Come organizzare un convegno

Ci risiamo, hai il compito di organizzare un convegno ma non sai da che parte cominciare? Come darti torto: organizzare questo tipo di evento non è affatto semplice, gli elementi da tenere in considerazione sono molti, e fare tutto da soli può sembrare un’impresa impossibile.

Un convegno prevede la presenza di alcuni esperti del settore e i partecipanti possono essere professionisti, personalità di spicco a livello sociale, uomini appartenenti alla sfera politica, docenti, scrittori e tutti coloro che sono in qualche modo coinvolti dagli argomenti trattati.
Per questo motivo sicuramente non vorrai fare brutta figura e vorrai mettere tutto il tuo impegno nell’organizzare un convegno!

Partiamo con una definizione, prima di capire come organizzare un convegno!

Che cos’è un convegno

Partiamo chiarendoti le idee: un convegno è un incontro di presentazione o di approfondimento di un determinato argomento presenziato da esperti in materia. Ogni partecipante esprime il proprio punto di vista professionale e porta argomentazioni pertinenti e innovative.

La durata di un convegno è generalmente di 2-3 giorni, soprattutto quando le tematiche affrontate offrono spunti differenti. Chi partecipa ad un convengo solitamente ascolta, talvolta può contribuire prendendo brevemente la parola e ponendo qualche domanda, ma in genere la maggior parte del tempo è occupato dall’esposizione degli argomenti e dal dibattito fra esperti.

Si tratta di una categoria di eventi molto eterogenea e le tipologie al suo interno sono molto varie! Possono essere convegni di natura accademica, aziendale, economica ma anche per semplice curiosità, a scopo culturale o di divertimento, oppure possono essere organizzati per mettere in comunicazione investitori e start upper, giovani manager ed imprenditori. Il convegno ha molte forme ed obiettivi, e si presta come risposta alle esigenze di una grande varietà di persone che vogliono presentare, informare e coinvolgere con i più disparati argomenti.

Sei pronto ad organizzare un convegno? Segui questa guida che passo dopo passo ti aiuterà a programmare il tuo evento!

Definisci i tuoi obiettivi

Focalizzati sui tuoi valori aziendali: un grande evento come un convegno è in grado di attirare l’attenzione verso la tua azienda e veicolare la propria immagine, quindi costituisce un ottimo mezzo di comunicazione. È proprio per questo che è importante rispettare la tua vision e la tua mission.

La prima cosa che dovrai fare è definire i tuoi obiettivi, poiché tutti gli elementi del processo organizzativo dipenderanno dal tema del convegno. Quindi siediti e prenditi un momento per definire gli argomenti da trattare, ma nel farlo tieni bene a mente che il pubblico che partecipa ai convegni è costituito da professionisti, è esigente, conosce già la materia e va lì per approfondire un tema specifico.

Una volta definiti gli obiettivi sarai in grado di porti una domanda fondamentale: a chi interessa questo argomento? La risposta che ti darai definirà il target di riferimento, ovvero tutti coloro che saranno potenzialmente interessati a partecipare al tuo convegno. In questo modo sarai in grado di organizzare un convegno su misura, capace di stuzzicare la curiosità e attirare un maggior numero di partecipanti.

Definisci il budget

Uno dei passaggi più importanti per organizzare un convegno è la definizione di un budget, ovvero di un tetto massimo di spesa per creare il tuo evento. Inizia a sviluppare il budget appena sai i costi fissi che dovrai sostenere, come l’affitto per la location: in questo modo saprai quanto potrai spendere per l’allestimento, quali speaker ti potrai permettere di invitare e che prezzo dovrai stabilire per i biglietti.

Per aiutarti potrai valutare di trovare qualche sponsor che finanzierà, almeno in parte, il tuo progetto. Un convegno non è un evento di massa ma un evento con un pubblico ben definito. Quindi la strategia giusta è cercare possibili sponsor in quella particolare industria. Tratta con le aziende del campo: in cambio chiederanno visibilità durante il tuo convegno e un po’ di pubblicità alla loro azienda che potrai apporre sugli inviti, sulle brochure o durante la proiezione delle slide.

Se riuscirai a trovare un buon numero di sponsor che prenderà parte al tuo evento allora potrai permetterti di spendere qualcosina in più!

Come immagini il tuo convegno: il concept

A questo punto sviluppa il concept: immagina come dovrebbe essere il tuo evento e quali elementi dovrebbe includere. Tieni presente che organizzare un convegno necessita di parecchio tempo. Prenditi tutto il tempo necessario e comincia a pianificarlo almeno 2 o 3 mesi prima.

