Come organizzare un convegno

Come organizzare un convegno

In una società che avanza velocemente come la nostra, sappiamo bene quanto sia importante la diffusione e la discussione con ogni mezzo di idee, problemi e novità e conosciamo il valore e l’importanza dei convegni, uno dei principali canali di diffusione scientifica e non. Purtroppo sappiamo anche quanto sia facile, in queste occasioni, vedere facce addormentate e persone che controllano l’orologio ogni due minuti! Se sei un’organizzatore quindi, per il bene della divulgazione, ma soprattutto dei tuoi ospiti, assicurati di sapere come organizzare un convegno!

Organizzare un convegno, perché e per chi:

Il convegno ha molte forme, obiettivi e oggetti e proprio per questo si presta come risposta alle esigenze di una grande varietà di utenti che vogliano informare, coinvolgere e motivare una comunità ampia e varia.

Organizzare un convegno può andare bene non solo per università, società scientifiche e enti culturali che abbiano intenzione di divulgare dei risultati o sensibilizzare la comunità su determinate tematica. Questo tipo di soluzione si adatta perfettamente anche alle aziende che vogliano sollecitare e motivare il proprio pubblico interno (fornitori, partner, dipendenti) e farsi conoscere all’esterno.

Un vantaggio comune

Nonostante costi una gran fatica, organizzare un convegno vi ripagherà in termini di risultati. Anche se vengono fatti per passione e amore per il sapere, non significa che siano fini a se stessi. Infatti rappresentano, per gli organizzatori, un’ottimo strumento di pubblicità e soprattutto di comunicazione da cui trarrà beneficio l’intera comunità. Nel caso di una società scientifica, università o ente culturale sarà possibile farsi conoscere e catalizzare nuove attenzioni, contributi e partecipanti. Se invece sei titolare di un’azienda gli effetti più importanti saranno un aumento nella motivazione di partner e dipendenti e l’individuazione di strategie che rendano il lavoro più efficiente.

Divulgare ad ogni costo:

Si tratta di un evento per professionisti e specialisti, quindi nell’organizzazione si dovrà tenere conto degli aspetti specifici del convegno ed organizzare di conseguenza. Per esempio: sono previste videoconferenze? Hai bisogno di un servizio di catering?

Per evitare di perdersi nel labirinto dell’organizzazione e ottimizzare il lavoro ti sarà utile buttare giù una tabella di marcia che riporti tutti gli aspetti di interesse per il tuo evento. A questo punto occupati di quelle voci che richiedono una spesa e per ognuna di esse fissa un budget che rientri nel tetto massimo prefissato. Nel tuo piano spesa quello che assolutamente non deve mancare però è un budget riservato alle spese impreviste, questa mossa potrebbe salvarti da fare una brutta figura all’ultimo momento! Per fare cassa inoltre una possibilità è quella di cercare degli sponsor che si possano fare carico di aspetti diversi della serata.

Presentati al meglio: rivolgiti ad esperti!

Trattandosi di eventi di un certo spessore che vengono rivolti ad un pubblico di professionisti, l’organizzazione può richiedere molti sforzi e attenzioni e una cura che persone inesperte non possono dare. Per questo molte società e aziende si rivolgono a degli specialisti nell’organizzazione di eventi, così da ottenere il risultato migliore. Se anche tu pensi che questa sia la soluzione migliore, rivolgiti a più organizzatori per un preventivo e scegli il migliore per il tuo budget in base al rapporto qualità/prezzo.

Divulga il tuo messaggio:

Non dimentichiamo che uno degli obiettivi principali dell’organizzare un convegno è proprio la diffusione di idee. A questo proposito sarà fondamentale curare l’aspetto della comunicazione per arrivare ad un pubblico più vasto possibile. Utilizza quanti più canali possibile verso l’esterno, per esempio puoi comprare degli spazi pubblicitari sui giornali e nelle radio e creare un evento e una pagina sui social. Infine prepara locandine e brochure per tutti e inviti con materiale informativo per i tuoi ospiti.

Consigli per organizzare un convegno d’eccellenza:

Quando decidi di organizzare un convegno ogni aspetto deve essere curato perché l’evento abbia l’impatto più forte possibile. A tal proposito eccoti qualche consiglio:

  • Nella scelta della sede devi trovare uno spazio che non solo sia sufficientemente grande per il numero degli invitati, ma tieni conto che molti ospiti verranno da fuori città quindi sarà utile trovare una sala nelle vicinanze di un albergo.
  • per avere maggiore credibilità invita come oratori professionisti di spicco nel tuo settore, ma ricorda: i professionisti sono talvolta un po’ permalosi, per cui a ogni intervento deve essere data la stessa importanza fissando una durata massima valida per tutti.
  • Dopo ore e ore di dibattito i tuoi ospiti avranno la gola secca e la pancia vuota, prepara per loro un rinfresco o un buffet magari rivolgendoti ad un servizio di catering.
  • Nemmeno la data può essere lasciata al caso. I tuoi ospiti sono dei professionisti quindi sicuramente molto impegnati, comunica la data con almeno 1-2 mesi di anticipo ed evita di fissarla in concomitanza con feste e ricorrenze.
  • I tuoi ospiti dopo tanto discutere avranno bisogno di staccare la spina: durante le ore buche organizza qualche tipo di intrattenimento che tenga alto il loro umore!

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Questo è il modo migliore per abbracciare e valorizzare la diversità di idee e proposte facendo crescere il mondo che ci sta interno. Ora che sai come organizzare un convegno, che aspetti? Fai la tua parte e organizza il tuo! Ma prima, se anche tu hai a cuore la causa della divulgazione e la circolazione del sapere, fai conoscere questo articolo perché in tanti organizzino un convegno!

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