organizzare una inaugurazione

Come organizzare un’inaugurazione

Stai per aprire un nuovo punto vendita? Allora hai bisogno di organizzare un’inaugurazione efficace per raggiungere il maggior numero di persone. Se pensavi che sarebbe bastato ristrutturare un locale e ordinare la merce per aprire un negozio, ti sbagli di grosso. Infatti i clienti non ti aspettano dietro la porta e non entreranno automaticamente nel tuo locale.

 

Hai bisogno di un evento che metta le basi per il tuo grande progetto. Ecco perché hai bisogno di un’inaugurazione che inizi a generare i primi rapporti con la clientela. E con il termine “inaugurazione” non intendo l’ultima apertura flop alla quale hai partecipato in cui erano presenti solo parenti ed amici: organizzare un’inaugurazione non è come organizzare una festa di compleanno!

Che cos’è l’inaugurazione

L’inaugurazione è il biglietto da visita della tua nuova attività, pone le basi per fidelizzare i clienti, quindi è fondamentale che questa sia organizzata al meglio per comunicare efficacemente chi sei, cosa vendi, com’è nata la tua idea aziendale, quali sono i tuoi obiettivi. Allo stesso tempo però, è un passo molto rischioso: non è solo un semplice evento, che nasce e muore in un giorno, ma è l’inizio di un nuovo percorso che, si spera, duri nel tempo: una sorta di cerimonia per festeggiare un nuovo “nascituro aziendale”.

Per realizzare questo evento ci sono moltissime cose a cui pensare: comunicazione pubblicitaria, allestimenti, buffet, staff e così via. Tutto deve essere realizzato in coerenza con il tuo brand e deve rientrare nel budget previsto. La mano di un esperto sicuramente potrebbe aiutarti nel percorso per organizzare un’inaugurazione.  

Molto brevemente, l’inaugurazione è una cerimonia di apertura in cui si ufficializza un nuovo inizio nel mondo del business, il classico evento in cui si taglia il nastro per aprire ufficialmente le porte al pubblico. Il pubblico, in questo caso, sono i clienti, persone con le quali instaurare un rapporto duraturo.

Non è sufficiente che il locale sia pieno di gente il giorno dell’evento, è necessario che queste persone vengano “coccolate”, che trovino un clima di fiducia, recepiscano il vostro brand, siano stimolate a ritornare e vivano, fin da subito, un’esperienza positiva.

Porta la tua vision, la tua mission e i tuoi valori all’interno dell’inaugurazione

In ogni inaugurazione è fondamentale rispettare e comunicare i propri valori aziendali. Questo evento non è, come banalmente molti pensano, l’occasione per bere e mangiare, ma è il primo momento in cui l’imprenditore propone il suo brand e tutti i valori che questo incorpora.

Per mettere le basi nella costruzione di relazioni stabili e durature con i clienti, è necessario, fin da subito, fare imprinting, ossia: attivare quel meccanismo psicologico che ti permette di stampare il tuo brand nella mente dei clienti, per far sì che sia facilmente ricordato e riconosciuto in futuro.

Per far questo ti è utile rispettare la mission, la vision e i valori aziendali. La mission è la ragione di esistere dell’azienda e fa riferimento a ciò che l’azienda è adesso e ai valori che la contraddistinguono sul mercato. La vision rappresenta ciò che l’azienda vuole diventare in futuro, quindi dà una visione dell’azienda ad ampio raggio. I valori, infine, sono gli elementi fondamentali della tua personalità aziendale.

Che cosa è importante per te in quanto azienda? Potresti avere a cuore il rispetto reciproco tra dipendenti, l’attenzione al cliente, la disponibilità, l’attenzione allo sviluppo e il rispetto dell’ambiente e così via. Fai sì che tutti questi valori siano rintracciabili anche nel giorno dell’inaugurazione.

Ad esempio: se per te è importante il rispetto dell’ambiente, potresti incentivare la raccolta differenziata il giorno stesso dell’evento. Non lasciare che piatti, tovaglioli, bottiglie e residui di cibo del buffet siano gettati indistintamente nell’immondizia, ma fornisci dei contenitori che suddividano rispettivamente gli elementi. Se puoi, riduci il consumo di plastica fornendo bicchieri in vetro, posate in acciaio e piatti in ceramica.