Per creare l’evento è necessario scegliere una location adatta ad accogliere il tuo convegno, che sia strategica e che tenga sempre presente il target di riferimento e la portata dell’evento. Fino a circa 100 persone non avrai grossi problemi a trovare una location adeguata e la scelta potrà spaziare tra ville, castelli e dimore storiche. Con circa 300 persone la possibilità di scelta si restringerà, e ci si potrà rivolgere a grandi hotel o location particolari. Mentre per partecipanti oltre le 300 persone bisognerà necessariamente rivolgersi a strutture congressuali.

Nel caso in cui il convegno duri più giorni bisognerà individuare una location abbastanza centrale o ben raggiungibile dai mezzi pubblici, ancora meglio se già compresa in un hotel.

La data da definire è importante, poiché deve consentire agli interessati di partecipare e favorirne l’affluenza. Nell’organizzare un convegno, quindi, valuta attentamente a quale target ti stai riferendo: nel caso di convegni scientifici o di business è preferibile inserirlo all’interno della settimana, perché i partecipanti lo considereranno vero e proprio lavoro. Al contrario, i convegni culturali sono considerati puro divertimento, perciò potrai includere nel programma anche il weekend.

Ricorda che il mattino è il momento migliore, in quanto il pubblico è in grado di acquisire più informazioni e di mantenere l’attenzione necessaria per l’esposizione dei relatori.

Fondamentali sono, appunto, i relatori, che dovrai scegliere con cura in base all’area di competenza. Ricordati che sono queste figure chiave che attireranno il pubblico al tuo convegno! Per questo motivo, se il budget te lo consente, punta su speaker di grande impatto.

Analisi dei costi

Dopo aver immaginato il tuo evento sarai in grado di fare una prima analisi dei costi che dovrai sostenere. Sicuramente dovrai mettere in conto l’affitto per la location, l’eventuale noleggio di attrezzature audio o video, il compenso per i relatori ed eventuali spese di trasporto o di alloggio, il servizio catering, il costo relativo alla sponsorizzazione del tuo evento e i costi del personale, se deciderai di servirti di hostess e steward o di collaboratori esterni.

Queste sono linee di massima, ma organizzare un convegno è un’attività che può attivare specifiche voci di costo in base alle esigenze ed in base al tema trattato.

Considera anche gli eventuali rischi che potrai correre nell’organizzare un convegno da solo. Evita il rischio di trovare fornitori inaffidabili e poco professionali, di non trovare personale adeguato alle esigenze e di non rispettare le scadenze ed i tempi previsti. Ad un iniziale risparmio seguiranno ulteriori costi che dovrai essere pronto a sostenere: a questo proposito è utile includere nel tuo budget un fondo imprevisti.

Se deciderai di affidarti ad organizzatori di eventi, potrai evitare tutti questi rischi e valutare un progetto preliminare creato su misura in base alle tue esigenze ed alle tue idee.

Stendi un progetto preliminare

Hai deciso di organizzare un convegno in maniera indipendente? Allora il prossimo passo da fare è stendere in autonomia il tuo progetto preliminare. Quello che devi fare è un elenco dettagliato di tutto quello che ti servirà per realizzare il tuo convegno. Tieni sempre come punto centrale i tuoi obiettivi ed il tema dell’incontro: individua tutte le attività da svolgere e i fornitori da contattare, verifica i tempi e le scadenze per pratiche o operazioni vincolanti senza le quali il tuo evento non si potrà svolgere.

È importante valutare i rischi e preparare delle alternative nel caso dovessero verificarsi degli imprevisti. Facciamo un esempio concreto: se un relatore improvvisamente ti comunica che non potrà presentarsi al convegno tieni sempre a mente la possibilità di invitare un relatore in più, che può prendere le redini del convegno in caso di necessità. Tutti questi accorgimenti ti permetteranno di contenere i costi che i rischi di organizzare un convegno in autonomia può comportare.

Richiedi, valuta e conferma i preventivi

A questo punto sei pronto per richiedere i preventivi necessari per organizzare un convegno. Quello di cui avrai bisogno saranno sicuramente preventivi per location, attrezzatura tecnica (se la location non ne è già fornita) e allestimento, catering, hostess o steward, promozione dell’evento e relatori. Quando contatti i tuoi fornitori ricordati sempre di essere chiaro e preciso: comunica quantità e date, e concorda la data entro cui dovrai avere tra le mani il tuo preventivo.

