Come organizzare una conferenza stampa

Una conferenza stampa spesso è il metodo di comunicazione più efficace per esporre notizie e decisioni importanti, però la sua organizzazione, per essere fatta al meglio, richiede attenzione. Allora come organizzare al meglio una conferenza stampa?

La location

La scelta della location in cui si svolgerà la conferenza stampa è molto importante perché contribuirà al primo impatto che il pubblico avrà. Una location prestigiosa, istituzionale, magari anche elegante e ovviamente ben pulita serve a già a dare autorevolezza a chi parla. Essa può essere l’azienda stessa, una sala congressi, una sala apposita di un albergo o di una struttura simile o altri luoghi appositamente allestiti per ospitare un numero piuttosto definito di persone.

Se per esempio la conferenza si tiene proprio per lanciare l’apertura di uno spazio è consigliabile svolgerla lì per mostrarlo in quell’occasione. Dato che il luogo scelto dovrà contenere molte persone è meglio che sia facilmente accessibile e raggiungibile.

La data e l’orario

Anche la scelta della data e dell’orario deve essere pensata con cura. Si consiglia di controllare che nella data in cui si vorrebbe fare la conferenza stampa non ci siano già altri eventi importanti che potrebbero offuscare la propria o impedire al proprio pubblico di essere presente. Per quanto riguarda l’orario è preferibile la tarda mattinata perché i mass media preferiscono dare la notizia nel servizio di pranzo e poi eventualmente ripeterla alla sera. Inoltre così c’è la possibilità di organizzare e offrire un piccolo buffet al pubblico a conferenza stampa conclusa.

La conferenza deve iniziare in orario e di solito occupa un’ora o poco più. La sua durata complessiva non deve protrarsi troppo a lungo per non perdere l’attenzione dei presenti però deve durare il tempo sufficiente per essere esaustiva.

Il contenuto

Le notizie che vengono diffuse con la conferenza stampa sono di solito attese e importanti per cui vanno comunicate in un certo modo. Innanzitutto devono essere esposte in maniera chiara, precisa ed esaustiva. Evitare assolutamente un’esposizione in cui si legge troppo e usare invece un approccio verbale diretto. Se durante e soprattutto alla fine della conferenza stampa vengono poste delle domande è un ottimo segno di interesse da parte del pubblico, ma se sono troppe può essere un cattivo segnale di poca chiarezza nell’esposizione e se sono assenti indicatore di scarsa partecipazione e di disinteresse.

La strumentazione

Non possono mancare pc portatile, proiettore, microfoni, tavolo dei relatori, sedie per il pubblico e i giornalisti e bottigliette d’acqua per chi parla. Bisogna distribuire a chi partecipa alla conferenza una cartella stampa contente il comunicato stampa, la documentazione relativa all’iniziativa, il profilo dei relatori, schede di riepilogo e qualche foglio con penna per prendere appunti e da lasciare come gadget. Sempre più spesso il materiale viene distribuito in forma digitale tramite una chiavetta USB.

Potrebbe essere utile predisporre una diretta streaming per i giornalisti che non riescono a essere presenti o in generale per aumentare potenzialmente il pubblico.

All’ingresso

Di solito l’accesso a una conferenza stampa è riservato a un determinato tipo di pubblico per cui è nominativo. Quando arrivano i giornalisti devono comunicare il loro nome e per quale testata stanno lavorando e poi viene loro consegnato il materiale stampa. All’ingresso si consiglia di collocare delle hostess e qualcuno dell’azienda che accolga i giornalisti, saluti chi conosce già e si presenti a chi non ha mai incontrato. Inoltre anche durante e dopo la presentazione, è meglio che ci sia sempre qualche referente facilmente raggiungibile a cui i giornalisti possano rivolgersi per informazioni e richieste varie.

I costi

Tanti dunque i dettagli da definire quando si pensa a come organizzare una conferenza stampa. Ma i costi? Non c’è una sola risposta, ma dipende dalle risorse che si hanno a disposizione in proporzione anche al tipo di evento e notizia che si vuole comunicare. Bisogna tenere conto del costo della location nel caso in cui non si tratti della propria azienda, del materiale da usare e da distribuire, delle eventuali hostess collocate all’ingresso per accogliere gli invitati e del buffet se è previsto.

L’invito stampa e il recall

Prima dello svolgimento della conferenza stampa è utile diffondere la notizia che tale conferenza avverrà. Per cui bisogna avvisare i mass media, che sono una presenza fondamentale, e il pubblico desiderato. Comunicare giorno, luogo, ora e motivo della conferenza con circa una settimana di preavviso attraverso un invito stampa. È importante non svelare troppo per mantenere vivo l’interesse e la curiosità di chi parteciperà.

Il pomeriggio prima della conferenza può essere fatto il recall cioè richiamare telefonicamente i giornalisti per ricordare l’appuntamento ed eventualmente accennare qualche spunto in esclusiva per rendere l’invito ancora più interessante e così evitare di sembrare troppo insistenti.

Il giorno dopo la conferenza stampa

Dopo aver fatto tutto ciò che serve per organizzare una buona conferenza stampa si consiglia di verificarne il successo controllando l’indomani mattina, tramite la rassegna stampa, quanti hanno parlato dell’evento e chi ha scelto di rilanciare la notizia.

Seguendo tutti questi consigli la vostra conferenza stampa sarà sicuramente ben organizzata ed efficace! Intanto però leggete e diffondete.

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