registrazioni congresso in albergo

Albergo: gestire la fase di registrazione presenze per un congresso

La registrazione in albergo

L’argomento di oggi è… Il congresso! In particolar modo, come organizzare al meglio questa tipologia di evento in albergo, definendo soprattutto la fase iniziale di registrazione dei partecipanti.

Questa fase puramente organizzativa del congresso potrebbe creare qualche problema per molti, ma niente paura! Ci pensiamo noi di Eventi e Fiere a darti i consigli giusti.

Avvalersi di personale che svolga unicamente questa attività

Abbiamo già parlato di come organizzare un congresso nel migliore dei modi, ma non ci siamo mai soffermati in modo particolareggiato sull’aspetto importante dell’accoglienza e della registrazione dei partecipanti in albergo.

Come si può ben immaginare, far accomodare e gestire un numero considerevole di persone può creare non pochi problemi.

Per questo motivo, è necessario servirsi di un personale specifico per questa funzione, in modo tale che quest’ultimo possa far accogliere i partecipanti in modo più curato e meno frenetico e che possa gestire la registrazione e la verifica delle presenze senza commettere errori direttamente all’arrivo degli ospiti in albergo.

Velocizzare i tempi tramite l’utilizzo di strumenti “intelligenti”

Come si può immaginare, il processo di registrazione richiede qualche accortezza ulteriore per funzionare più velocemente.
L’utilizzo di documenti cartacei può allungare tutta la procedura, aumentando anche la pecentuale di errore collegata alla sua gestione.

Perchè non dotarsi quindi di strumenti come tablet e altri dispositivi digitali per velocizzare tutta la questione?
Oltre a dare questi importanti vantaggi, l’utilizzo di questi dispositivi sarà visto di buon occhio dai partecipanti al congresso, dandovi un aspetto molto professionale!

Condurre le persone nella sala dell’evento

Infine, l’accortezza di condurre direttamente ogni persona all’interno della sala predefinita, gioverà a tutta questa fase iniziale, per due motivi.

In primo luogo, si eviterrano ostruzioni all’entrata che possano causare caos e scompiglio nel personale, sempre per quanto riguarda la fase di registrazione.
Inoltre, il soggetto in questione si sentirà ben accolto e, soprattutto, nel mood ideale per partecipare al congresso nel modo più proficuo possibile.

Per oggi è tutto!

Se ti è stato utile, corri a condividere questo articolo e… Buon congresso!

 

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