Come organizzare un viaggio incentive - Eventi e Fiere

Spesso al lavoro mi sono sentita demotivata, mi sembrava di faticare per nulla, mi impegnavo al massimo ma nessuno lo notava. E così ho iniziato a chiedermi: perché dare il cento per cento quando posso limitarmi a dare solo il cinquanta? Tanto nessuno noterebbe la differenza. Scommetto che anche tu ti sei sentito spesso demotivato perché pensavi di non essere ricompensato nel modo giusto.

Ora però le cose sono cambiate, sei tu ad avere in mano le redini della situazione e non vuoi che i tuoi dipendenti siano insoddisfatti come lo eri tu. Ma come puoi motivare i tuoi lavoratori a dare il meglio di loro? Semplice, devi organizzare un viaggio incentive! Grazie a questa strategia non solo riuscirai a motivare i tuoi dipendenti ad essere più produttivi, ma darai loro l’opportunità di creare dei veri legami migliorando così la coesione aziendale.

Sei pronto ad organizzare un viaggio incentive vincente? Allora sei nel posto giusto, perché ti guiderò passo per passo nell’organizzazione del perfetto viaggio premio!

Che cos’è un viaggio incentive?

Contenuti

Un viaggio incentive è semplicemente un incentivo di viaggio, ovvero un viaggio premio che l’azienda regala ai dipendenti più meritevoli o ai clienti più fedeli. Il viaggio incentive è quindi uno degli strumenti usati dalle aziende per ricompensare i dipendenti per l’impegno profuso nel lavoro, oppure i clienti per la fedeltà al marchio dimostrata. Un viaggio incentive è molto più che una semplice vacanza. Esistono numerose tipologie di viaggio che puoi organizzare:

Crociera: se vuoi organizzare una vacanza diversa dalle altre e rendere il tuo viaggio incentive memorabile allora devi organizzare un crociera! Questo tipo di vacanza è ideale sia per chi preferisce rilassarsi, che per chi ama l’avventura. Infatti, starà ai viaggiatori scegliere se andare a visitare le varie città in cui la crociera farà tappa o se scegliere di rimanere a bordo e rilassarsi;
Viaggio collegato ad un evento: un’idea originale per il tuo viaggio incentive potrebbe essere quella di costruire la vacanza intorno ad un famoso evento internazionale! Ad esempio, un’ottima soluzione potrebbe essere quella di portare i tuoi dipendenti/clienti a Dublino per farli partecipare al St. Patrick’s Day. In questo modo regalerai ai tuoi invitati un’esperienza unica e fuori dagli schemi;
Organizzare solo trasporto e soggiorno: se invece pensi che i tuoi dipendenti/clienti si potrebbero sentire in obbligo di partecipare ad attività a cui in realtà non sono interessati, allora potresti pensare di organizzare solo il loro trasporto e soggiorno. In questo modo si sentiranno liberi di godersi il viaggio come meglio credono! Tuttavia, per organizzare questo tipo di viaggio è di fondamentale importanza decidere un luogo adeguato. Un’idea potrebbe essere quella di scegliere come alloggio un villaggio turistico, per fare in modo che chi andrà in vacanza potrà disporre di tutti i confort necessari e allo stesso tempo intrattenersi con le attività a scelta proposte nel villaggio.

Definisci i tuoi obiettivi

Durante questa fase ci sono alcuni fattori che devi tenere a mente, come:

La tua mission, ovvero qual è lo scopo ultimo che vuoi raggiungere;
La vision aziendale, ovvero come vedi la tua azienda nel futuro;
I tuoi valori aziendali, così da mantenerli sempre in linea con la tua brand identity;
Il tuo target, così da poter raggiungere i tuoi obiettivi al meglio.