Definisci i tuoi obiettivi

Dunque, come già detto, l’inaugurazione simboleggia un nuovo inizio, ed è un evento che possiamo ritrovare in molti contesti. Che sia l’inizio di un’attività commerciale, di un edificio pubblico, di un museo, di un monumento e così via, il fatto che le inaugurazioni siano così presenti nella vita di tutti ci fa capire quanta importanza gli diamo, anche subconsciamente, a livello culturale.

Alcuni potrebbero pensare, banalmente, che si tratti di un evento legato allo svago e al divertimento. Beh… in effetti quando si pensa ad un’inaugurazione automaticamente ci si serve di due frame: quello legato alla festa e al divertimento, e quello legato alla noia più assoluta da evitare assolutamente. In parte è così, ma in realtà il motivo di un’inaugurazione è molto più profondo e “strategico”.

Se devi organizzare un’inaugurazione, la prima regola è: non lasciare nulla al caso. Così, il primo passo da compiere, è quello di definire gli obiettivi del tuo evento. L’inaugurazione è un momento per ufficializzare l’avvio di una nuova attività, ma spesso è molto più di un’occasione in cui bere e mangiare liberamente presentandosi con una pianta come regalo.

La vendita

Infatti, questo evento è la prima occasione per farsi conoscere e per acquisire visibilità. Insomma, è un momento cruciale in cui muovere i primi passi.

Ad esempio: se stai aprendo un nuovo negozio di scarpe, fai in modo che questo evento sia l’occasione per realizzare le prime vendite. Quindi potresti concentrarti nell’attività di volantinaggio prima dell’evento distribuendo, al target di riferimento, dei buoni sconto sul primo acquisto. In questo modo non solo stimolerai l’interesse dei visitatori/potenziali clienti, ma, se essi decideranno di venire a trovarti, incentiverai anche gli acquisti.

Quindi, quando definisci gli obiettivi del tuo evento, ricorda anche di definire il target ideale, ossia coloro ai quali intendi rivolgere la tua attività, il principale bersaglio cui indirizzare la pubblicità. Non c’è bisogno che ti dica che se il tuo negozio vende scarpe per donna è inutile focalizzarsi su un target maschile… a meno che lì fuori sia pieno di mariti che muoiono dalla voglia di regalare scarpe alle proprie mogli!

Definisci il budget

Dopo aver stabilito i tuoi obiettivi, procedi con la definizione del budget. Questo punto è cruciale: quanto sei disposto a spendere? Il budget guiderà tutto il tuo progetto, sarà il tuo peggior nemico se le cose non andranno come devono andare. Togliti dalla testa di poter prendere liberamente le decisioni: sarà il budget a decidere per te. Già, perché tutto parte da qui. Come già detto ci sono mille elementi che compongono il puzzle: pubblicità, allestimento, animazione, catering… e, a meno che tu non abbia un budget illimitato per strafare nelle spese: occhio ai costi!

In tutta onestà non è un’impresa facile gestire il budget: occorre definire ciò che serve per la realizzazione dell’evento nei minimi dettagli, facendo rientrare tutto nei limiti del budget previsto. La scelta migliore, soprattutto se non hai molta esperienza nell’organizzazione degli eventi, è quella di affidarsi ad un esperto, che sappia trovarti la migliore soluzione con il giusto prezzo.

Al di là della scelta di affidarsi o meno ad un esperto del settore, non dimenticarti di includere nel tuo budget un fondo per gli imprevisti. Quando ti ho detto che il budget sarà il tuo peggior nemico mi riferivo proprio a questo. Gli imprevisti sono dietro l’angolo, tu non li vedi ma ci sono, pronti a venir fuori quando meno te lo aspetti e a scombussolare i piani.

Ad esempio, un costo imprevisto potrebbe essere la riparazione dell’impianto luci all’ultimo minuto, oppure l’aggiunta di una hostess a causa dell’eccessiva affluenza del pubblico il giorno dell’evento.

