Come organizzare un lancio di prodotto

Hai presente quando dei promoter ti fermano per strada regalandoti campioni di un nuovo prodotto? Ecco, questo è il classico esempio di promozione per un lancio di prodotto! Se stai leggendo questo articolo forse anche tu sei interessato ad organizzare un evento di questo tipo, è così? Magari la tua azienda deve lanciare un nuovo prodotto sul mercato ed ha affidato a te l’ingrato compito di dare vita all’evento? Oppure sei proprio tu il promotore di questa iniziativa, ma non sai bene come coordinare il tuo staff interno? Sicuramente si tratta di un evento importante quanto impegnativo, in cui nessun aspetto può essere lasciato al caso!

Perché ti dico questo? Perché qualunque forma deciderai di dare al tuo evento, devi sapere che sarà un momento fondamentale per la tua azienda. Sicuramente un lancio di prodotto prevede una serie di attività di valutazione economica, come un piano di lancio, un’analisi di mercato, varie strategie di marketing, la segmentazione del target, lo studio della concorrenza, etc. Potrei andare avanti ancora per molto, ma non voglio annoiarti (né annoiarmi) con tutti questi tecnicismi, che sicuramente saranno affidati ad esperti del settore. In questa sede mi occuperò piuttosto di spiegarti nello specifico tutto ciò che prevede l’organizzare un di lancio di prodotto. Particolare attenzione spetta a: promozione dell’evento e brand identity!

Momento cruciale!

Devi fare attenzione, perché organizzare un lancio di prodotto è un momento cruciale per la tua attività. Se organizzato al meglio, ti permetterà di consolidare la tua posizione sul mercato, ma anche di crescere e conquistare l’attenzione di nuovi clienti, in caso contrario… beh lascio a te le conclusioni. Quindi ti consiglio di leggere bene i consigli che troverai in questo articolo, ma sii realistico e non peccare di presunzione: non imparerai ad organizzare un lancio di prodotto in una sera, quindi riconosci dove non puoi arrivare da solo e chiedi aiuto a chi ha davvero esperienza in questo settore!

Che cos’è un lancio di prodotto?

Il lancio non è altro che la presentazione del tuo prodotto al grande pubblico. Quindi il tuo obiettivo sarà far conoscere il prodotto promosso a più persone possibili, facendo capire ai clienti perché tu sei diverso dalla concorrenza e perché devono scegliere la tua azienda, piuttosto che un’altra. Se la tua è un’attività nuova, organizzare un lancio di prodotto è la soluzione perfetta per farti conoscere dal tuo target di riferimento, ma anche se ti sei già ritagliato un posticino nel mercato sarà l’occasione per fidelizzare la tua clientela e avvicinarla sempre più alla tua azienda rafforzando il vostro rapporto.

L’evento di lancio può assumere molte forme, in base alla tipologia di target alla quale intendi far riferimento. Sarai tu a scegliere l’evento che fa al caso tuo, quello che posso fare io è darti qualche spunto. Per esempio, puoi decidere di lanciare il tuo prodotto organizzando un evento sportivo, una convention oppure una serata musicale. Gli eventi possono essere molteplici e per scegliere quale realizzare devi valutare alcuni aspetti, partendo ovviamente dal budget.

Obiettivi

Il lancio deve essere in grande stile, non puoi permetterti che sia presente poca gente, rischiando un flop e di buttare all’aria il lavoro fatto negli ultimi mesi, o addirittura anni. L’obiettivo è attirare quanta più gente possibile, perché il lancio di prodotto, come ogni evento, è un modo perfetto per comunicare pubblicamente chi sei e quali sono i valori della tua azienda.

Per fare questo devi seguire un’organizzazione ferrea, ma in particolare devi saper puntare tutto sulla comunicazione per far arrivare il tuo messaggio al maggior numero di utenti.

Budget

Probabilmente avrai già un’idea di quanto sei disposto a spendere per questa occasione, ma anche nel piano spesa dovrai tenere in conto alcune cose. Nel fissare il tuo budget, ricorda che non si tratta di una spesa fine a se stessa. Inizia a considerare questo evento come un investimento per il futuro della tua azienda. Il lancio di prodotto è l’evento con cui ti presenterai ai tuoi clienti (attuali e potenziali). Investire sulla promozione rappresenta un investimento a lungo termine.

