscere al mondo il tuo evento, ma un punto chiave per la buona riuscita di un meeting è senz’altro la comunicazione interna. Con comunicazione interna intendo la comunicazione tra te, i tuoi fornitori e il tuo staff. Se hai deciso di organizzare l’evento da solo, probabilmente sei già arrivato alla conclusione che sarai costretto a coinvolgere il tuo personale interno nell’organizzazione, e ti sei messo l’anima in pace, perché in fondo che sarà mai!

Ma, sei sicuro di non aver sottovalutato il problema? Coinvolgere i tuoi dipendenti significa ore in più da retribuire, quindi ecco qua che si aggiunge una nuova spesa da sostenere. Per non parlare di quanto sia difficile riuscire a coordinare un gruppo di persone, quando tra budget, costi, ospiti, pubblicità, hai già tremila cose a cui pensare! Personalmente impazzirei e avrei sempre il timore di commettere un passo falso e dimenticarmi di qualcosa. Se ora che sei davvero cosciente di quanto sia pesante organizzare un meeting e non sei più sicuro di farcela, ti consiglio di chiedere aiuto a degli esperti del settore come Eventi e Fiere, così che il successo del tuo meeting sarà assicurato e non dovrai dire addio alla tua sanità mentale!

Logistica

Uno degli aspetti più importanti da tenere in considerazione per organizzare un meeting di successo è sicuramente la logistica. Quando scegli la location del tuo meeting è importante considerare quale potrebbe essere la posizione più comoda da raggiungere per i tuoi ospiti. In questo momento, dovrai quindi scegliere se organizzare tu stesso il trasporto dello staff e dei partecipanti oppure se affidarti a qualcuno che lo faccia al posto tuo. Perché per selezionare la location ideale dovrai tenere in considerazione dove alloggeranno i tuoi ospiti, per assicurarti che non abbiano difficoltà a raggiungerla. Ed è per questo che spesso e volentieri le location più gettonate per i meeting sono gli hotel, facilmente collegati e forniti di servizi e spazi. La fase logistica però, non comprende solo l’organizzazione del trasporto dello staff, ma anche quello dei materiali per l’allestimento. Insomma, sicuramente in questa fase le cose a cui pensare non sono poche!

Scegli gli allestimenti

E’ importante scegliere la location perfetta, per questo bisogna assicurarsi che la sala che deciderai di affittare abbia tutti i confort necessari. Dal punto di vista pratico, ad esempio, se dovrai usare delle slides è necessario che ci sia un video proiettore disponibile, e che ci siano tutte le attrezzature audio e video necessarie. Una volta controllate le parti più pratiche è arrivato il momento della parte più creativa, ovvero allestire la sala! Dovrai scegliere la disposizione degli ospiti, dello staff e del materiale informativo. Inoltre, un’idea per rendere più felici i tuoi ospiti, potrebbe essere fornire dei kit di benvenuto o alcuni gadget, ci avevi pensato? Io ne vado matta e so per certo che come me ce ne sono molti altri! 

Check-up delle attività

Durante questa fase, che avviene solitamente una settimana prima dell’evento, devi assicurarti che tutto sia in ordine così da poter gestire subito un’eventuale emergenza. Anche se il monitoraggio delle attività deve esserci costantemente, in questo momento deve essere ancora più concentrato. Fai quindi una check-list di punti da monitorare, ad esempio:

  • E’ tutto in regola? Hai già stipulato un’assicurazione nel caso qualcuno si faccia male?
  • Tutte le pratiche burocratiche che hai intrapreso sono state accettate?
  • Procurati delle alternative in caso di imprevisti, sia dal punto di vista del personale che dell’apparecchiatura tecnologica. Ad esempio, hai un sostituto qualora il tuo relatore all’ultimo non riuscisse a venire?  Hai dei fornitori di riserva, qualora ci fossero dei disguidi con quelli principali? Se durante la visione delle slides il proiettore smettesse all’improvviso di funzionare, ne hai un altro a disposizione?
  • Stai rispettando le tempistiche che ti eri prefissato?;
  • Hai tutti i premessi di cui hai bisogno?;
  • Monitorate l’affluenza degli iscritti;
  • Se decidi di organizzare un catering assicurati che ci sia una vasta scelta e informati su eventuali intolleranze alimentari.

Cosa fare durante lo svolgimento del meeting

Ora siamo arrivati al momento decisivo, ovvero quello della gestione generale delle attività. Questa fase può essere divisa in due parti:

  • Briefing: innanzitutto appena prima che inizi l’evento è opportuno fare un briefing con il personale, per assicurarsi che tutti abbiano chiaro quale sia il loro compito e come lo devono svolgere;
  • Monitoraggio: devi costantemente controllare che tutto stia procedendo come stabilito, così da poter risolvere i problemi in tempo reale e in modo da poter monitorare i risultati raggiunti a fine evento. Non dimenticarti di controllare anche la scaletta delle attività che verranno svolte.

Cosa fare dopo il meeting

Bene, ora siamo finalmente giunti al termine di questo lungo, lunghissimo viaggio. Il meeting è finalmente terminato, ma il nostro lavoro purtroppo non è ancora finito. Infatti, questo è il momento di trarre le conclusioni e quindi di:

  • finalizzare tutti i rapporti economici, quindi gestire eventuali rimborsi e fatture;
  • consultarsi con lo staff interno così da avere un feedback interno;
  • prendere note sull’evento per dei possibili miglioramenti futuri;
  • non perdere i rapporti con i partecipanti del meeting e ringraziarli per la partecipazione.

A questo punto è arrivato il momento della verità, noi ce l’abbiamo messa tutta e sono convinta che se hai davvero seguito passo per passo le mie indicazioni sei riuscito ad organizzare un meeting leggendario!

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