Organizzare eventi. Aaaah, è da che ho memoria che questa professione mi affascina. Parola di una maniaca del controllo ossessivo compulsiva (poi la smetto di farmi dei complimenti!) che solo per invitare a cena un gruppo di amici studia, pianifica, compra, crea. In una parola: organizza.
Dietro ogni evento ben riuscito, come immaginerete, si cela una fitta trama di elementi da combinare assieme. E dalla cui unione, idealmente perfetta, deve prendere corpo e vita un’occasione unica.
Sono la prima ad ammettere che alcune persone, meravigliosamente e naturalmente, sono dotate di un invidiabile gusto, dello spirito di osare con elementi particolari e di dirigere. Dirigere con un connubio di eleganza e polso dispotico un team di persone che devono perseguire un comune obiettivo.
Prima di decidere di farne il mio lavoro, anche io ero una di queste persone (altro complimento, scusatemi!). Fuori di egocentrismo, vi dico questo per convincervi che potete essere portati quanto volete, ma per creare un evento unico dovrete per forza affidarvi a organizzatori professionisti. Purtroppo non è solo una questione di estetica, organizzare eventi è un “lavoraccio”. Per fortuna, se ben riuscito, si è ripagati di qualsiasi sforzo e difficoltà.
Potrei stare qui a parlare per ore di questo bellissimo lavoro, ma saltiamo subito al sodo della questione. Quali sono le 5 regole fondamentali da seguire per creare l’evento perfetto?!
Le 5 regole dell’organizzazione di eventi
Contenuti
1) L’idea di partenza
Prima di tutto c’è l’idea di partenza. Se gli organizzatori di eventi a cui vi affiderete saranno bravi al punto da concretizzarla, l’effetto che otterrete sui vostri ospiti sarà esattamente quello sperato.
In questa fase è di fondamentale importanza essere originali, non porsi limiti. Questo aiuterà a conferire all’evento un’impronta assolutamente originale e personale.
2) La gestione del budget
Quando si organizza un evento, il budget va controllato costantemente. Questo permette di razionalizzare e allocare le spese nel migliore dei modi in ogni fase della programmazione.
3) La scelta della location
La location che sceglierete dovrà rispettare a pieno l’idea di partenza. Ma quali sono gli elementi che vanno valutati quando si sceglie la location? Innanzitutto la zona, in quale paesaggio è inserito (urbano, di campagna o rurale?!). Successivamente occorre valutare lo stile della location, una villa, un palazzo, un castello o qualcosa di più moderno? Infine bisogna tenere conto della capienza e della sua agibilità, in modo da poter soddisfare le esigenze di tutti gli ospiti.
4) La ricerca e l’analisi dei fornitori
Quali sono i fornitori più adeguati per soddisfare ogni più piccolo dettaglio del vostro evento? Ecco che arriviamo sulle note davvero difficili. Dovrete fissare tanti, spesso troppi, appuntamenti. Cosa significa gestirli? Significa organizzarli in modo da ottenere il miglior risultato nel minor tempo possibile. In poche parole: ottimizzare i tempi ottenendo comunque il massimo della qualità.
5) La timeline dell’evento
Guai a sottovalutare la timeline. Questa permette la precisa e puntuale gestione e ne garantisce la riuscita. Ogni momento dell’evento deve essere previsto e schematizzato secondo orari precisi e inviolabili. Utopisticamente parlando.
Ciò permetterà inoltre a ogni fornitore e a ogni attore dell’evento di eseguire i propri compiti in maniera armonica e coordinata con gli altri.
Avete capito che non è proprio una passeggiata organizzare un evento, o no?
Se sì, condividete subito questo articolo e continuate a seguirci per tanti e nuovi spunti sul mestiere più bello del mondo.
A presto.