Come ti immagini il tuo evento: il concept

Una volta stabiliti i tuoi obiettivi e il tuo budget, puoi iniziare a farti un’idea su come vuoi che sia il tuo evento. Ci sono elementi che non possono mancare nell’organizzazione di un’inaugurazione.  

Il concept è un contenitore astratto pieno di tutti gli elementi comunicativi fondamentali ed indispensabili per la realizzazione del tuo evento. Questo concetto quindi deve essere un’idea creativa che contenga alcuni elementi che non possono mancare: gli obiettivi aziendali da raggiungere attraverso la realizzazione dell’evento in questione, il target di riferimento, i canali da utilizzare per pubblicizzare l’evento, il messaggio da mandare attraverso l’evento, ma soprattutto gli aspetti grafici e visivi.

Se, ad esempio, stai inaugurando un negozio che vende prodotti bio e tieni a valori come la cooperazione e lo spirito di gruppo, inserisci questi elementi nel tuo concept, rendendolo il più creativo possibile. Sintetizza questi elementi in un’immagine: una mano verde che stringe un’altra mano verde con una pianta che fiorisce nell’intreccio delle due mani.

Una volta ideato il concept, comunica la stessa immagine il giorno dell’evento attraverso gli strumenti che hai a disposizione: i gadget, le brochure, i sacchetti della spesa e così via. Ogni elemento comunicativo deve richiamare il tuo brand.

Inoltre, stabilisci una data e un orario che siano “comodi” per il tuo pubblico di riferimento. Supponiamo il caso che il tuo target sia composto da donne tra i 30 e i 60 anni: è altamente improbabile che la maggior parte di loro si possa presentare in un giorno feriale e magari anche durante l’orario di lavoro. Al contrario, ti consiglierei piuttosto di dare vita alla tua inaugurazione nel fine settimana. È più facile che si concedano una giornata di shopping. Queste piccole accortezze sono determinanti per la riuscita dell’evento.

Fai un’analisi dei costi

Avendo immaginato il tuo evento, considera i costi come il catering, le hostess, l’allestimento, la pubblicità, etc. Attenzione, però, a non dimenticare i costi interni, ossia i costi operativi, i costi in termini di personale e i costi professionali. Infatti, organizzare un’inaugurazione significa anche affrontare una spesa in termini di personale, sottovalutata da molti.

In questo caso puoi scegliere se portare avanti il tuo progetto da solo oppure affidarti ad un esperto. Se sei indeciso su quale strada prendere, potrebbe esserti utile fare una tabella che contenga i vantaggi e gli svantaggi sia di una scelta, che dell’altra.

Inoltre, se coinvolgi i tuoi dipendenti nella realizzazione dell’evento, il tempo che loro dedicheranno alla progettazione dell’inaugurazione, sarà tolto dal loro orario lavorativo in cui avrebbero potuto portare avanti un’altra attività. Se decidi di portare avanti la tua idea da solo con l’intento di risparmiare, considera anche la possibilità di poter incontrare fornitori inaffidabili che ti faranno spendere più del previsto.

Per tutte queste ragioni è importante affidarsi ad un professionista del settore, soprattutto quando si tratta di un evento così importante attraverso il quale si entra sulla scena e si investe sulla propria immagine.

Stendi un progetto preliminare

Arrivati a questo punto, spero tu abbia fatto la scelta migliore, ossia quella di affidarti ad un esperto come Eventi e Fiere. Se così non fosse, allora dovrai stendere da solo un progetto preliminare.

Individua nel dettaglio tutte le attività da svolgere, gli obiettivi, valutane i rischi e, se puoi, cerca di eliminarli. Se non puoi, cerca di attenuarli cautelandoti. Quindi, ricordati di stipulare assicurazioni per tutte le attività che implicano un rischio.

Ad esempio: se hai intenzione di incaricare delle promoter che distribuiscano volantini su i rollerblade, ricordati di stipulare un’assicurazione che tuteli le ragazze in caso di infortunio. Se non lo farai, allora ti consiglio di allargare il tuo fondo imprevisti perché il risarcimento in caso di danno sarà molto alto.