Devi sapere che richiedere un preventivo non è affatto semplice come sembra. Devi avere le idee molto chiare su quelle che sono le tue esigenze, sia dal punto di vista operativo che dal punto di vista tecnico. Presta molta attenzione a non richiedere preventivi superficiali, senza indicare tutte le necessità, oppure a fornitori non qualificati. Chiedi sempre delle referenze, in modo da capire se ha già svolto lavori simili e in che modo. Ricordati, inoltre, che il prezzo più basso non significa sempre risparmio!

Se le necessità sono particolarmente complesse, e non ti senti in grado di formulare da solo le tue richieste di preventivo, affidati ad un’agenzia come Eventi e Fiere, dotata delle competenze tecniche per aiutarti a scegliere i migliori fornitori!

Sviluppa un Gantt di progetto

Ora che sai quanto spenderai per organizzare un convegno sei in grado di verificare se rientri nel budget che avevi stabilito. In questo modo saprai se approvare o modificare il progetto iniziale. Se rientri nel budget con un margine abbastanza alto puoi decidere di aggiungere qualcosa al tuo programma, se invece lo superi dovrai valutare di tagliare alcune spese.

Una volta che avrai ottenuto tutte le informazioni per organizzare un convegno ricorri al Gantt di progetto. Si tratta di uno strumento molto versatile per rappresentare, visualizzare, e tracciare le tempistiche e l’avanzamento di un progetto. Puoi pianificare in modo più dettagliato le attività che hai progettato nel concept e nel progetto preliminare. Potrai farlo in modo flessibile, affidando ruoli e tempistiche che possono essere soggetti a cambiamenti quando necessario.

Il concept diventa quindi un progetto più concreto. Potrai stabilire la scaletta degli interventi, suddividere la giornata con le varie attività, programmare le pause e le attività alternative.

Stabilisci le modalità di invito

Comincia a stabilire le modalità d’invito dei tuoi partecipanti. Per il coinvolgimento di personalità di rilievo e rappresentanti istituzionali, provvedi a mandare l’invito con un bel po’ di tempo di anticipo in modo da bloccare in tempo le agende. È molto importante, in generale, mandare gli inviti con ampio anticipo. In questo modo permetterai ai partecipanti di organizzare più facilmente il viaggio e otterrai una base di partecipanti già registrati, che aumenterà le possibilità di ottenere sponsorizzazioni. Ricordati che gli invitati devono essere coerenti con il tema del giorno.

Per rendere tutto più semplice crea una pagina del convegno su una piattaforma di eventi online e metti in vendita i biglietti. Elabora qualche strategia di prezzo, come uno sconto per i biglietti acquistati con molto anticipo o qualche pacchetto conveniente per chi parteciperà più giorni.

Comunicazione e promozione esterna

Passiamo alla pubblicità vera e propria: alla base della promozione del tuo evento c’è sempre il tuo target di riferimento. A chi è rivolto l’incontro? Quale pubblico andrà coinvolto? Individuata la risposta sarà possibile costruire una campagna pubblicitaria, utilizzando i canali e il linguaggio adeguato ai soggetti interessati.

Un convegno a sfondo letterario, per esempio, può sfruttare gli spazi pubblicitari offerti dagli e-store specializzati nella vendita di libri o dai blog che vantano una buona visibilità in quel contesto. Per un convegno su temi scientifici o di business si può partire da una mailing list di professionisti del settore a cui inviare la comunicazione dell’evento.

Per quanto riguarda i social network possono rivelarsi un’ottima strategia per coinvolgere imprenditori e liberi professionisti, ma non possono essere utilizzati per un convegno che tratterà argomenti di medicina. Non dimenticarti dei media specializzati, come riviste di settore, siti e blog centrati sul tema del convegno. Può esserti d’aiuto stilare un piano di comunicazione per valutare quanti manifesti, locandine e brochure stampare, dove distribuirle e in quali tempi.

Se la parte pubblicitaria ti crea qualche difficoltà ricordati che è sempre possibile optare per la strada delle agenzie specializzate in promozione e comunicazione. Queste agenzie sono dotate delle strumentazioni adeguate a diffondere ogni tipo di informazione.

Comunicazione interna

Per la buona riuscita del tuo evento la comunicazione esterna non è tutto: non devi assolutamente dimenticarti della comunicazione interna con i tuoi collaboratori. Cerca di coordinare al meglio il personale ed i fornitori. Informati ed aggiornati sulle loro attività, informali su eventuali cambiamenti: in questo modo ottimizzerai il lavoro di tutti.

Logistica

Nell’organizzare un convegno non dimenticarti di pensare all’organizzazione del trasporto di eventuali materiali o di attrezzature. In questo caso puoi valutare di affidarti ad un operatore logistico esterno.