Considerando questi fattori devi quindi definire quali sono i tuoi obiettivi. Gli obiettivi dei viaggi incentive variano a seconda del target di riferimento. Dobbiamo quindi differenziare i viaggi incentive per i dipendenti e quelli per i clienti:

I viaggi incentive per i dipendenti

Sono vacanze per i più meritevoli, ovvero coloro che sono riusciti a raggiungere gli obiettivi definiti dall’azienda nel tempo stabilito. I viaggi incentive rendono i dipendenti più produttivi. Durante questi viaggi, infatti, i tuoi lavoratori avranno la possibilità di legare tra loro, conoscendosi meglio anche fuori dal contesto lavorativo. In questo caso i tuoi obiettivi quindi potrebbero essere:

Motivare i tuoi dipendenti per aumentare la loro produttività: I viaggi incentive sono una delle strategie migliori per aumentare il fatturato dell’azienda. Com’è possibile? Le persone sono più motivate a raggiungere degli obiettivi se in palio ci sono delle ricompense. Quindi, se per vincere un viaggio totalmente gratis non devi fare altro che lavorare sodo, perché non farlo? Con questa semplice strategia, stimoli il tuo staff ad impegnarsi di più, aumentando così la produttività e di conseguenza il fatturato della tua azienda!
Migliorare il clima aziendale: I viaggi premio sono la soluzione ideale per rendere il clima in azienda più familiare. A chi non è mai capitato di ritrovarsi fianco a fianco, anche per anni, con dei colleghi con cui non ha scambiato più di qualche frase di circostanza? Grazie a questi viaggi premio, i tuoi dipendenti avranno finalmente la possibilità di instaurare dei veri legami durante le attività organizzate e finalizzate al team building. Inoltre, durante questi viaggi premio, si ha anche la possibilità di conoscere colleghi lontani che lavorano per la stessa azienda e con cui altrimenti è difficile entrare in contatto.

I viaggi incentive per i clienti

Sono un metodo per aumentare l’affiliazione dei clienti all’azienda. Infatti in questo caso i viaggi vengono regalati ai clienti più fedeli che nel loro piccolo contribuiscono a mantenere alto il volume delle vendite. Spesso questi viaggi vengono distribuiti dai luxury brand, ma non solo. In questo caso l’obiettivo principale è:

Fidelizzazione dei clienti: I viaggi incentive, come abbiamo visto prima, non sono rivolti solo ai dipendenti più meritevoli, ma anche ai clienti più fedeli. Infatti, questa è un’ottima strategia per non far sentire “dimenticati” i clienti più fedeli e per aumentare le vendite, stimolando invece i nuovi clienti a fidelizzarsi.

Hai mai organizzato un viaggio incentive?

Se pensavi che organizzare un viaggio incentive fosse una passeggiata, mi dispiace deluderti, ma ti sbagliavi di grosso! Come per l’organizzazione di un qualsiasi evento, anche in questo caso hai tantissime cose a cui pensare. Prova a pensare a cosa succederebbe se sottovalutando le difficoltà organizzative tralasciassi qualche dettaglio, o peggio non dedicassi al progetto l’attenzione giusta. Ecco lo scenario a cui potresti andare incontro: hotel di bassa qualità, pessima coordinazione delle attività organizzative, disguidi con il trasporto dei partecipanti; insomma, la vacanza da sogno che avevi promesso potrebbe trasformarsi in un vero e proprio incubo. E sai cosa accadrebbe dopo? La reputazione della tua azienda sarebbe rovinata, o quantomeno danneggiata, e i tuoi dipendenti si sentirebbero presi in giro, perdendo così completamente fiducia nell’azienda.

Perché ti ho spiegato tutte queste cose? Perché sono convinta che se sei capitato su questo articolo possono esserci solo due ragioni. O hai già organizzato un viaggio incentive in precedenza, ma qualcosa è andato storto e non puoi più rischiare di commettere errori, o questa è la tua primissima volta e non sai da dove partire.

Per questo, data l’importanza del progetto, ti consiglio di non cadere nell’illusione di poter pensare a tutto da solo e di affidarti ad un esperto di settore come un consulente marketing o un’agenzia di comunicazione! Quale scegliere? Basta chiedere ad Eventi e Fiere!

E’ arrivato il momento di definire il budget!