La stima dei costi quindi deve esser fatta a partire da quelli che sono i tuoi obiettivi.
Magari ti è capitato altre volte di organizzare eventi simili. Sulla base dell’esperienza passata chiediti se sei riuscito a raggiungere i tuoi obiettivi e a comunicare il messaggio ed i valori che intendevi trasmettere. Avresti dovuto fare qualcosa diversamente? Per rendere tutto più professionale e perfetto, valuta la possibilità di rivolgerti ad un organizzatore di eventi. Vale la pena organizzare un lancio di prodotto tutto da solo in modo da risparmiare qualcosa, per poi commettere errori che a lungo termine ti costeranno di più?

Rivolgerti ad un professionista, con cui noi di Eventi e Fiere possiamo metterti in contatto, farà filare tutto liscio e non dovrai aggiungere voci impreviste sul tuo piano spesa, ottenendo un risparmio anche in termini di tempo e di energie. Nel caso in cui decidessi comunque di organizzare l’evento in completa autonomia, permettimi almeno di darti un consiglio: nel richiedere preventivi a fornitori puoi fissare un budget più basso del previsto, in modo da avere un margine di
contrattazione più ampio.

Come immagini il tuo evento: il concept

Una volta fissato il tetto massimo della tua spesa viene il momento più bello dell’organizzare un lancio di prodotto: immaginarlo! Questo è il tuo momento e devi sognare in grande, quindi qual è il concept per il lancio del tuo prodotto? Chiudi gli occhi e pensa: come vuoi che sia? Dove te lo immagini? Cosa non deve mancare perché nessuno se lo voglia perdere? Perché la cosa fondamentale, che non puoi assolutamente perdere di vista quando immagini il tuo evento, è il tuo target di riferimento.

Il lancio celebra i tuoi sforzi ma è pensato per le persone a cui è rivolto. Se, per esempio, devi lanciare sul mercato delle nuove scarpine per bambini allora i loro genitori saranno il tuo target (in genere la madre). Dunque potresti organizzare un evento che coinvolga tutta la famiglia, per esempio al parco con dei giocolieri per i piccoli e un buffet per i genitori. Se invece si tratta di prodotti per atleti puoi organizzare una manifestazione sportiva in cui farli testare. Le opzioni possono essere tante, tu cosa sceglierai?

Ricordati di valutare attentamente anche quali problemi potresti incontrare nell’organizzazione, pensando a soluzioni pratiche per ogni imprevisto. Non vorrai mica che qualcosa vada storto? Ma non solo. Per organizzare un lancio di prodotto devi pensare a tanti aspetti: location, data, durata, intrattenimento e attività, interventi, staff e così via. E per ognuna di queste voci i dettagli e gli elementi da considerare si moltiplicano. Per cui te lo ripeto ancora una volta: non rischiare di dimenticare qualcosa, affida i compiti più delicati ad un esperto che sappia come farti fare bella figura!

Piano marketing

Quando si pensa a come organizzare un lancio di un prodotto non si deve considerare solo il giorno stesso dell’evento. Come già accennato, se vuoi che qualcuno si presenti al tuo lancio, il lavoro più grosso riguarderà la promozione nel periodo precedente l’evento. Inizia quindi a preparare un piano marketing con cui individuare le strategie più adatte al raggiungimento dei tuoi obiettivi.

L’importanza della brand identity

Sicuramente il progetto che hai sognato è bellissimo, peccato che probabilmente non riuscirai mai a realizzarlo senza l’aiuto di un esperto. Ciò che puoi e devi fare tu invece è pensare e ripensare (giorno e notte) all’identità del tuo brand. Si tratterà di una vera e propria introspezione aziendale per cui devi iniziare a porti qualche domanda come ad esempio: qual è la mission della tua azienda? Quali sono i valori guida? Quali sono i benefici apportati dal tuo prodotto? Cosa ti distingue dalla concorrenza? Hai una risposta chiara a queste domande? Sicuramente no, però puoi provarci.