Oppure, se il giorno dell’evento hai intenzione di chiamare un dj che metta buona musica, non dimenticarti di pagare la Siae. Perché sai… inaugurare un’attività partendo con una multa salata non è un buon inizio!

Ecco, quando stendi un progetto preliminare devi valutare tutti questi particolari. Qualora essi vengano trascurati, il tuo budget potrebbe risentirne pesantemente.

Se hai intenzione di cambiare idea sei sempre in tempo per rivolgerti ad Eventi e Fiere, che saprà come consigliarti le figure adatte ad evitarti questo tipo di problemi.

Richiedi, valuta, conferma i preventivi

Arrivati a questo punto dovrai richiedere i preventivi, valutarli e confermare il migliore. Scegliere il giusto fornitore di servizi non è facile, specialmente quando non si hanno contatti affidabili. L’inesperienza potrebbe portarti a compiere scelte sbagliate, con il rischio di ricevere un servizio non conforme alla tua idea iniziale o alla descrizione del preventivo.

Quando cerchi un fornitore ricordati di chiedere sempre una piccola descrizione della sua realtà aziendale o leggere recensioni online, per capire se puoi fidarti o meno. Inoltre, richiedi preventivi a più fornitori; scegli il migliore e valutane uno di scorta; comunica le date entro in cui hai bisogno di ricevere quel prodotto/servizio. Ma soprattutto, comunica un budget inferiore a quello che sei disposto a spendere.

Ecco che, anche in questo caso, avresti bisogno di qualcuno che possa filtrare le richieste e proporti il giusto fornitore al prezzo migliore per te. Eventi e Fiere ti metterà in contatto con i fornitori qualificati, che offrono servizi come:

Una volta ottenuti i preventivi, valuta se rientri nel budget o meno. A questo punto puoi aggiungere qualche servizio in più se il budget te lo consente o, al contrario, eliminare o ridimensionare le attività che superano i limiti di budget.

Sviluppa un Gantt di progetto

Arrivati fino a qui è cosa buona e giusta realizzare un Gantt di progetto. Un Gantt di progetto è uno strumento interno alla tua azienda, molto utile per supportare l’avanzamento di un progetto, nonché il monitoraggio delle tempistiche e attività. Si tratta di una rappresentazione grafica che ti permette di: inserire la durata complessiva di un progetto, stabilire le attività da svolgere e la loro durata, definire chi lavorerà su ogni attività e ripartire il numero di ore di lavoro per ciascuna risorsa, individuare sovrapposizioni di attività o interdipendenze tra di esse.

Ricorda che ci sono alcune attività che sono vincolanti per quelle successive: non puoi procedere con la distribuzione dei volantini pubblicitari se prima non ti sei occupato delle attività di grafica e stampa del materiale pubblicitario.

In questo senso, il Gantt di progetto ti consente di capire tutto il lavoro che è stato fatto, quello che c’è da fare, chi lo sta facendo e in quali tempistiche.

Giunti in questa fase puoi fare un piccolo sospiro di sollievo: la fase di progettazione è superata, si passa alla fase operativa. Adesso dovresti avere tutti i pezzi che ti occorrono per comporre il tuo puzzle: bene! Assemblali uno ad uno.

Stabilisci le modalità di invito

Il tuo negozio è pronto per essere aperto al pubblico. Adesso sai quando e come si terrà la tua inaugurazione. Manca “solo” invitare i partecipanti e comunicare il tuo evento al mondo esterno. In questo senso è importante scrivere la giusta frase in grado di suscitare l’interesse negli invitati. Se hai intenzione di invitare personalmente delle persone specifiche (amici, parenti, colleghi) o degli ospiti importanti (politici, giornalisti, imprenditori) potresti personalizzare gli inviti, dimostrando, così, di aver riservato una particolare attenzione nei loro confronti.