Prima di fare promesse che non puoi mantenere, devi definire il budget per il tuo viaggio incentive:

Come primissima cosa devi considerare la disponibilità economica della tua azienda, ovvero la sua attuale situazione finanziaria. In questo modo puoi iniziare a renderti conto del tipo di viaggio che organizzerai, quali saranno i confort che potrai permetterti e a quali dovrai rinunciare;
Ricordati perché hai deciso di organizzare un viaggio incentive, qual è il tuo obiettivo, e fai una stima dei costi che dovrai affrontare. Ad esempio, hai notato un calo generale nella produttività dei tuoi dipendenti e hai bisogno di aggiustare la situazione prima che sia troppo tardi? Allora questa volta magari varrà la pena di investire un po’ di più per rendere il viaggio più allettante e attirare più dipendenti possibili;
Ricordarti che parte del budget dovrà essere destinato ad un fondo imprevisti, che solitamente comprende all’incirca il 10% del tuo budget totale; e (inoltre), se deciderai di organizzare attività che possono coinvolgere infortuni, come attività sportive, non dimenticarti di considerare eventuali assicurazioni.

Definire un budget è complicato, perché devi già tenere in conto tutti gli eventuali rischi a cui potresti andare incontro ed è sufficiente un solo passo falso per mandare a monte tutto il lavoro svolto fino ad ora. Se non sei sicuro al 100% di riuscire a definire un budget da solo, ti consiglio di rivolgerti a dei professionisti del settore, come Eventi e Fiere!

Definisci il Concept del tuo viaggio incentive

Il prossimo passo per organizzare un viaggio incentive è quello di definire il concept del tuo evento così da avere delle linee guida da seguire per la realizzazione del progetto finale. Prima di sviluppare il concept però devi:

Individuare il target dell’evento, ad esempio se ti stai rivolgendo ai tuoi dipendenti o clienti;
Scegliere il tema del viaggio incentive. Esistono diverse tipologie di viaggio incentive che puoi organizzare, ad esempio puoi decidere di organizzare il tuo viaggio incentive intorno ad un evento come l’Oktoberfest di Monaco o organizzare una crociera!;
Stabilire una data serve ad orientare la destinazione più idonea, in base anche alle condizioni climatiche, e le eventuali attività da organizzare;
Stabilire la durata del viaggio. Tendenzialmente la durata di un viaggio incentive varia dai tre giorni ad una settimana, per non sottrarre troppo tempo alle attività lavorative dell’azienda solitamente si decide di organizzare il viaggio durante il weekend.

A questo punto è arrivato il momento di passare allo sviluppo del concept vero e proprio. Basta parlare in generale, ora si arriva ai dettagli! Organizza attività e giochi finalizzati al team building, e scegli con cura chi dovrà occuparsi della loro gestione e coordinamento, così che tutto fili liscio come l’olio; ad esempio, potresti chiedere aiuto a un esperto come il tour operator. Ma soprattutto, decidi quale sarà la meta definitiva del tuo viaggio incentive: ma pensa fuori dagli schemi quando lo fai. Devi considerare che ci sono grandi probabilità che i tuoi dipendenti o clienti abbiano già visitato le città italiane più importanti o le capitali europee più famose, quindi se sceglierai una di queste mete dovrai puntare sull’organizzazione di attività allettanti per soddisfarli. Altrimenti prediligi mete meno convenzionali, ma che abbiano comunque molto da offrire, come un paesaggio da scoprire durante attività sportive o luoghi storici da visitare durante le attività culturali.

Analisi costi

Ora non si scherza più: è arrivato il momento di tirare le somme e fare un’analisi effettiva dei costi! Ora che hai una visuale chiara di come vorresti che fosse il tuo evento ricordati che uno dei tuoi obiettivi è quello di rientrare nel budget. Non dimenticarti di considerare i costi più ovvi, come il prezzo dell’alloggio dei tuoi ospiti e il loro trasporto. Se deciderai di organizzare delle attività, che richiedono un istruttore, pensa anche alla retribuzione di quest’ultimo. Ma soprattutto, ricordati delle spese collegate ai rischi!
Se non sei sicuro di essere in grado di organizzare il viaggio incentive tutto da solo, perché non ti rivolgi a degli esperti del settore? Solo così riuscirai a eliminare ogni pericolo. Per prendere questa decisione ti suggerisco di scrivere tutti i pro e i contro di organizzare il viaggio da solo o con l’aiuto degli esperti, così da poter scegliere l’opzione più conveniente per te.