Ammetto che non è semplice ripensare praticamente alla storia dell’azienda e alla sua identità. Ma quando si tratta di organizzare un lancio di un prodotto, è uno step che non si può evitare! La tua identità aziendale (o meglio brand identity) è ciò che dovrai comunicare al pubblico e dovrai essere molto abile nel farlo! Se non presti attenzione all’immagine coordinata della tua azienda, ai valori che trasmetti al pubblico, rischi di non essere troppo incisivo e di non rimanere impresso nella mente del cliente! Ogni aspetto dell’organizzazione deve gravitare attorno a questo obiettivo, particolare rilevanza è occupata dal naming dell’azienda e dal suo marchio. Se chiamerai il tuo evento semplicemente “lancio di prodotto” stai tranquillo, non ti dovrai preoccupare dell’organizzazione, perché tanto non si presenterà nessuno!

Sto scherzando dai, concedimi una battuta!

Comunque dicevo, il nome che sceglierai per il tuo evento dovrà essere d’impatto, chiaro e accattivante, perché deve comunicare subito chi sei e quali sono i tuoi valori. Ma non solo, anche l’intera campagna di promozione dovrà comunicare la tua identità come azienda, per questo devi concentrarti sulle attività di branding, prima di passare alla fase operativa dell’organizzazione.

Richiedi i preventivi

Una volta che avrai definito tutto questo è il momento di occuparsi della parte burocratica. Lo so che è un po’ noiosa, ma è così importante riuscire a muoversi bene in questa fase, che non puoi permetterti di demordere! Innanzitutto riprendi in mano la lista di cose che ti servono, che hai stilato mentre pensavi al tuo evento e inizia a chiedere dei preventivi per i vari servizi: staff, location, allestimenti, intrattenimento e così via.

Attenzione!

Però attenzione! In questa corsa ad ostacoli che è organizzare il lancio di prodotto, nulla è una passeggiata, nemmeno la richiesta dei preventivi. Prima di tutto non dovrai chiedere un preventivo solo, ma dovrai crearti più opzioni da poter poi confrontare. E in secondo luogo assicurati di rivolgerti a fornitori affidabili che non ti facciano perdere tempo e denaro inutile! Quando chiedi un preventivo cerca di dare quante più informazioni possibili su quello che vuoi. Se la tua sarà una richiesta dettagliata, risulterà più semplice ai fornitori darti una risposta accurata e soddisfacente. Per evitare poi che il fornitore rovini i tuoi piani all’ultimo momento, per i tuoi preventivi rivolgiti ad un’agenzia specializzata come Eventi e Fiere, che ti possa mettere in contatto con fornitori qualificati ed affidabili. Uomo avvisato mezzo salvato!

Parte burocratica: i permessi per il tuo evento

Come avrai ben visto, organizzare un lancio di prodotto non è una passeggiata. E, tanto per aggiungere un problema in più, ti ricordo che per nessun motivo al mondo dovrai trascurare la parte burocratica. Pensando al tipo di evento che hai scelto e alle attività che prevedi di svolgere assicurati di possedere tutti i permessi di cui necessiti. Intendo ad esempio quelli per l’uso del suolo pubblico, o se è previsto l’intrattenimento musicale, il via libera della SIAE. È vero che vogliamo quanta più gente possibile al tuo evento, ma evitiamo di trovare tra i partecipanti i vigili!

Verifica del budget: il co-marketing

A questo punto hai un quadro generale più definito: sai cosa farai e cosa vuoi al tuo lancio di prodotto e hai già dei preventivi. Ecco, i preventivi. Cosa dicono? Le spese previste rientrano nel tuo budget? Potresti trovarti nella situazione in cui il tuo budget ha un ampio margine di spesa e quindi potrai concederti delle aggiunte al tuo evento. Potresti anche avere la tentazione di mollare tutto o rinunciare a qualcosa, ma sarebbe troppo affrettato.

Cerca piuttosto delle soluzioni alternative per far fronte alle spese. Per esempio potresti cercare dei finanziamenti o, meglio ancora, pensare al co-marketing! Forse ne avrai già sentito parlare, ma visto che è meglio non dare nulla per scontato, ti spiego un attimo di cosa si tratta. Il co-marketing consiste nell’individuare dei partner con cui collaborare nella realizzazione di un progetto di marketing. Altra voce imprescindibile nel tuo piano spesa è quella dedicata alla promozione del tuo prodotto. Anche se rappresenta un costo importante, non si tratta di un aspetto secondario, ne varrà la pena e otterrai più risultati di quelli che credi.