Se i relatori e lo staff necessiteranno di trasferimenti e accomodation dovrai valutare se organizzarli in autonomia o chiedere una mano ad un’agenzia che sia in grado di sistemare al meglio gli ospiti del tuo convegno. Come ben saprai i dettagli sono importanti!

Allestimenti

L’allestimento è uno dei punti fondamentali, soprattutto se non siete riusciti ad ottenere la location perfetta. Allestendo la sala nel modo giusto otterrete comunque un risultato all’altezza.

Innanzi tutto fai in modo che il pubblico possa vedere e sentire slide e video in maniera chiara. Il tavolo dei relatori è il punto fondamentale del convegno. Deve quindi essere ben visibile da ogni punto della sala, pertanto è opportuno installare un palco o una pavimentazione rialzata. Per rendere il tutto più gradevole ricopri il tavolo e aggiungi qualche piccola decorazione ai lati o alla base.

Valuta l’altezza del palco e posiziona la prima fila di sedie abbastanza distante per permettere a chi siede di vedere i relatori. Ricordati che queste posizioni sono riservate agli ospiti più importanti e alle autorità, è fondamentale garantirgli una buona visuale! Presta attenzione a non riempire eccessivamente la sala e, se possibile, dividi la platea in due zone, così da permettere al pubblico di spostarsi in modo fluido sia al centro che ai lati.

È bene che i partecipanti trovino qualcuno ad accoglierli al loro arrivo, perciò allestisci una sorta di reception. In questa postazione una hostess o uno steward possono accogliere e registrare i partecipanti e dare loro informazioni.

Se il tuo congresso ha una durata superiore alle due ore, programmare una pausa è fondamentale, anzi obbligatorio! Affida al catering la preparazione di un angolo dove poter usufruire di caffè, thè e bibite fresche, oltre a qualche cosa da stuzzicare. Fai un pre-ordine iniziale basato sul numero di invitati stimato, poi, più vicino alla data, aggiusta la quantità dell’ordine finale in base al numero di biglietti venduti.

Prima dell’evento: check-up delle attività

Ci siamo quasi: tutto è pronto per lo svolgimento del tuo convegno. Da ora fino alla fine dell’evento è necessario che controlli step by step tutti i passaggi e monitori tutte le attività. Verifica che tutto sia in regola e che siano rispettate le tempistiche. Ricontatta il catering e il tuo staff per sincerarti che tutto proceda secondo il progetto e se necessario organizza un briefing con il personale per assicurarti che tutti siano preparati a svolgere le proprie mansioni.

Inoltre è bene fare, almeno 20 giorni prima dell’evento, un sopralluogo tecnico nella location per verificare che microfoni, proiettore, luci, e tutti gli strumenti necessari siano funzionanti. Controlla anche che i quantitativi ordinati per il catering siano corretti.

Svolgimento dell’evento

Ed ecco che il fatidico giorno è arrivato: oggi si svolgerà il tuo convegno!

Ovviamente dovrai essere il primo ad arrivare sul luogo dell’evento, così da poter verificare che ogni cosa sia al posto giusto. Presta particolare attenzione alla postazione di reception: il check-in degli invitati ha come obiettivo quello di ridurre al minimo le file e rendere scorrevole l’ingresso al convegno.

Quando tutto sarà pronto per iniziare non dovrai far altro che salutare i partecipanti ed introdurre l’argomento in 5 o massimo 10 minuti. Dopodiché lascia la parola al relatore che offre maggiori informazioni, riservandogli il tempo necessario per argomentare in maniera chiara ed esaustiva. Intervalla i diversi relatori che trattano la tematica in modo differente per coinvolgere maggiormente tutto il pubblico ed alternare lo stile espositivo, evitando di annoiarli!

Utilizza sempre slide e proiezioni, in modo da mettere in moto non solo l’udito ma anche la lettura. La vista è l’organo sensoriale capace di favorire maggiormente l’attenzione e la concentrazione!

Cosa fare dopo l’evento

Ora che hai organizzato un convegno, pensi di aver raggiunto gli obiettivi che ti eri posto? Facciamo una prova.

Chiedi un feedback agli invitati fornendo una scheda di valutazione nella quale potranno indicare punti positivi, punti negativi e spunti interessanti per migliorare il prossimo evento. Raccogli tutte le foto, i video ed i testimonial da parte dei partecipanti: potrai utilizzare tutto questo materiale per comunicare i risultati agli sponsor e per promuovere le edizioni future!

Non sei soddisfatto dell’evento che hai organizzato? Allora lasciati guidare da Eventi e Fiere: ti seguiremo in ogni passaggio per creare il tuo evento ideale! Richiedi un preventivo gratuito e senza impegno.