Stendi un progetto preliminare

Scrivi un elenco dettagliato di tutto ciò che ti servirà per realizzare il tuo viaggio incentive: hotel, staff, trasporti, etc;
Prepara delle alternative qualora qualcosa nel progetto dovesse andare storto. Valuta nel dettaglio le attività che si svolgeranno durante la vacanza e valuta la loro predisposizione al rischio. Ad esempio se hai pensato di organizzare delle attività sportive estreme come l’arrampicata, ti consiglio di rivalutare la tua idea e sostituirla con una meno rischiosa come la visita di un museo, oppure optare per la giusta assicurazione!;
Scegli con cura l’alloggio per il tuo viaggio incentive, e non dimenticarti di trovare anche delle alternative qualora dovessero sorgere dei problemi con la tua prima opzione.

Richiedi, valuta e conferma i preventivi

Se vuoi organizzare il viaggio incentive da solo, allora dovrai richiedere dei preventivi per le attività, il trasporto e l’alloggio dei partecipanti. Il mio consiglio è quello di valutare diverse opzioni prima di prendere la decisione definitiva, così da poter scegliere l’alternativa più conveniente. Ma attenzione! Nonostante sia importante cercare di risparmiare il più possibile, è importante non trascurare la qualità del servizio. Ad esempio, se stai pensando di organizzare delle attività legate alle escursioni nella natura, accertati di scegliere delle guide competenti e affidabili che non disdicano tutto all’ultimo momento. Quindi, se vuoi essere sicuro che tutto vada per il verso giusto, contatta dei professionisti del settore come Eventi e Fiere!

Verifica il budget per il tuo meeting

Prima di procedere con le prossime fasi devi fermarti un attimo e verificare se sei stato abbastanza bravo a fare i conti: sei riuscito a rientrare nel budget che ti eri prefissato? Allora sei pronto per approcciarti verso le ultime fasi dell’organizzazione; se così non fosse, allora non puoi assolutamente proseguire. Prima di andare avanti devi fare in modo che tutti i conti tornino. Se sei andato fuori budget purtroppo dovrai tagliare delle spese, quindi rivaluta il tuo progetto e pensa a cosa sia davvero indispensabile mantenere e cosa no. (Io te lo dicevo che dovevi affidarti a noi di Eventi e Fiere!)

Gantt di progetto

Ora che hai tutte le informazioni necessarie per organizzare il tuo viaggio incentive, crea un Gantt di progetto! Perché dovresti creare un Gantt? Semplice! Grazie a questo strumento potrai avere una visuale complessiva dell’andamento del progetto così da capire quanto lavoro ti manchi per portarlo a termine. Il Gantt di progetto può essere chiamato anche diagramma di Gantt, perché è un diagramma cartesiano che mette in relazione tempo e attività del progetto. Questo grafico ti permette quindi di:

Definire quali sono i ruoli assegnati a chi fa parte del progetto;
Inserire la durata complessiva del progetto;
Stabilire tutte le attività da svolgere, dove e quando verranno svolte.

Il Gantt inoltre è anche la soluzione perfetta per chi tende a demoralizzarsi troppo presto, perché anche se la giornata non è stata delle più produttive, osservando il grafico potresti renderti conto di non essere così indietro come pensavi, e che il traguardo è più vicino che mai!

Modalità di invito e comunicazione esterna

Ora non ti è rimasto che scegliere chi saranno i partecipanti del tuo viaggio incentive. Una volta presa questa decisione, sarà arrivato il momento di invitarli! Come prima cosa, dovrai scegliere che stile usare, se essere formale o informale. Qualsiasi sarà la tua scelta, gli inviti avranno delle caratteristiche in comune, ovvero dovranno:

Spiegare di cosa si tratta;
Spiegare perché è stato organizzato;
Comunicare la destinazione e attività organizzate (se organizzate);
Comunicare luogo e orario di partenza.

