hotel meeting location e accoglienza ospiti

Hotel meeting: location evento e ospitalità dei partecipanti

Buongiorno e bentornati sul blog di Eventi e Fiere! Cosa ne dite di iniziare la giornata con un gioco di associazione? Bene, allora indossate le cuffie e pronti a premere sul pulsante per rispondere! Qual è la prima cosa a cui pensate se vi dico hotel meeting? Angelo da Roma dice “sala”, Chiara da Pisa “location”, Ilaria da Napoli “platea”. Bravi tutti, ma…

Chi non è nuovo del settore sa benissimo che i vantaggi di scegliere un hotel come sede del meeting non sono legati soltanto alla location. Con spaziosi saloni per ospitare un gran numero di invitati, contraddistinti da classe e raffinatezza e una migliore accessibilità del luogo, tanto per citarne alcuni.

Molto spesso la durata del meeting si estende per più giorni e l’organizzazione dell’evento si fa carico di un ulteriore impegno: l’hospitality management. Ma non allarmatevi troppo, giusto il necessario (presto capirete perché)… Qui di seguito vi spiegherò brevemente di cosa si tratta.

Hotel meeting: che cos’è l’hospitality management?

Si tratta di un modo più elegante per indicare la “semplice” accoglienza degli ospiti in strutture ricettive. So che probabilmente vi starete chiedendo “tutto qui?” tirando un sospiro di sollievo poiché vi aspettavate di peggio. Il mio consiglio, tuttavia, è di non sottovalutare troppo questo aspetto.

Il tempo libero al termine degli incontri del meeting assume un’importanza tale che il suo buon impiego va a riflettersi sul successo dell’intero evento congressuale. Pensate, ad esempio, come questi momenti possano costituire interessanti occasioni di networking tra colleghi, che rappresentano le fondamenta di solidi rapporti lavorativi.

Dunque, visto che non vogliamo trascurare nessun aspetto che possa rendere il meeting più stimolante, vediamo quali sono le 5 regole da seguire per scegliere il giusto hotel meeting per l’accoglienza dei vostri ospiti.

1. Strutture vicine alla location

Nella scelta delle strutture alberghiere, è bene considerare quelle non troppo distanti dalla location in cui avrà luogo il meeting. Non è detto, infatti, che per l’evento si usufruisca di sale congressuali all’interno di un hotel e che quindi si possano concentrare in un unico luogo sia il meeting che la sistemazione dei partecipanti.

Il consiglio dunque è di cercare di minimizzare le complicazioni e le situazioni di stress. Tenete bene a mente che più gli alloggi saranno lontani dalla sede dell’evento e maggiori saranno le difficoltà e i tempi di trasferimento.

2. Tenere conto delle esigenze degli ospiti

Il numero delle camere da prenotare non è l’unico dato significativo da prendere in considerazione. Infatti, è importante che gli ospiti si sentano “coccolati” vedendosi ricompensati con le attenzioni che meritano. Mi riferisco in particolare alle tipologie delle camere: matrimoniale per chi viaggia con il coniuge, con dotazioni per specifiche disabilità, per fumatori /non fumatori, ecc.

3. Organizzare gli spostamenti

Nel momento in cui si prevedono trasferimenti da una sede all’altra dall’albergo alla stazione ferroviaria/aeroporto, sarà bene organizzare preventivamente gli spostamenti offrendo  agli ospiti un servizio navetta. In questo modo si eviteranno i numerosi inconvenienti legati alla mobilità cittadina quali, ad esempio, i “dissapori” con le linee degli autobus o della metropolitana.

4. Valutare i comfort offerti dall’hotel

È vero che il prezzo delle camere è un importante fattore, ma, a differenza di quanto credono in molti, non è l’unico parametro che merita di essere valutato. Anche spazi condivisi, quali  ristorante o palestra, all’interno della struttura ricettiva potrebbero rivelarsi utili. Per maggiori dettagli, vi consiglio di leggere questo articolo in cui ve ne parlo in maniera più approfondita.

5. Rapporto qualità-prezzo

Per questo tipo di eventi, generalmente si prediligono strutture alberghiere di categoria medio-elevata. È dunque giusto “buttare un occhio” sul prezzo per non sforare col budget di partenza, ma senza rinunciare alla qualità! Cercate di trovare il giusto compromesso tra queste due proprietà e vedrete che né voi né i vostri ospiti ne rimarrete delusi!

Se ora vi riproponessi il gioco iniziale, hotel meeting vi farebbe pensare anche ad altro? Spero proprio di si! Vorrebbe dire che questo articolo vi è servito per ampliare le vostre conoscenze. Ma allora cosa aspettate a condividerlo?

A presto, sempre qui su Eventi e Fiere.

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