Non mi dire che eri talmente preso dai preparativi per il tuo evento, tra allestimenti e preventivi, che ti stavi dimenticando di spedire gli inviti agli ospiti! O forse la tua esitazione è dovuta al fatto che non sai come scrivere un invito ad un evento?
Io sono qua per questo, quindi mettiti comodo ed apri bene le orecchie!
Come prima cosa occorre fare una distinzione: si tratterà di un evento riservato ad un numero limitato di partecipanti, oppure è aperto potenzialmente a chiunque?
La domanda che ti sto ponendo è la seguente: come arrivano gli ospiti al tuo evento? chi li informa dell’iniziativa?
Ti dico questo perché, in base al target di riferimento, esistono varie opzioni su come scrivere un invito ad un evento.
Invito per cena aziendale
Contenuti
- Email d’invito: puoi destinare una email a tutti i dipendenti, nella quale spieghi in cosa consiste l’evento e ti raccomandi di confermare o meno la partecipazione tramite mail. In questo modo puoi avere sotto controllo sia gli invitati, che gli effettivi partecipanti.
- Bacheca aziendale: un’altra modalità di comunicazione con i propri dipendenti potrebbe essere quella di affiggere un annuncio o invito sulla bacheca aziendale, sul luogo di lavoro.
Se c’è un luogo specifico in cui vengono date le comunicazioni, ti consiglio di posizionare la locandina dell’evento proprio lì, così sarà sicuramente notata. L’unico svantaggio è che non puoi ricevere alcuna conferma o meno di partecipazione.
Invito all’evento del secolo
- Annunci sponsorizzati: gli annunci pubblicitari da diffondere su internet sono un potentissimo mezzo per trasmettere informazioni. Possono comparire durante la navigazione sui social e raggiungere dunque un numero molto vasto di utenti. Sono particolarmente consigliati per chi vuole raggiungere un target relativamente giovane, per esempio per invitare gli studenti ad un open day universitario.
Solitamente questo tipo di inviti prevedono l’iscrizione online all’evento e dunque permettono di calcolare il potenziale numero di partecipanti.
- Materiale cartaceo: per tutti i tipi di eventi rivolti al grande pubblico è sempre vivamente consigliata la diffusione di materiale cartaceo di vario genere. Dalle locandine, ai manifesti, fino alla distribuzione di volantini nei luoghi più frequentati. In questo modo si ha la possibilità di raggiungere anche una tipologia di target che solitamente non reperisce informazioni online. Per gli eventi riservati e indirizzati ad un gruppo specifico di invitati, la modalità più consigliata di invito è:
- Biglietto via posta: a voi è mai capitato di ricevere un invito del genere? Vi assicuro che si tratta di qualcosa di veramente esclusivo, che fa sentire importante chi lo riceve. Il biglietto di invito è nominativo, questo consente di far partecipare solo ed esclusivamente le persone selezionate.
Invito per eventi a pagamento
- Ticket a pagamento: i ticket in genere sono acquistabili su internet o all’ingresso dell’evento. Alcuni sono disponibili solo su prenotazione. Questa modalità generalmente prevede agevolazioni per gruppi, per studenti, bambini ed alcune categorie professionali.
Beh, adesso di scelta ne hai. Sta a te decidere quale modalità di invito fa al caso tuo! Condividi questo articolo e ricordati di seguirci su Eventi e Fiere!