Inoltre, ricorda ai tuoi invitati che è importante che rispondano all’invito, così da avere il tempo necessario per agire di conseguenza. E non dimenticarti di promuovere il tuo viaggio incentive! Fai in modo che tutti i tuoi dipendenti e clienti sappiano della possibilità di vincere un viaggio completamente gratuito, così che tutti possano impegnarsi al massimo per aggiudicarselo.

Comunicazione Interna

Non è facile organizzare un viaggio incentive completamente da solo (perché) sono tante le cui a cui devi fare attenzione; ma se non vuoi chiedere aiuto a un esperto, puoi sempre coinvolgere nel progetto alcuni dei tuoi dipendenti. Tuttavia, devi sempre tenere a mente i costi che questa mossa implicherà. Infatti le ore che i tuoi collaboratori dedicheranno all’organizzazione del viaggio incentive saranno considerate come ore aggiuntive, che dovranno quindi essere retribuite. Non sottovalutare anche la difficoltà di coordinare un gruppo di persone, perché potrebbe diventare il tuo peggiore incubo!

Logistica

Una volta scelta la meta del viaggio, dovrai decidere quale sarà il mezzo di trasporto. Infatti, in base alla distanza della meta, avrai diverse alternative tra cui scegliere. Ad esempio se stai organizzando un viaggio incentive in mete non troppo lontane, l’idea giusta per te potrebbe essere quella di noleggiare un autobus con conducente. Ovviamente per viaggi più lontani questa scelta non è fattibile, quindi dovrai scegliere un altro tipo di mezzo di trasporto come l’aereo o il treno. Quando prendi questa decisione valuta tutti i pro e i contro delle diverse opzioni, così da poter fare la scelta migliore per il tuo viaggio.

Check-up delle attività

La fase organizzativa non è ancora finita: manca un ultimo step da compiere, ovvero il check-up delle attività. Prima di poter dire che il tuo progetto è concluso, devi verificare di aver svolto tutte le attività di cui abbiamo parlato prima, ad esempio:

Verifica che siano state stipulate delle assicurazioni nel caso di attività a rischio infortunio;
Se hai organizzato delle attività outdoor, assicurati di aver considerato anche delle valide alternative qualora ci fosse brutto tempo;
Assicurati di aver confermato l’accomodation per i tuoi partecipanti, così che una volta arrivati non abbiano brutte sorprese;
Se hai deciso di usare come mezzo di trasporto l’aereo, assicurati che non ci siano ritardi o cancellazioni. Potrebbero rovinare tutti i programmi! Se invece hai scelto di noleggiare un bus con conducente, assicurati di avere un’alternativa nel caso in cui il conducente non si presenti all’ultimo minuto.

Svolgimento dell’evento

Ricordati che il viaggio incentive non è un semplice viaggio! Assicurati che tutti i partecipanti del viaggio prendano parte alle attività proposte, per raggiungere uno dei veri obiettivi del viaggio incentive, ovvero quello di aumentare la coesione aziendale e il team building! Non dimenticarti inoltre di monitorare che tutto stia andando per il verso giusto. Il monitoraggio è importante per non lasciare nulla al caso, così qualora sorga un problema tu sarai subito pronto a risolverlo.

Cosa fare dopo l’evento

Affinché tu possa raggiungere gli obiettivi che ti eri prefissato, è importante che i tuoi dipendenti/clienti siano soddisfatti del viaggio! Finita la vacanza quindi, assicurati di chiedere un feedback ai partecipanti, magari distribuendo una scheda di gradimento. In questo modo potranno darti una valutazione del viaggio, facendoti capire cosa hanno preferito maggiormente e cosa invece non li ha convinti. Grazie al feedback potrai scrivere delle note per il futuro, per non commettere gli errori del passato e organizzare il miglior viaggio incentive di sempre! Bene, ora che ti ho fornito tutte le informazioni necessarie per organizzare un viaggio incentive da sogno, il mio lavoro è finito; tuttavia, voglio darti un ultimo consiglio: come abbiamo ben visto, organizzare un viaggio incentive tutto da solo è estremamente difficile. Sei sicuro di voler fare il passo più lungo della gamba? Se hai anche un solo dubbio, ti consiglio di affidarti ad un esperto come Eventi e Fiere, così che il successo sarà assicurato!

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