Comunicazione e promozione esterna

Per coinvolgere il tuo target di riferimento, invece, potresti puntare su una comunicazione pubblicitaria costruita ad hoc, in grado di incuriosire i potenziali clienti e portarli in negozio il giorno dell’inaugurazione.

Tenendo in considerazione anche gli obiettivi da raggiungere il giorno dell’evento, potresti ricorrere a delle figure speciali quali le hostess e le promoter. Le promoter hanno il preciso compito di distribuire materiale pubblicitario o dare informazioni sull’evento in questione.

Se, ad esempio, decidessi di utilizzare il volantinaggio come canale pubblicitario, potresti:

  • Distribuire le promoter che consegnano volantini in luoghi strategici dove il tuo target è facilmente raggiungibile i giorni precedenti all’evento; oppure, svolgere la medesima attività il giorno stesso dell’evento ma in prossimità della location;
  • porre sul volantino frasi ad effetto e un buono sconto. Ad esempio: “Nuova Apertura! Consegna questo volantino alla cassa e riceverei un buono sconto del 30% sul primo acquisto. Ti aspettiamo!”

La pubblicità cartacea non è l’unica via perseguibile: anche i canali online sono molto efficaci per promuovere il proprio evento e raggiungere il target attraverso tecniche mirate.
Ad esempio: partendo circa un mese prima dell’evento, iniziate a creare contenuti di valore sui social media di riferimento, lancia l’hashtag ufficiale dell’evento per raggruppare le informazioni attorno ad un unico argomento.

Ovviamente la scelta di un canale non esclude l’altra, anzi, l’idea sarebbe costruire una comunicazione integrata, ovvero un mix tra canali offline e canali online.

Comunicazione interna

Oltre a curare tutte le attività della comunicazione esterna, non trascurare l’importanza della comunicazione interna. Per una buona riuscita di qualsiasi progetto è necessario uno scambio continuo di informazioni con i vari componenti dello staff/team. Le operazioni di comunicazione interna ti permettono di coordinare il team, tenere tutti aggiornati in tempo reale sullo stato di avanzamento del progetto informando ognuno su possibili cambiamenti.

Anche in questo caso puoi scegliere i canali che meglio si adattano alle tue necessità, dai canali tradizionali alle newsletter.

Allestimenti

Qualche giorno prima dell’evento puoi procedere con l’allestimento del punto vendita. A questo punto puoi sbizzarrirti con la creatività in addobbi, arredamento, materiali, attrezzature ecc.

Se vuoi distinguerti dai concorrenti, comunicare il tuo brand in maniera efficace e rendere il tuo evento memorabile allora devi concentrarti sulla tua brand identity. Ricorda che l’inaugurazione è il tuo biglietto da visita, dunque, il modo in cui ti presenti al pubblico è determinante. Sicché, non lasciare che l’allestimento esca fuori dagli schemi ma costruisci un’immagine coordinata aziendale anche attraverso gli elementi della location.

L’immagine coordinata

L’immagine coordinata aziendale non si riferisce soltanto alla grafica del brand. L’aspetto visivo deve rispecchiare ciò che l’azienda ha di più importante: la sua identità. L’immagine è coordinata nel momento in cui tutti gli elementi e strumenti comunicativi sono tra loro coerenti.

Per fare ciò scegli con cura colori, simboli, loghi, immagini, caratteri tipografici che ricordino il tuo brand.

Ad esempio: se il tuo brand di scarpe ha un logo bianco e rosso potresti allestire la location con gli stessi colori, in modo da catturare l’attenzione dei clienti, favorendo la memorizzazione delle caratteristiche del tuo brand. E ancora, se il giorno dell’inaugurazione ci saranno delle hostess o addetti alle vendite sarebbe opportuno che questi indossino scarpe del brand che vendi.

Ultimo ma non meno importante: il buffet. Se è vero che la maggior parte delle persone che vanno a un’inaugurazione hanno l’unico scopo di bere e mangiare, almeno offri loro prodotti sfiziosi e di qualità… e non dimenticarti, anche in questo caso, di usare piatti e bicchieri rossi che richiamino il tuo brand. Se non compreranno delle scarpe, sicuramente ti ricorderanno per il buon buffet!