Gantt di progetto

Chiarito tutto questo, devi “solo” rendere funzionale l’organizzazione stabilendo una sequenza che tenga conto della suddivisione dei compiti e dei tempi. Anzi, usiamo il termine corretto, devi preparare un gantt di progetto, che ti permetta di capire quale sia la struttura del tuo progetto e come organizzare tra loro fasi e sottofasi. È uno strumento di cui non puoi fare a meno se vuoi organizzare un lancio di prodotto avendo tutto sotto controllo. Una tabella flessibile in cui compaiono con ruoli e orari che ti permette di organizzare tutte le mansioni in base alla durata complessiva dell’evento. Pertanto guarda tutte le voci della tua scaletta, analizzale e definiscile in maniera dettagliata così da impostare in modo chiaro le varie attività che verranno svolte in tempi minori.

Stabilisci le modalità di partecipazione in base al target

Come avrai capito, l’evento che scegli di organizzare darà forma a molti degli aspetti dell’organizzazione e della comunicazione. Ad esempio le modalità di partecipazione al tuo lancio di prodotto. Qual è il target del tuo evento? Ti rivolgi ad una nicchia di mercato, o prevedi la partecipazione di molte persone? La soluzione più efficace sarà l’invito cartaceo scritto, magari formale. Se già hai a tua disposizione un database di mail crea una mailing list con cui comunicare le novità e il programma dell’evento. Se invece il tuo lancio di prodotto sarà pubblico, allora è fondamentale una buona comunicazione, non solo per richiamare quanta più gente possibile, ma anche per suscitare curiosità attorno all’evento e rafforzare la tua credibilità.

Comunicazione e promozione

Per promuovere al meglio il tuo brand devi adoperare tutti i canali in tuo possesso. Non limitarti a creare il classico evento su Facebook, ci sono tutta una serie di mezzi molto più innovativi che si possono usare a fini promozionali. Se non hai ma preso in considerazione questa opportunità, ecco qualche esempio

Promozione attraverso i social

Sono sicura che saprai già quanto sono utili i Social Network per una strategia di promozione. Quindi assicurati di utilizzare al meglio tutte le potenzialità che offrono. Per quanto riguarda Facebook, ad esempio, puoi creare una pagina dedicata al tuo evento e al tuo prodotto, nella quale dai indicazioni dettagliate su come e quando si svolgerà il lancio del prodotto, invitando i tuoi amici! Questo strumento, oltre a essere molto efficace, ti permette di monitorare l’afflusso di coloro che realmente parteciperanno all’evento. Facebook e Instagram offrono inoltre la possibilità di progettare annunci e spot sponsorizzati. Questi compaiono sulle homepage degli utenti facendo sì che aumenti la probabilità di interazione con il post. Coloro che sono interessati possono cliccare il post ed effettuare una ricerca più approfondita.

A proposito dei Social, hai sentito parlare di stories per caso? Sì, intendo proprio quei mini video di pochi secondi che scompaiono dopo 24h dalla pubblicazione. Per la tua situazione potrebbero rivelarsi una strategia comunicativa realmente efficace! Perché? Beh, perché il legame con il pubblico diventa quotidiano e dinamico. Puoi filmare la preparazione dell’evento e far appassionare i tuoi utenti, creando suspence ed effetto sorpresa! Narrando la storia della tua azienda potrai intraprendere una vera e propria strategia di storytelling!

Distribuzione gadget

Ti chiederai a cosa può servire regalare a qualcuno l’ennesima cianfrusaglia. Beh non si tratta di questo. Regalare, nel periodo precedente al lancio, dei gadget (utili) al tuo cliente ti permetterà di essere sempre sotto il suo sguardo e di imprimere nella sua mente un ricordo permanente. Chiaramente non puoi regalare qualsiasi cosa. È molto importante che il tuo gadget venga scelto in relazione al tuo evento e al tuo prodotto, perché è proprio all’evento che deve rimandare.

Distribuzione volantini

Sembrerà una cosa un po’ retrò considerando l’efficacia e la pervasività dei Social Media, ma il volantino ha ancora il suo perché. Infatti ti permette di avere un contatto diretto con il tuo cliente e quindi di arrivare in maniera creativa anche a chi si tiene alla larga dai social.

