Ciò che c’è da sapere per non fare brutta figura con gli ospiti
Se come me ti occupi di viaggi incentive ed eventi corporate ti sarà capitato di dover prenotare un albergo per i tuoi ospiti o clienti. Ti sei mai soffermato a pensare a quanta importanza ha il luogo dove scegli di far soggiornare i tuoi invitati? Un albergo con il letto scomodo o in una zona rumorosa può infastidire il tuo ospite fin dal primo mattino.
Immagina se questo ospite è un tuo dipendente al quale hai regalato un viaggio premio o un tuo affezionato cliente che stai invitando al lancio del tuo nuovo prodotto: se l’albergo non rappresenta il nostro ospite, che figura ci facciamo?
Non ti preoccupare, vengo subito in tuo soccorso: ecco passo per passo tutto quello che devi chiedere all’albergo prima di confermare la prenotazione.
Prima cosa a cui pensare: quanto tempo prima va effettuata la prenotazione?
Sfatiamo un mito: non esiste una vera e propria regola che ci permetta di calcolare quand’è il momento migliore per effettuare una prenotazione. Ci sono però alcuni fattori che possono essere presi in considerazione.
Il primo si chiama Early Booking che letteralmente significa Prenotare in anticipo. Ogni anno l’albergo decide il proprio listino prezzi per l’anno ed eventuali sconti e promozioni da utilizzare; ad esempio può operare uno sconto maggiore per le prenotazioni effettuate prima dei 30 giorni dal check in. Non sono regole fisse ed ogni albergo può decidere in autonomia. Sappiamo sicuramente che una prenotazione effettuata con largo anticipo, in un periodo di bassa stagione, con un soggiorno maggiore a tre giorni e soprattutto per un gruppo numeroso può avere un trattamento preferenziale.
Altro metodo è il Last Minute, letteralmente la prenotazione all’ultimo minuto. Sono le offerte che l’albergo utilizza per coprire eventuali stanze vuote ed invendute. Tutto sommato non è la scelta consigliabile per viaggi incentive con molte persone da far soggiornare.
La seconda domanda che ci dobbiamo porre è qual è la struttura migliore per i miei ospiti?
La risposta è molto semplice, soprattutto per i viaggi incentive: dipende da chi sono gli ospiti e da quali sono le attività che farete durante il soggiorno. Se hai deciso di premiare un gruppo numeroso di tuoi dipendenti per i quali hai pensato a qualche giorno di riposo unito a delle attività ludiche e legate al lavoro la soluzione ideale può essere un villaggio turistico o un albergo con sale meeting. Questa soluzione ti sgrava da un sacco di altri pensieri: i pranzi e le cene, le attività extra lavorative (in base alla struttura puoi decidere che cosa far loro fare), le sistemazioni nelle camere. E’ una soluzione economica perchè si possono organizzare pacchetti ad hoc fatti sulla base delle tue esigenze e con un occhio al portafoglio.
Se i tuoi ospiti sono clienti e lavori nel campo del lusso e l’incentive che stai organizzando ha come obiettivo la vendita di beni di lusso molto costosi, l’albergo dovrà essere all’altezza del tuo prodotto e dei tuoi clienti. Non è necessario un albergo a cinque stelle, l’importante è che la location sia dotata di comfort e abbia personalità. Un agriturismo con ottima cucina tradizionale può essere una location di impatto e può suggerirti l’idea di fare lì tutta la presentazione del prodotto.
Ti sembra troppo complicato? Non ti preoccupare, per fortuna esistono validi professionisti che possono aiutarti, darti consigli e, cosa più importante, sgravarti da pratiche e faccende che non sono il tuo pane quotidiano. Se stai organizzando un viaggio incentive puoi farti aiutare da:
- agenzie di viaggio
- agenzie di comunicazione
- agenzie specializzate in incentive ed eventi corporate
- tour operator.
Ma se proprio devi pensare a tutto tu tieni bene a mente i punti fondamentali da chiedere all’albergo in fase di prenotazione.
- Accessi disabili
- Sala Meeting e proiettore
- Servizio navetta
- Pacchetti sconto e attività
- Menu Speciali per vegetariani e intolleranti/allergiche
Mi auguro di aver chiarito un po’ di dubbi sull’argomento, vedrai che con questi accorgimenti prenotare l’albergo per i tuoi prossimi viaggi incentive sarà molto più facile e veloce.
Ci sentiamo presto, nel frattempo se l’articolo ti è sembrato utile condividilo con amici e colleghi!