Check-up delle attività

Ricapitolando: gli inviti sono stati spediti, il punto vendita è stato allestito, i volantini sono stati distribuiti, il dj è stato chiamato. Fai un riepilogo delle attività necessarie per aprire le danze… nel vero senso della parola! A proposito: ti sei ricordato di pagare la Siae? E se l’impianto luci non dovesse funzionare, ne hai uno di scorta? Ti sei ricordato di stipulare un’assicurazione nel caso qualcuno si dovesse far male?

In questo caso sarebbe utile, appena prima che inizi l’evento, fare un piccolo briefing con i tuoi collaboratori, al fine di assicurarti che ognuno di essi abbia ben inteso le mansioni da svolgere e siano preparati per eventuali imprevisti.

Durante l’evento: lo svolgimento dell’inaugurazione

Giunti al giorno tanto atteso non rimane che tagliare il nastro, stappare lo spumante e parcheggiare le pianti e i fiori ricevuti in un angolo del punto vendita. Coinvolgi il più possibile i partecipanti attraverso: l’intrattenimento musicale, la pesca per accaparrarsi il coupon migliore, l’immortalazione dei best moment attraverso foto e video e, perché no, una story su Instagram per coinvolgere anche chi non è presente fisicamente.

Monitorare gli obiettivi da raggiungere

Tra un brindisi e l’altro non dimenticarti di monitorare i tuoi obiettivi. Ad esempio: se il tuo obiettivo è vendere il giorno dell’evento, assicurati che l’addetto in cassa si segni tutti i volantini con buono sconto che sono rientrati (ammesso che tu abbia distribuito volantini con buono sconto sul primo acquisto). In questo modo ti sarà più semplice misurare i risultati.

Inoltre, assicurati che le hostess siano sempre sorridenti, accoglienti e si prendano cura di chiunque entri nel punto vendita. Non puoi coccolare da solo tutti i clienti, hai bisogno di uno staff che ti aiuti a “stringere amicizia” con la clientela. Il cliente deve sentirsi subito a casa, per questo il primo approccio è fondamentale per creare fidelizzazione.

Cosa fare dopo l’evento

Terminato l’evento, non lasciare che i clienti vadano via a mani vuote. Non è necessario lasciargli la bomboniera con i confetti ma un gadget che ricordi l’evento potrebbe essere una bella idea. Un buono sconto sugli acquisti futuri, ad esempio, è sempre apprezzato… se poi è seguito dalla frase “…e seguiteci anche sui social per avere tutte le novità” meglio ancora!

Per quanto riguarda gli ospiti ai quali hai mandato un invito personalizzato, riserva la stessa cura ed attenzione per spedire loro i ringraziamenti. Questa potrebbe essere l’occasione per ricevere i primi feedback sull’evento.

Queste pratiche sono molto utili per instaurare o mantenere i rapporti di interesse con clienti, fornitori, giornalisti ecc.

Valutare i risultati raggiunti

Ma non è tutto qui. Finita la festa, oltre a ripulire la sala, bisogna anche valutare i risultati raggiunti. Quante persone si sono presentate in negozio? Quanti di loro hanno acquistato? Quanti di loro hanno acquistato utilizzando un buono sconto ricevuto in precedenza?

Inoltre, ricordati di occuparti dei seguenti punti:

  • finalizzazione dei rapporti economici (fatture, rimborsi)
  • consultazione con staff interno per pareri sull’evento
  • valutazione generale dell’evento (analisi risultati e ROI in base agli obiettivi prefissati)
  • note sull’evento per il futuro (possibili miglioramenti)

In conclusione, organizzare un’inaugurazione una passeggiata! Le cose da fare sono tantissime. Due occhi e due mani non bastano. Se è vero che un’inaugurazione è il primo evento per pubblicizzare la tua attività e far sapere a tutti che adesso esisti anche tu, è importante che questa sia organizzata con strumenti, metodi e strategie professionali.

L’inaugurazione è il tuo biglietto da visita, io intanto ti lascio il nostro: Eventi e Fiere.

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