Comunicazione ufficiale, target definito, semplicità e concisione. Queste sono le parole chiave per scrivere un buon comunicato stampa. Ma andiamo per gradi, che cos’è un comunicato stampa?
Cos’è un comunicato stampa
Contenuti
Un comunicato stampa è un documento redatto dall’ufficio stampa di un’azienda, un’associazione, un’istituzione o di personaggi pubblici, per dare comunicazioni ufficiali. Viene spesso mandato per e-mail e, eventualmente, postato sulla pagina ufficiale dell’ente per rendere la comunicazione fruibile a tutti.
I destinatari del comunicato stampa
Per poter redigere un comunicato stampa occorre innanzitutto individuare il target al quale intendiamo rivolgere le nostre comunicazioni. Generalmente è indirizzato ad un pubblico ristretto e selezionato, composto principalmente da giornalisti, blogger o specialisti del settore che riguarda l’evento.
Per partire nella stesura di un comunicato stampa bisogna immedesimarsi bene nelle persone che lo riceveranno, in modo da non tralasciare alcun dettaglio e da rendere immediatamente comprensibile il testo del comunicato.
Il compito più delicato dell’ufficio stampa è l’accurata selezione dei destinatari cui rivolgere il comunicato. Occorre fare una selezione mirata dei giornalisti che potrebbero realmente essere interessati a quello che intendiamo proporgli.
Per questo un buon ufficio stampa ha sempre una mailing list ben strutturata e organizzata, dalla quale può attingere informazioni e contatti.
Ti faccio un esempio, se stai comunicando il programma di una conferenza stampa sulle nuove tecnologie, assicurati di inviare la mail a giornalisti qualificati nel settore. Il tuo comunicato stampa perderà valore se non inviato alle persone giuste!
Scrivere un comunicato stampa
Adesso che sappiamo cos’è un comunicato stampa, vediamo come redigerne uno.
Per redigere un comunicato stampa occorre seguire alcune regole ben precise, sia per quanto riguarda il tono con cui è scritto, sia per la forma del documento e la sua suddivisione.
Per prima cosa alcune caratteristiche generiche:
- Tono di voce professionale, ma non troppo formale. Non riempire il comunicato stampa di formalità superflue, devi essere incisivo ed accattivante.
- Brevità, il comunicato stampa non deve essere eccessivamente lungo e con periodi troppo estesi.
Sii conciso ed interessante.
Le parti di un comunicato stampa
- Titolo: breve e di impatto: insieme al titolo specifica che si tratta di un comunicato stampa. Inoltre, il titolo deve contenere luogo e notizia principale. “Ferrara, 5 maggio inaugurazione galleria d’arte”, senza giri di parole e riferimenti inutili.
- Sottotitolo, di supporto per il titolo: scritto in caratteri un po’ più piccoli deve completare il titolo e aggiungere le informazioni mancanti. In qualche riga dovreste già avere risposto alle cosiddette, in gergo giornalistico, 5 W: What/Who? When? Where? How? Why?
- Incipit: il lead (l’attacco) dell’articolo deve incuriosire il lettore e quindi contenere nuovamente tutte le informazioni del caso. Su questo punto occorre essere particolarmente rigorosi, perchè se l’incipit è buono, potrebbe essere copiato e incollato direttamente dal giornalista, per diffondere la notizia. Permettigli di risparmiare tempo! Sii accattivante e ricordati di scrivere tutte le informazioni.
- Paragrafi esplicativi: scrivi un paio di paragrafi che contengano i dettagli della comunicazione. Questa è la parte in cui si può essere più evasivi, approfondendo alcune parti che possono risultare utili per incuriosire il destinatario e invogliarlo a presenziare al tuo evento o a indagare maggiormente sull’argomento.
- Contatti: fondamentale che siano ben visibili e individuabili. Non dimenticare di apporre la tua firma e lasciare indirizzo e-mail e numero di telefono: il destinatario potrebbe volerti ricontattare per avere maggiori informazioni riguardo al comunicato.
Ulteriori consigli
Se devi scrivere un comunicato stampa inserisci il logo come primo elemento, così che non abbiano dubbi sul mittente. Inoltre, allega massimo un paio di immagini, nel caso servano al giornalista per pubblicare un articolo. Mi raccomando, non sovraccaricare la mail con una valanga di foto!
Ora che sai che cos’è un comunicato stampa, puoi iniziare la tua carriera nei più illustri uffici stampa, o semplicemente invitare i tuoi vicini alla prossima riunione condominiale.
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