Conferenza stampa

Questo è più che altro un passaggio obbligato e formale dell’organizzazione di grandi eventi. È il momento informativo perfetto quando si deve organizzare un lancio di prodotto. Alla conferenza stampa presenterai ufficialmente il tuo prodotto davanti a giornalisti di settore per fornire loro le informazioni più importanti sul tuo lancio e dando loro la possibilità di chiedere tutti i chiarimenti necessari sui vari aspetti del tuo evento. Comparire su giornali specialistici è sempre un’ottima pubblicità!

Comunicazione interna

Come ho accennato più volte, se devi organizzare un lancio di prodotto non puoi fare tutto da solo. Sicuramente avrai dei collaboratori che condividono con te la volontà di riuscita del lancio di prodotto. Perché nessuno di voi resti deluso dovete puntare sulla comunicazione interna. La trasmissione di informazioni e aggiornamenti riguardanti l’evento deve essere rapida e senza falle, così come i ruoli e i compiti di ognuno devono essere chiari e definiti. Chiaramente perché ciò avvenga, deve essersi già stabilito un rapporto affiatato di collaborazione. In caso contrario sperimenterai sulla tua pelle cosa significa mancanza di comunicazione (non te lo auguro).

Cosa manca?

Bene adesso abbiamo definito tutto, mancano proprio gli ultimi dettagli.

Logistica

Nell’organizzare un lancio di prodotto, non devi dimenticare di considerare i problemi di tipo logistico. Quindi oltre alla definizione dei ruoli di collaboratori e dipendenti, ricordati anche di organizzare i vari spostamenti da e per la location, non solo per le persone, ma anche per il materiale di cui avrai bisogno. Se il tipo di evento che hai scelto lo richiede, verifica che in zona ci siano degli alberghi che possano accogliere i tuoi ospiti.

Allestimenti

Spero tu non abbia intenzione di lasciare la location spoglia come l’hai trovata. Dopo tanta fatica per organizzare il lancio perfetto sarebbe davvero un peccato cadere nella banalità. La tua location dovrà rispecchiare l’immagine che hai deciso di dare di te. Seria? Divertente? Non importa, ma sappi che nel caso della tua location l’abito fa il monaco!

Catering

Che tu decida di organizzare il tuo evento nel tardo pomeriggio o la domenica mattina, in modo che i tuoi invitati siano liberi dal lavoro, se non vuoi che scappino non lasciarli a digiuno! Prepara un rinfresco o un buffet rivolgendoti ad un servizio di catering, tu hai troppe altre cose a cui pensare!

Hostess

Siccome immagino tu voglia organizzare un evento in grande, ti avviso che non riuscirai a gestire tutti gli invitati e coordinare le varie attività da solo. Avrai certamente bisogno di diverse hostess che ti aiutino a garantire un servizio di qualità.

Al catering, così come allo staff, devi pensare nella fase di concept. Ma siccome so quanto sono importanti per un evento del genere, mi sembra opportuno ricordartelo!

Ecco questi sono i “dettagli” di cui ti parlavo. Beh in effetti non sono proprio roba da poco, per cui, anche in questo caso, forse sarà meglio che non rischi con il fai-da-te e chieda aiuto a degli esperti!

Post evento: hai raggiunto i tuoi obiettivi?

Questo è quello a cui devi pensare per organizzare un lancio di prodotto. Una volta che l’evento sarà finito e le luci si saranno spente, potrai finalmente rilassarti un po’. Sto scherzando, hai ancora qualcosa da fare: verificare di aver raggiunto i tuoi obiettivi. Certamente capirai quanto il tuo evento ha funzionato più in là nel tempo e a dirtelo saranno le vendite del tuo prodotto. Ma già da adesso puoi farti un’idea di quanto il tuo lancio ha funzionato, per esempio guardando quanti sono stati i partecipanti. Se c’è stata la ressa vuol dire che sei stato bravo e il tuo lavoro di promozione ha funzionato. In caso contrario, beh io te l’avevo detto di rivolgerti a degli esperti!

Adesso abbiamo davvero finito, credo di averti dato il quadro completo per capire come organizzare un lancio di prodotto, ora spetta a te realizzarlo. Forse dopo questo articolo sei terrorizzato. Lo capisco, ci sono tante cose a cui pensare. Ma non temere, non sei solo! Noi di Eventi e Fiere siamo qui per aiutarti e farti da spalla nella realizzazione del tuo progetto!
Dopo tanti sacrifici finalmente è giunto il momento di lanciare il tuo prodotto!

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